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Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal du 4 novembre 2015

Présents
Gwen Ebbett, bibliothécaire en chef, Université de Windsor
Suzanne Payette, directrice, Bibliothèque publique de Brossard
Joyce Garnett, bibliothécaire en chef émérite, Western University
Lisa O'Hara, directrice, Services de recherche et de fourniture, Bibliothèques de l'Université du Manitoba
Madeleine Lefebvre,  bibliothécaire en chef, Ryerson University
Marie DeYoung, bibliothécaire en chef, Saint Mary's University
Danielle Chagnon, directrice générale, Direction générale de la diffusion, Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Debbie Schachter, directrice, Ressources d'apprentissage, Douglas College (après-midi)
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbe
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC

Absents
Johanna Smith, directrice générale à la Direction générale des services, Bibliothèque et archives Canada
Kathleen O’Connell, directrice générale, Gestion du savoir, Conseil national de recherches Canada

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour (Debbie Schachter, présidente)
  2. Révision du procès-verbal de la téléconférence du 19 juin avril 2015 (mises à jour, questions)
  3. Survol de Sustainable Collection Services par Rick Lugg, directeur général
  4. Mise à jour sur le Conseil régional des Amériques
  5. Sujets clés devant être abordés et rapportés au Conseil mondial ou touchant les bibliothèques canadiennes (groupe). Ordre du jour de la réunion du Conseil et élections (tous les délégués si possible) https://www.oclc.org/content/dam/oclc/councils/global/meetings/gc-agenda-nov-2015.pdf
  6. Entreprise OCLC / division canadienne : survol de l'année et mise à jour
  7. Réflexion sur le paysage actuel des bibliothèques (local et mondial, économie, employés, technologie, priorités à votre bibliothèque) et recommandations pour faire d'OCLC “A strong foundation for the future” (voir fichier joint). 
  8. Révision de la Charte du CCOC (clauses, nombre de délégués, mandats, etc.)
  9. Discussion sur les relations avec les membres avec Meryl Cinnamon, consultante pour les services aux membres
  10. Forums des membres en 2016 au Canada et sujet du symposium au congrès de la CLA
  11. Autres sujets
  12. Photo de groupe et signature du formulaire d'autorisation
  13. Levés de la séance

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

  • Mme Ebbett préside le début de la réunion puisque Mme Schachter ne sera présente qu'en après-midi à cause d'autres obligations.
  • Le troisième point à l'ordre du jour, Survol de Sustainable Collection Services par Rick Lugg, directeur général, est remplace le point prévu à 10h15 étant donné que M. Lugg sera disponible à ce moment-là.
  • L'ordre du jour est approuvé avec les modifications proposées.

2. Révision du procès-verbal de la téléconférence du 19 juin avril 2015 (mises à jour, questions)

  • Procès-verbal accepté tel quel.

3. Entreprise OCLC / division canadienne : survol de l'année et mise à jour

  • Beaucoup de questions et d'échanges durant cette présentation. 
  • Les délégués pensent qu'en plus de voir le nombre de bibliothèques membres par type de bibliothèques, il serait intéressant de voir les membres par province et le nombre de participants. Ces chiffres seront partagés avant la prochaine téléconférence.
  • Présentations de statistiques sur l'utilisation et les contributions des bibliothèques canadiennes en plus du trafic Web généré grâce aux partenariats et aux initiatives de données liées chez OCLC. Plusieurs ont été surpris que l'Université McGill soit la troisième bibliothèque a avoir fourni le plus de notices originales dans WorldCat pour l'année financière 2015.
  • La liste des nouvelles bibliothèques WorldShare et des ventes significatives a été partagée ainsi que des informations sur la progression de la migration à la plate-forme WorldShare (PEB, analyses de collections, recherche, catalogage).  

4. Mise à jour sur le Conseil régional des Amériques (CRA)

  • M. Crocco a mentionné qu'Irene Hoffman d'OCLC a travaillé fort pour inciter les délégués à fournir plus de feedback depuis qu'elle est devenue l'agente de liaison entre le CRA et OCLC.
  • Mme Payette a demandé si c'était vrai qu'il n'y aurait plus de réunions du CRA lors du congrès de l'ALA et Mme Ebbett a expliqué que les Forums de membres du CRA remplaceraient ces réunions pour le moment. Le CRA doit tenir une réunion annuelle et elle se déroulait durant le congrès de l'ALA. Avec les forums de membres du CRA, le CRA tente de joindre plus de membres en se rendant dans diverses régions. Quatre forums de membres sur vingt-cinq ont été identifiés comme réunion du CRA. Il y aura un évènement lors du Congrès d'hiver de l'ALA mais ce ne sera pas une réunion formelle (brunch). Le CRA veut tenir ces forums de membres pour un an ou deux et en évaluer le succès. 
  • Quelqu'un a mentionné que certaines personnes ne se considèrent pas comme des membres et d'autres pensent que ces évènements ne leur sont pas ouverts si elles ne sont pas membres. Il est recommandé de faire un travail pour s'assurer que les gens sachent que ces forums sont ouverts à tous.
  • Mme Ebbett croit que le CRA devrait continuer à faire partie de l'ALA et elle le mentionnera lors de la réunion du CRA dans le cadre de la réunion du Conseil mondial. Elle a également mentionné n'avoir reçu aucune publication du listserv du CRA et elle ne sait pas si listserv fonctionne.
  • Concernant le Canada, quelqu'un a indiqué qu'il faudrait peut-être considéré avoir un listserv OCLC au Canada qui serait géré par le CCOC, et non OCLC, puisque ce listserv aiderait a établir OCLC plus comme une coopérative et à faciliter des échanges et des communications futurs sur le rôle et la mission d'OCLC. Quelque a demandé si les messages venant des membres ou des délégués, et non des employées d'OCLC, seraient plus lus. Personne n'avait d'opinion ferme à ce sujet et tous ont dit que c'était une question à laquelle il est difficile de répondre. 
  • Mme Lefebvre a mentionné qu'à sa bibliothèque, les bibliothécaires plus jeunes veulent « gérer leurs propres affaires ». Lorsqu'ils entendent parler d'OCLC ou voient le logo d'OCLC dans les communications de Mme Lefebvre, ils croient qu'elles fait trop la promotion des « grandes corporations ».

5. Survol de Sustainable Collection Services (SCS) par Rick Lugg, Executive Director

  • M. Lugg a pu faire une présentation même s'il état dans un aéroport et en route pour un congrès à Charleston. 
  • Tous étaient très enthousiasmés en ce qui concerne ce que SCS et l'application Green Glass peuvent accomplir pour les bibliothèques et plusieurs pensent que ce produit pourrait leur être utile. Même les membres du secteur des bibliothèques publiques croient que SCS pourrait être utile et ont demandé si SCS a déjà considéré ce marché. Par exemple, Mme Chagnon a dit que BAnQ effectue manuellement plusieurs opérations dont a parlé M. Lugg. BAnQ pourrait sans doute profiter des outils de SCS.
  • Mme Garnett a dit qu'après l'utilisation de SCS à l'Iowa State University library, les résultats obtenus répondaient à la plupart des demandes des bibliothécaires au développement de collections. Il semble que les bibliothécaires étaient beaucoup plus conscients et informés des conséquences de leurs décisions, et pourquoi certains livres pouvaient être élagués.
  • Quelqu'un a demandé à M. Lugg quand SCS sera utilisé pour les publications en série et il a répondu que cela est prévu mais qu'il ne sait pas quand cette fonctionnalité sera disponible. Même chose pour les projets de numérisation et le matériel d'archives.
  • Mme O'Hara a demandé combien de temps est requis pour l'implantation et l'utilisation de SCS et la réponse était « Cela dépend. » Cela dépend de la nature et du but du projet. M. Lugg a souligné que le plus de travail requis est au commencement lorsqu'il faut configurer les paramètres. Cette étape pourrait prendre jusqu'à une semaine. En gros, un tel projet pourrait prendre quelques semaines à mettre sur pieds et non pas quelques mois. Même chose pour la fin du projet même si la durée peut être plus longue selon nombre de données analysées et la taille des groupes.

6. Réflexion sur le paysage actuel des bibliothèques et recommandations pour OCLC

  • Tous continuaient de parler de la présentation de SCS et disaient que ce service est très à propos pour les bibliothèques universitaires canadiennes. 
  • Mmes DeYoung et O'Hara ont dit perdre de l'espace à leur bibliothèque et que des outils comme SCS les aideraient à prendre des décisions plus éclairées.
  • Mme O'Hara a souligné qu'elle a récemment lu que si une bibliothèque achetait le fichier rétrospectif pour la collection complète d'une publication en série, il pourrait en coûter 1060 $ par titre pour avoir la publication en série complète hébergée et disponible à l'université.
  • Mme Lefebvre a dit qu'un service comme SCS aide à reconsidérer à démontrer la valeur de la bibliothèque. Elle a mentionné qu'à Ryerson, l'impact de la bibliothèque a diminué à 2,17 % ce qui est une baisse importante comparée à ce qu'il était lors de sa création dans les années 1960.  Le nombre d'étudiants temps plein a beaucoup augmenté à Ryerson mais cette croissance n'est pas complètement reflétée dans le budget de la bibliothèque. Dans le classement de MacLean, le pourcentage du budget opérationnel d'une université donné à la bibliothèque est l'un des plus bas au Canada. Actuellement, la majorité du budget de la bibliothèque est utilisé pour les engagements en cours.  Mme Lefebvre a ajouté que l'augmentation des membres du personnel et des avantages sociaux prennent un pourcentage croissant du budget et il y a de plus en plus de pression pour trouver des fonds pour les collections. La chute du dollar et l'inflation des coûts des éditeurs aggravent la situation. En fait, la situation des bibliothèques de Ryerson n'est pas très bonne en ce moment mais toutes les bibliothèques canadiennes sont confrontées à des défis actuellement à cause de la baisse du dollar. 
  • Mme Garnett a dit que la plupart des bibliothèques commencent à se démener avec le rôle changeant des bibliothèques et l'attente qu'elles doivent fournir les mêmes services avec moins d'argent, et assumer de nouveaux rôles, c'est-à-dire en faire plus avec moins d'argent. 
  • Mme DeYoung croit que les bibliothèques universitaires devraient regarder plus souvent ce que font les bibliothèques publiques car elles ont des influences plus variées pour aller contre elles-mêmes que les bibliothèques universitaires et, malgré tout, plusieurs sont florissantes.
  • Mme Chagnon a mentionné que, en tant que bibliothécaires, nous devons reconsidérer comment nous opérons et nous devons mieux gérer le temps du personnel. Les bibliothécaires font beaucoup plus de gestion de projets maintenant et les gestionnaires doivent leur permettre de réassigner leur propre personnel et leur temps à différents secteurs et à des secteurs plus variés. Les rôles deviennent moins traditionnels et le cadre des emplois demande souvent à ce que les bibliothécaires accomplissent des tâches qu'ils ne devraient pas ou pour lesquelles ils ne sont pas préparés.
  • Mme Lefebvre a dit que Ryerson University considère établir un partenariat avec la Bibliothèque publique de Toronto afin d'étendre les services et de collaborer plus amplement. Ryerson University pense même annuler tous les produits que ses étudiants peuvent obtenir à la bibliothèque publique. Ryerson inscrit les étudiants à la bibliothèque publique et remet même des cartes d'abonnés pour la bibliothèque publique. La Bibliothèqu de Ryerson University a annulé Safari parce que la Bibliothèque publique de Toronto y a accès.
  • Mme Chagnon a mentionné que le côté « bibliothèque publique » de BAnQ doit être prudent en ce qui concerne la mise en marché de ses bases de données parce que les éditeurs pourraient augmenter leurs prix étant donné que ces bases de données sont pour des individus/citoyens et non pour des organisations. Par conséquent, l'UQAM ne peut pas annuler son abonnement et dire ouvertement à ses usagers de consulter BAnQ. Il y aurait des problèmes liés au droit d'auteur et aux licences.
  • Mme Garnett a demandé quels étaient les indicateurs qui importaient aux administrateurs. Et, est-ce qu'OCLC peut aider le Conseil, les membres à les identifier. It is important for librarians to be able to show the difference between the “what” and the “so what”. Elle croit qu'en tant que bibliothécaires nous comprenons la valeur de la bibliothèque, mais nous ne savons pas toujours comment la faire valoir auprès des administrateurs.

7. Strong Foundation for the Future

  • M. Crocco a mentionné que M. Jacobs n'était pas disponible. Il a expliqué que la structure précédente chez OCLC en ce qui concerne l'environnement technologique était divisée en « développements » et en « infrastructure » et a maintenant été regroupée en une seule entité sous un dirigeant principal de l’information. 
  • Il a parlé d'éléments de cette entité. comme la confidentialité, la sécurité, les lois, etc. Il a mentionné que le centre de données de Toronto était l'un des premiers centres de données et qu'OCLC en compte maintenant cinq à travers le monde. Il a ajouté qu'OCLC doit développer plus rapidement et améliorer sa capacité de toujours fonctionner en temps réel. Les pannes sont certainement liées aux besoins d'OCLC de faire mieux et d'être plus fiable au niveau de l'infrastructure technologique. Les technologies d'OCLC étaient différentes selon le centre de données. OCLC déploie actuellement des centres de données clonés alors tous seront pareils dans 6 à 9 mois. Ceci s'appliquera également au développement, aux tests et à la production alors que tous partageront la même infrastructure ce que n'était pas entièrement le cas par le passé.» Les déploiements seront beaucoup plus efficaces et fiables et les tests ne devront pas être répétés pour tous les centres de données.
  • M. Crocco a mentionné que les récentes pannes étaient dues à d'anciens équipements et technologies et que certaines de ces pannes sont survenues lors de la transition à la nouvelle infrastructure. De plus, on a demandé à OCLC de mieux communiquer avec ses membres et qu'OCLC examine la question. Le but est d'avoir des pannes prévues et qu'OCLC en avertisse les membres à l'avance. Une fois la nouvelle infrastructure en place, OCLC s'attend à une stabilisation et prévoira les pannes. Il a ajouté qu'OCLC devrait également déménager le centre de données de Westerville dans le sud-est des États-Unis pour avoir une meilleure distribution.

8. Révision de la charte du CCOC

  • M. Boivin a rappelé au groupe qu'une personne peut se présenter au Conseil mondial autant de fois qu'elle le désire. Quelqu'un peut être élu pour autant de mandats de 3 ans qu'il le veut. L'ancien Conseil des membres imposait une limite de deux mandats et c'est l'une des raisons pour lesquelles il en était ainsi pour le CCOC. L'autre raison était pour garantir une certaine rotation au sein des membres du CCOC.
  • Par conséquent, le CCOC a demandé la modification suivante.
    • Sous « Durée du mandat », remplacé :
  • « Un membre du CCOC sera nommé pour un mandat de trois ans. Tout membre peut se présenter pour un second mandat, après approbation du Comité, normalement une fois, pour un total de six années consécutives. »
    Par :
    « Un membre du CCOC sera nommé pour un mandat de trois ans qui pourra être renouvelé. »    

  • Les membres ont également recommandé d'utiliser l'acronyme CCOC partout où les termes « comité  » ou « comité consultatif » sont utilisés pour faire référence au CCOC.
  • Quelqu'un a demandé si la mention d'avoir un quorum avant le début des réunions était nécessaire. Il a été convenu qu'un quorum n'était pas nécessaire étant donné que le CCOC et M. Boivin essaient toujours de trouver une date qui convient au plus de personnes possible et que le CCOC n'est pas un corps administratif officiel.
  • Mme Schachter a mentionné qu'elle quittera peut-être la présidence du CCOC étant donné que son mandat au Conseil mondial se termine.

9. Relations avec les membres OCLC, forums des membres et symposium d'OCLC Canada au Congrès de la CLA

  • Meryl Cinnamon, consultante aux Services aux membres, s'est jointe au CCOC en après-midi pour expliquer les activités de cette division et discuter des forums des membres. 
  • Compte-rendu des évènements précédents, ce qui a bien fonctionné et moins bien fonctionné, rencontres à venir, etc. Une discussion a suivi sur les forums des membres du CRA et les points suivants ont été soulevés :
    • Peut-être envisager un évènement avec BAC-LAC. 
    • Mme Chagnon a indiqué qu'il y aura la “Metric and cultural environment conference” à Montréal en 2016 et qu'un forum des membres sur ce thème pourrait être une bonne idée, ou alors ce sujet pourrait être considéré pour le symposium d'OCLC au Congrès de la CLA.
  • Plusieurs suggestions pour de futurs forums de membres ou pour le symposium ont été faites. 
  • Mme DeYoung a mentionné que le prochain Congrès de la CLA pourrait avoir plus l'allure d'une convention et qu'il n'y aurait peut-être pas de séances d'informations comme par le passé. Le Congrès de la CLA se tiendra du 1er au 3 juin 2016 et OCLC pourrait peut-être tenir son symposium le matin du 1er juin. Elle a également souligné qu'après la « convention » du 1er juin, l'avenir de cet évènement est incertain.
  • Le CCOC a ensuite proposé d'avoir M. Lugg comme conférencier lors du symposium s'il y en a un. OCLC pourrait également demander comme conférencier le monsieur de LAC-BAC qui a parlé à Toronto et peut-être également quelqu'un de COPPUL. Le groupe croit que le thème « gestion de l'espace » intéresserait plusieurs bibliothèques.
  • Il y a le projet « Collaborative future » à l'OCUL et ce sujet devrait intéresser certaines bibliothèques du groupe et l'OCUL pourrait être conférencier lors d'un forum de membres ou du symposium. 
  • Fait à noter, en 2017, il y aura la Metropolitan Public Library Meeting dans le cadre de l'IFLA. Cette réunion pourrait être l'occasion de joindre les membres de ce groupe en tenant un forum ou un autre évènement.

10. Autres sujets

  • Discussion sur les réunions du CCOC en 2016. Les réunions du CCOC étaient dictées par les deux réunions du Conseil mondial et les deux réunions du CRA. La question : Que fera le CCOC maintenant que le CRA ne se réunit pas lors du Congrès de l'ALA et qu'il y a des forums à travers l'Amérique du Nord? 
  • Par le passé, le CCOC se réunissait avant le CRA parce que des Canadiens assistaient à cet évènement.
  • Par conséquent, il a été suggéré d'avoir deux téléconférences avant la réunion du Conseil mondial et une réunion en personne. Si le CCOC tient un forum des membres du CRA au Canada, le CCOC considérera tenir une téléconférence avec le forum.

11. Prochaine réunion

  • Un Doodle sera envoyé et la date sera confirmée après mais la prochaine réunion devrait se tenir fin mars, début avril, avant la prochaine réunion du Conseil mondial.

 

Actions requises avant la prochaine réunion

Responsables

 

  1. Les délégués aimeraient avoir des statistiques sur l'adhésion par province et par participation.

  2. Modifier la charte comme demandé.

  3. Envoyer des Doodles pour fixer les dates de réunions de 2016 après avoir obtenu les détails concernant CRA et le congrès de l'ALA.

 

  1. Daniel Boivin (terminé).
  2.  

  3. Daniel Boivin (terminé).
  4. Daniel Boivin (terminé).