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Conseil consultatif d'OCLC Canada : réunion du 5 octobre 2007

Présents :

Daniel Boivin, directeur, OCLC Canada

Bill Maes, biblioth caire, Dalhousie University

John Teskey, directeur des bibliothèques, Université du Nouveau-Brunswick

Beth Barlow, bibliothécaire en chef, Surrey Public Library

Bruce Crocco, directeur général, Marketing global et segmentaire, OCLC

Hélène Roussel, directrice générale, Direction générale de la diffusion, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Ernie Ingles, vice-recteur, Universit de l'Alberta

Pam Bjornson, directrice générale, ICIST

Ingrid Parent, sous-ministre adjointe, Bibliothèque et Archives Canada, secteur de la Collection du patrimoine documentaire

Absents :

Aucun absent.

Ordre du jour :

1. Ouverture de la réunion par le nouveau président John Teskey.
2. Révision du procès-verbal de la réunion du 7 mai 2007 (mises à jour, questions).
3. Revue de l'année financière 2007 d'OCLC et d'OCLC Canada et projections pour l'année qui vient.
4. Nouvelle étude du marché d'OCLC (Privacy, Security and Social Networking).
5. North American Storage Trust.
6. Nouvelle image et nouveau logo d'OCLC.
7. Mise à jour sur les relations avec les réseaux (US).
8. OCLC Pre-Conference event at CLA - Suggested topics.
9. Review of Members Council agenda for the February meeting.
10. Specific recommendations to make to OCLC.
11. Autres sujets (délégué suppléant pour la réunion de février en Ohio).
12. Photo de groupe et signature du formulaire d'autorisation.
13. Séance levée.

Note. – Le procès-verbal suivant résume les propos essentiels de la réunion. Les actions à entreprendre sont listées à la fin de ce document.

1. Ouverture de la réunion par le nouveau président John Teskey.

  • Le Conseil a remercié Ernie d'avoir choisi le restaurant et pris les dispositions nécessaires pour le souper.
  • Le président a souhaité la bienvenue à Pam Bjornson qui assistait à sa première réunion du CCOC en personne.

2. Révision du procès-verbal de la réunion du 7 mai 2007 (mises à jour, questions)

  • Aucune correction requise.
  • Les mises à jour sur les actions requises lors de la dernière réunion ont été fournies par Daniel Boivin. Une liste des contributeurs d'ArchiveGrid a donc été transmise au groupe. Concernant ce sujet, les membres ont dit qu'il fallait souligner qu'Archives Canada n'était pas pareil à BAC. Cette entité est le CCA (Conseil canadien des archives) et tout son contenu n'est pas dans ArchiveGrid. Ingrid Parent identifiera quelle portion de la collection de BAC va dans le CCA et quelle portion va dans WorldCat.
  • De plus, les membres du CCOC ont déjà reçu la liste détaillée des membres et les initiatives pour la promotion des bibliothèques tournent un peu en rond. Nous devons continuer d'essayer de joindre le service des communications de l'Agence spatiale.
  • Beth Barlow a expliqué comment elle essaie de tenir le CULC et les Bibliothèques publiques de la Colombie-Britanique informés des initiatives d'OCLC Canada en utilisant des outils comme "Whats New at OCLC". Elle a envoyé ces informations au CULC et aux Bibliothèques publiques de la Colombie-Britanique en août dernier.
  • Hélène Roussel a mentionné vouloir faire pareil avec la CREPUQ et les collèges et cégeps du Québec étant donné que ces groupes ont sembler intéressés à en apprendre davantage sur OCLC.
  • À la suite de ces commentaires, Pam Bjornson a demandé à mieux comprendre ce qu'elle pourrait apporter au groupe. Daniel Boivin a mentionné qu'en tant que directrice d'une bibliothèque gouvernementale, elle pourrait aider le groupe a mieux comprendre les besoins de ces bibliothèques et à répondre à ces besoins. Pam a indiqué spontanément que les bibliothèques gouvernementales aujourd'hui visaient presque uniquement à livrer l'information en ligne à leur clientèle.
  • Ingrid a dit que les bibliothèques fédérales pourraient être intéressées à en apprendre avantage sur OCLC et ses services. Elle s'est portée volontaire pour essayer de nous aider à organiser une discussion en ce sens.

3. Revue de l'année financière 2007 d'OCLC et d'OCLC Canada et projections pour l'année qui vient.

A) Revue de l'année financière d'OCLC et projections :

  • Bruce Crocco a fait un survol de la performance d'OCLC au cours de l'année financière 2007. Il a ensuite étalé les projections pour 2008 et expliqué la nouvelle structure organisationnelle d'OCLC qui vise à une meilleure intégration des diverses entités (produits et divisions des autres pays). Les détails de la présentation sont disponibles sur le site privé du CCOC.
  • Durant la présentation, les membres ont demandé pourquoi OCLC ne songe pas à générer des revenus par le biais de son site Worldcat.org. La réponse écourtée est que ce sujet est encore délicat chez OCLC et les bibliothèques et qu'OCLC ne considère pas cette possibilité pour l'instant. Toutefois, OCLC achète de la publicité sur Google pour que les résultats de bibliothèques repérés avec "Trouver dans une bibliothèque" apparaissent plus haut dans les listes de résultats. De plus, OCLC discute avec des éditeurs (CSA, EBSCO et d'autres) pour indexer leur base de données dans WorldCat.org et ceci devrait être une façon pour OCLC de générer des revenus par le biais du trafic qu'OCLC apportera à ces sites commerciaux en augmentant leur visibilité sur le Web.

B) Revue de l'année financière d'OCLC Canada :

  • Daniel Boivin a fait état des accomplissements les plus importants d'OCLC au Canada. Les revenus et les membres ont augmenté de façon continue au cours des 10 dernières années. Il a été mentionné que c'était en fait le dixième anniversaire d'OCLC au Canada et que ceci serait mentionné et célébré tout au cours de l'année 2007-2008. Il y a également eu une présentation des nouvelles fonctionnalités de certains produits. Cette présentation sera disponible sur le site privé du CCOC.
  • Lors de cette présentation, les questions suivantes ont été posées :
    1. Quand le Punjabi sera-t-il pris en charge dans WorldCat?
    2. La base de données GPO contient-elle toutes les publications et, sinon, que couvre-t-elle?
    3. OCLC a-t-il des informations comparatives pour d'autres moteurs de recherche dans le même marché que WorldCat Local? Ces informations peuvent-elles être transmises au groupe?
    4. WorldCat Registry. Sera-t-il bilingue? Les bibliothèques peuvent-elles extraire des données pour leur usage personnel? BAnQ a un registre semblable pour les bibliothèques publiques du Québec. Est-il possible d'importer des données et comment conserver les deux sources à jour?
    5. WorldCat identities : le groupe veut être informé de son évolution.

4. Nouvelle étude du marché d'OCLC ("Privacy, Security and Social Networking")

Daniel Boivin a présenté quelques-unes des constatations de l'étude au Conseil. De plus, un document préliminaire a été remis. Le document principal avait été envoyé à l'imprimeur le même jour et devrait être disponible pour l'envoi et le téléchargement pour la réunion du Conseil des membres (fin octobre). Les détails de la présentation seront disponibles sur le site privé du CCOC et les membres ont été invités à lire le vrai rapport puisqu'il contient beaucoup plus de données.

5. North American Storage Trust

Les détails suivants, fournis par David Millikin le nouveau gestionnaire pour ce projet chez OCLC, ont été transmis au groupe :

Le groupe informel de bibliothèques universitaires et de recherche changera de nom d'ici le mois prochain. Le nouveau nom reflètera moins une région géographique précise étant donné que le groupe n'est pas axé uniquement sur les établissements des États-Unis mais compte inclure les ressources de plusieurs pays. Au Congrès annuel de l'ALA en juin dernier, le début d'un programme pilote pour les établissements intéressés a été annoncé . Ce programme pilote fournira aux participants des occasions d'élaguer ou de conserver des livres de leurs collections en sachant que d'autres participants du programme maintiennent et offrent l'accès à ces mêmes livres dans leurs dépôts de livres. Pour ce faire, les participants envoient à OCLC trois niveaux de données sur leurs collections qui indiquent ce qu'ils conservent dans les dépôts versus ce qu'ils conservent dans les emplacements accessibles au public. Ces trois niveaux de données (qui incluent le niveau de la notice bibliographique, celui des exemplaires et celui des transactions de circulation) permettront à OCLC de fournir une analyse des ressources des participants. Si ce programme pilote est une réussite, nous espérons l'élargir afin de permettre à de nombreux établissements. Nous aimerions également ajouter la distribution physique, la gestion et les services d'accès comme phase II à un programme pilote bien reçu. Pour le moment, 13 établissements, dont l'Université de l'Alberta, participent à ce programme pilote. David fera une mise à jour sur les progrès de cette initiative au Charleston Conference en novembre et au Congrès de l'ALA en janvier. Sa présentation sera disponible sur le site privé du CCOC dès qu'elle sera disponible.

6. Nouvelle image et nouveau logo d'OCLC.

Bruce Crocco a expliqué le processus et la logique derrière le changement de logo et de nom d'OCLC (du nom "OCLC Online Computer Library Center Inc." à OCLC). En bref, ceci est accord avec le nouveau positionnement d'OCLC qui consiste à mieux travailler avec les bibliothèques à travers le monde et à avoir une seule image d'entreprise. Les trois cercles peuvent être perçus comme OCLC qui connecte les bibliothèques au niveau local, du groupe et global, ou qui connecte les gens aux bibliothèques et à la connaissance, ou encore qui connecte le passé, le présent et le futur par le biais de l'accès aux collections des bibliothèques. Une mission révisée ( Nous connectons les gens à la connaissance par le biais de la coopération entre bibliothèques) et une nouvelle vision ( Les bibliothèques du monde, connectées) appuient ce nouveau positionnement. La présentation est également disponible sur le site privé du CCOC. Les commentaires reçus durant la discussion concernaient principalement la perte potentielle de l'identité "canadienne". Certains membres croient que ça peut être préjudiciable que de ne pas conserver le qualificatif "Canada" avec le nom OCLC. La perception du fournisseur US est encore très présente dans l'esprit de plusieurs personnes et des actions et des efforts supplémentaires seront nécessaires pour contrer cette perception au Canada si le qualificatif est supprimé. Par exemple, des activités comme les publicités pour la promotion des bibliothèques et les études de marché (Environmental Scan, Perceptions Report, etc.) avec une touche canadienne sont requises au Canada pour aider à changer cette perception. De plus, certains membres ont ramené l'idée d'incorporer OCLC au Canada maintenant que ce nouveau positionnement avait lieu. Voir plus bas pour plus de détails.

7. Mise à jour sur les relations avec les réseaux (US).

Bruce a fourni des informations de base à ce sujet sachant que trois des membres assisteraient à la réunion du Conseil des membres et que ceci serait peut-être un sujet de discussion lors de cette réunion. Le rapport est disponible uniquement pour les délégués au Conseil des membres et Bruce a expliqué qu'il a été produit par des consultants (deux professeurs de l'Ohio et deux consultants) afin qu'OCLC et les réseaux obtiennent des informations à jour de sources indépendantes, une analyse juste de la situation actuelle et des informations sur la façon d'améliorer la situation s'il y a lieu. Les relations entre OCLC et les réseaux n'ont pas été revues depuis près de trente ans et les activités d'OCLC ont beaucoup changé depuis. Bruce demandera si le rapport peut être accessible aux autres membres du CCOC.

8. Révision de l'ordre du jour pour la réunion de Conseil des membres de février.

La discussion a tourné autour du rôle des nouveaux délégués d'OCLC Canada au Conseil des membres, comment quelqu'un peut être nommé pour les élections du conseil de direction et le processus, la nouvelle approche pour les services de groupes et le groupe de discussion international. Ernie est toujours actif au sein du "Nominating Committee" et Beth a été nommée au "Election Certification Committee".

9. Recommandations précises à faire à OCLC.

a) Identité d'OCLC Canada : certains membres se demandaient si l'incorporation de la division au Canada n'est pas indiquée depuis longtemps puisque ses activités vont bien. Une raison pour laquelle cette idée n'avait pas été proposée il y a quelques années était que le coût versus les bénéfices n'était pas justifié. Le moment est-il plus propice maintenant étant donné qu'OCLC Canada a pris beaucoup plus d'importance depuis la dernière discussion concernant ce sujet? La contribution à son propre bien peut peut-être aider à alléger la perte du qualificatif "Canada". Cette question devra peut-être être réexaminée dans l'avenir.

b) Il serait important de dire à OCLC que les bibliothèques devraient être perçues comme des "care holders" et non comme un "share" ou "stock holders".

c) Il faudrait considérer faire un rapport "Privacy, Security and Social Networking" uniquement pour le Canada pour aider à positionner le Canada plus près du marché. Les membres ont recommandé que si nous faisions une version canadienne du document, nous devions mentionner clairement que nous sommes une coopérative et que les bibliothèques sont nos "care holders". De plus, il faut poursuivre les activités pour la promotion des bibliothèques.

d) Daniel Boivin a mentionné l'intention d'OCLC Canada de faire une autre étude de marché sur la numérisation au Canada. Il a expliqué que ceci est nécessaire pour aider la division a avoir une meilleure compréhension du futur de la numérisation en ce qui a trait aux pratiques, aux normes, aux investissements et au financement. Les membres ont secondé cette initiative. John Teskey a mentionné qu'environ 250 000 $ sont annuellement consacrés à la numérisation au CIHM. Les membres ont suggéré d'inclure les points suivants dans l'étude : 1) identifier les collections que les établissements veulent numériser 2) les bibliothèques accepteraient-elles d'ajouter les métadonnées à WorldCat.

e) Le droit d'auteur semble demeurer un défi et on a demandé si et comment OCLC pourrait aider. Il semble que Access Copyright crée actuellement le "Registry of copyright evidence" mais seuls les documents qui sont maintenant dans le domaine public seront répertoriés. OCLC peut-il jouer un rôle dans le domaine de la gestion du droit d'auteur pour le contenu numérique?

f) Daniel Boivin a indiqué que lors de l'étude pour le document "Libraries: How they stack up", il était très difficile de trouver des bénéfices "valeurs de rendement" fournis par les bibliothèques à leur communauté. Ces informations sont disponibles aux États-Unis mais pas au Canada. Beth Barlow a mentionné que ceci pourrait également être un projet qu'OCLC pourrait entreprendre possiblement avec le CULC.

g) Hélène Roussel a rappelé à OCLC de toujours s'assurer de développer de nouveaux produits avec l'aspect multilingue (le français en ce qui concerne le Canada) en tête. Elle a donné QuestionPoint comme exemple d'un produit dont le multilinguisme n'avait pas été considéré dès sa création et a mentionné que nous avions perdu des utilisateurs par le passé à cause des difficultés de développer un produit multilingue par la suite. Cette suggestion s'applique tant aux interfaces pour le personnel qu'à celles destinées aux utilisateurs.

10. Événement avant le Congrès de la CLA - suggestions.

Premièrement, Ernie Ingles a indiqué qu'il y aura une journée et demie à deux jours d'événements avant le Congrès ou que le National Summit on human resources (8R publication) aura peut-être lieu en même temps et que certaines personnes qui aimeraient assister à notre activité OCLC pourraient ne pas être disponibles. Ernie nous donnera plus de détails afin que nous assurions le plus possible de ne pas tenir notre activité en même temps que le National Summit on human resources. Les suggestions des membres concernaient toutes la récente publictation de l'étude "Privacy, Security and Social Networking". Il a été suggéré de considérer faire quelque chose comme le symposium à l'ALA où nous invitons des experts du domaine et des bibliothécaires. Certains établissements ont été suggérés :

  • Quelqu'un de McMaster University étant donné qu'elle participe à Second Life.
  • Youthography. Un de leurs employés était très intéressant lors d'un évènement de BAC en 2006. Cette entreprise analyse les marchés selon les âges.

Puis, il a été recommandé de se concentrer sur la population âgée de 14 à 25 ans et de regrouper le tout avec les résultats canadiens du sondage.

De plus, étant donné qu'OCLC présente habituellement le prix CLA / OCLC Canada Award for Resource Sharing Achievement durant le diner-causerie, on a demandé quand le prix pourrait être présenté. Le calendrier pour cette activité n'est pas établi mais un cocktail, au cours duquel le prix et d'autres informations d'OCLC (mise à jour sur WorldCat Local et comment il peut aider les bibliothèques à mettre en évidence leur contenu sur le Web) pourrait suivre l'évènement. À revoir.

11. Autres sujets (délégué suppléant pour la réunion de février en Ohio).

Daniel Boivin a informé le conseil qu'il a établi le budget en tenant compte d'un délégué suppléant pour participer à une réunion du Conseil des membres par année. Après avoir constaté les bénéfices qui découlent de la meilleure compréhension par le conseil des activités et de la mission d'OCLC, de son Conseil des membres et son Conseil d'administration, il semble approprié que les délégués suppléants puissent assister à au moins une réunion du Conseil des membres durant leur mandat. Il a été recommandé d'inviter les délégués suppléants en ordre alphabétique. Par conséquent, Gwen Ebbett sera invitée à participer comme observatrice à la réunion du Conseil des membres de février.

12. Photo de groupe et signature du formulaire d'autorisation.

13. Séance levée.

Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
1. Ingrid Parent clarifiera quelle portion de la collection de BAC va au CCA. Ingrid Parent
2. Quand le Penjabi sera-t-il pris en charge dans WorldCat? Daniel Boivin
3. La base de donnée GPO contient-elle toues les publications, et sinon, qu'est-ce qu'elle couvre? Daniel Boivin
4. OCLC a-t-il des informations comparatives pour d'autres moteurs de recherche dans le même marché que WorldCat Local? Ces informations peuvent-elles être transmises au groupe? Daniel Boivin et/ou Bruce Crocco
5. WorldCat Registry. Sera-t-il bilingue? Les bibliothèques peuvent-elles extraire des données pour usage local? BAnQ a un registre semblable pour les bibliothèques publiques du Québec. Pourra-t-elle importer des données et comment maintenir les deux registres à jour? Daniel Boivin
6. Rapport d'accès OCLC et les réseaux. Daniel Boivin
7. Étude Privacy, Security and Social Networking au Canada. Daniel Boivin et Bruce Crocco
8. Date du 8R National Summit. Ernie Ingles
9. Affichage de toutes les présentations. Daniel Boivin