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Conseil consultatif d'OCLC Canada : réunion du 27 octobre 2006

 

Présents :

Daniel Boivin, directeur, OCLC Canada

Bill Maes, bibliothécaire, Dalhousie University

John Teskey, des bibliothèques, Université du Nouveau-Brunswick

Bernard Dumouchel, directeur général, ICIST

Ingrid Parent, sous-ministre adjointe, Bibliothèque et Archives Canada, secteur de la Collection du patrimoine documentaire

Hélène Roussel, directrice générale, Direction générale de la diffusion, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Ernie Ingles, vice-recteur, Université de l'Alberta

Absents :

Beth Barlow, bibliothécaire en chef, Surrey Public Library

Bruce Crocco, directeur exécutif, Marketing global et segmentaire, OCLC

Cathy De Rosa, vice-présidente, Marketing et services aux bibliothèques, OCLC

Ordre du jour :

  1. Révision du procès-verbal de la réunion du 4 mai 2006 (téléconférence).
  2. Mise à jour d'OCLC Canada sur l'année financière 2006.
  3. Mise à jour sur l'union avec le RLG.
  4. Relation possible et future entre OCLC Canada et AlouetteCanada.
  5. Mise à jour sur l'initiative WorldCat.Org.
  6. Révision de l'ordre du jour du Conseil des membres pour la réunion du 23 au 25 octobre.
  7. Autres sujets.
    1. Nouvelle déléguée.
    2. Personal Information International Disclosure Protection Act.
    3. North American Storage Trust.
    4. Statistiques sur les bibliothèques au Canada.
    5. Nomination d'un nouveau président du CCOC.
    6. Dates des réunions de 2007
  8. Séance levée.

Note. – Le procès-verbal suivant résume les propos essentiels de la réunion. Les actions à entreprendre sont listées à la fin de ce document .

Les délégués ont remercié Hélène qui a organisé une visite de la Grande bibliothèque pour les délégués. Tous ont apprécié cette visite.

1.   Révision du procès-verbal de la réunion du 4 mai 2006

Le procès-verbal a été accepté tel quel, mais certains commentaires ont été faits concernant les actions à entreprendre :

  • Promotion des bibliothèques. Une copie papier de l'annonce "Sam's Bats" a été remise aux délégués. Tous ont fortement recommandé à OCLC Canada de continuer de faire la promotion des bibliothèques et ont suggéré d'autres revues ou "secteurs" pour la promotion : les publications sur les sociétés à capital de risque, la revue "En Route" d'Air Canada ou la revue disponible sur les vols de West Jet, des publications en français figurant dans la liste présentée par Mme Roussel (Commerce, PME, Les Affaires).
  • Si OCLC Canada cherche des exemples de réussite, une section contenant des exemples peut être consultée sur le site Web de l'IFLA.
  • M. Dumouchel a souligné que des gestionnaires du NRC ont dit avoir vu l'annonce et avoir été impressionnés par le message.
  • OCLC Canada doit en faire davantage pour joindre ces décideurs.
  • Il a été recommandé d'afficher cette annonce sur le listserv d'OCLC Canada afin que les bibliothèques sachent que nous faisons de telles activités en leur nom.
  • Il a été également suggéré d'envoyer l'annonce à des associations provinciales afin qu'elle soit peut-être distribuée.

Motion : le CCOC encourage OCLC Canada à continuer de faire la promotion des bibliothèques dans les mois et les années à venir.

2.  Mise à jour d'OCLC Canada sur l'année financière 2006

Commentaires et discussions :

  • Prix parrainés par OCLC Canada. Le prix CLA/OCLC Canada Award for Resource Sharing Achievement n'a pas été décerné l'année dernière.  Aucune des candidatures ne répondait aux critères de sélection. On a mentionné que le CLA n'offre pas beaucoup d'assistance pour la remise de la plaque et la reconnaissance du gagnant. Cette remise a toujours été faite lors des lunchs organisés par OCLC Canada qui a également moins de visibilité au CLA. Le CCOC a recommandé que Bernard Dumouchel et Daniel essaient de rencontrer Don afin de voir s'il est possible d'accroître la visibilité du prix d'une autre façon.
  • Contributions à WorldCat et plus récents contributeurs. Étant donné que plusieurs bibliothèques nationales ont récemment chargé leur catalogue, il y  a eu une discussion sur Amicus et pourquoi ce catalogue n'a pas encore été chargé dans WorldCat. Amicus a 20 millions de notices dont 17 millions auraient besoin d'être chargées ou auxquelles les localisations devraient être associées (3 millions de notices de BAC sont déjà dans WorldCat).  Ingrid Parent a indiqué qu'un sondage a été mené auprès de 100 contributeurs à 100 Amicus (il y en a 450 au total) et que le taux de réponse était de 50 %. Les réponses étaient favorables à l'idée d'accroître la visibilité de leurs notices et de leurs localisations. Par conséquent,  BAC discute avec Google et d'autres partenaires pour en évaluer la faisabilité. Aucun de ces partenaires ne sera exclusif et OCLC WorldCat pourrait être l'un des partenaires. BAC préférerait définir le service avec OCLC avant de conclure un tel "partenariat".




Motion : les délégués du CCOC ont recommandé qu'OCLC et BAC examinent ensemble la possibilité de charger les notices d'Amicus dans WorldCat. Il est important de développer une solution favorable aux deux parties afin que leurs membres, partenaires et utilisateurs respectifs bénéficient de ce possible partenariat .

3. Mise à jour sur l'union avec le RLG

Après avoir vu la présentation et constaté que le RLG a une "relation" unique avec les archives et les musées, les délégués croient qu'OCLC Canada et le comité doivent mettre cette relation à l'ordre du jour lors des discussions du CCOC afin de consacrer plus de temps à l'identification des besoins et des opportunités uniques. Quels ajustements doit faire OCLC pour mieux servir les bibliothèques, les archives et les musées du Canada?  Qu'est-ce qui est unique? Qu'est-ce qui doit être mieux évalué?

Il a été suggéré d'avoir recours aux services de M. Dumouchel lorsqu'il sera à la retraite et sera disponible pour examiner de plus près les besoins uniques de ces marchés et les possibilités d'OCLC Canada dans l'arène du numérique.

4.  Relation possible et future entre OCLC Canada et AlouetteCanada

Points forts de la discussion :

  • L'objectif d'AlouetteCanada est de développer un portail ou un moteur de recherche sus-jacent pour accéder au, ou pointer vers, les diverses collections numériques canadiennes disponibles sur le Web.
  • La façon dont le financement est effectué n'est pas claire, mais AlouetteCanada a reçu environ 300 000 $ pour développer des outils pour aider les institutions dans la normalisation de leurs initiatives locales.
  • Les livres microfilmés du CIHM sont un projet potentiel pour AlouetteCanada. Environ 35 000 livres ont besoin d'être convertis. Les coûts de numérisation estimés sont de 5 à 10 millions de dollars.
  • AlouetteCanada n'est pas structuré pour être une agence de financement, mais essaye de rendre le contenu disponible aux Canadiens.
  • Certains aspects des mandats du CIDL et d'AlouetteCanada sont très semblables et plusieurs scénarios seront examinés afin d'identifier des façons de « relier » les deux organisations afin de minimiser la confusion dans le milieu et avec des partenaires possibles. Par exemple, un comité directeur étudie la possibilité de définir l'adhésion pour que les membres du CIDL fassent aussi partie d'AlouetteCanada.
  • La collaboration avec BAnQ sera nécessaire pour une vue d'ensemble complète.
  • OCLC Canada a des produits (CONTENTdm, initiative de contenu WorldCat, Analyses de collections, etc.) et des services (studio de numérisation) qui pourraient être utilisés par les membres d'AlouetteCanada.
  • OCLC Canada pourrait également contribuer par le biais des initiatives d'OCLC Office of Research et de RLG Programs.  Plusieurs recherches sont effectuées par OCLC pour identifier et aider à développer des normes : il y a donc des possibilités pour la collaboration.

5.   Révision de l'ordre du jour du Conseil des membres pour la réunion du 23 au 25 octobre (discussion sur l'initiative WorldCat.Org remise à plus tard)

Ernie Ingles a donné des explications sur son thème pour la réunion du Conseil des membres et a décrit le rôle du Conseil au sein d'OCLC.

Le professeur Ian MacPherson de l'Université de Victoria était le conférencier d'honneur et sa présentation traitait des valeurs de la coopérative et des valeurs de la coopération.

Une discussion sur la prochaine réunion en février a suivi étant donné qu'elle se teindra dans la ville de Québec et que les délégués du CCOC seront invités en tant qu'observateurs. Il a été convenu que le CCOC se réunirait le premier jour de la réunion officielle du Conseil des membres, c'est-à-dire le dimanche 4 février 2007.

Le CCOC a suggéré à M. Ingles d'essayer de « canadianiser » le plus possible la réunion. Le CCOC établira une liste d'invités spéciaux pour la réunion. Il a également été recommandé de penser à promouvoir le congrès de l'IFLA de 2008, OCLC Canada et peut-être même LAC et BAnQ.

6.  Initiative WorldCat.Org – mise à jour

La plupart des délégués se sont dits bien informés. Par conséquent, la discussion a été brève afin d'avoir assez de temps pour discuter des autres sujets énumérés ci-dessous. La présentation résume ce qu'il faut savoir.

7.  Autres sujets

a) Nouvelle déléguée

Bernard a informé le conseil que Beth Barlow, bibliothécaire en chef à la Surrey Public Library, a accepté de se joindre au conseil. À cause d'une réunion du conseil d'administration le jeudi, Mme Barlow n'a pu se joindre à nous pour la réunion.

b) Personal Information International Disclosure Protection Act

Ce document (sur la protection des informations personnelles et de la vie privée) a été partagé par Bill Maes avec le conseil plus tôt cette année. Le groupe a discuté et commenté le document. Bill a mentionné que des étapes très rigoureuses devraient être suivies par les bibliothèques. Il a indiqué que les aspects vulnérables étaient les systèmes d'automatisation de bibliothèques (base de données ouverte au fournisseur étant donné qu'il peut en tout temps extraire des données à distance) et l'accès aux bases de données en général. Les délégués ont mentionné qu'un bon point concernant la création de l'Ontario Scholar Portal était que les "traces" de l'utilisation et les statistiques restaient au Canada sur un serveur canadien.

Daniel Boivin a mentionné qu'OCLC Canada a récemment dû passer par plusieurs étapes et participer à plusieurs discussions avec un « consultant en confidentialité » pour un projet de référence virtuelle en Colombie-Britannique. OCLC Canada a dû réviser les procédures et les outils utilisés pour livrer les services de référence virtuelle et définir des façons d'adapter certaines procédures pour que les deux parties soient en accord avec les lois de la Colombie-Britannique.

Les délégués ont mentionné que ce type de législation sera probablement développé dans d'autres provinces et que plusieurs applications devront être examinées avec attention dans le futur (PeopleSoft par exemple.).

c) North American Storage Trust

Besoins ® L'espace pour le stockage de données est limité et coûteux. Il faut éviter de stocker certains documents ou de les détruire.

Cette discussion a été effectuée en guise de suivi d'une autre initiative lors de la réunion de l'ARL.  Chip Nilges, vice-président des nouvelles initiatives d'OCLC et Paul Gherman, bibliothécaire à la Vanderbilt University ont mené cette étude préliminaire. On croit qu'il y a environ 40 installations de stockage en Amérique du Nord mais la plupart des établissements ne savent pas ce qui s'y trouve. Il y a des questions a régler avec ce concept de partage entre les établissements et qu'un nombre limité de copies peut être conservé. Par conséquent, OCLC a été mandaté pour préparer un sommaire des problèmes et de la faisabilité d'avoir un organisme indépendant et constitué en personne morale pour « stocker » et consigner ces documents. CRL est également intéressé à participer. L'échéancier pour ce sommaire devra être fixé par M. Nilges.
 

d) Statistiques sur les bibliothèques au Canada

Après la discussion sur le projet de stockage, les délégués ont soulevé la question de l'état déplorable des statistiques au Canada par types de bibliothèques. Il semble que rien n'a vraiment été fait depuis que Statistiques Canada et la Bibliothèque nationale du Canada ont abandonné ce service il y a quelques années.

Le CCOC aimerait savoir s'il y a un rôle pour OCLC dans le développement, l'étude ou le soutien des bibliothèques canadiennes en ce qui concerne cette question

 

e) Nomination d'un nouveau président du CCOC

Bernard Dumouchel a confirmé qu'il prendrait sa retraite à la fin de janvier. Étant donné que la prochaine réunion du CCOC aura lieu en février, le CCOC doit désigner un autre président. Le Conseil a convenu de prendre un temps de réflexion avant de nommer le prochain président. Ingrid Parent a refusé cette position à cause d'un conflit d'intérêts possible avec ses responsabilités à BAC.

f) Dates des réunions de 2007

Daniel Boivin a accepté d'envoyer une liste de dates potentielles afin que les délégués choisissent. Lorsque les choix de dates auront été compilés, les dates des prochaines réunions seront déterminées. Toutefois, il est déjà certain que le CCOC se réunira le jour avant la réunion du Conseil des membres à Québec.  Par conséquent, la prochaine réunion du CCOC sera dimanche le 4 février 2007. L'heure devra être déterminée.

Il faudra également choisir l'endroit de la réunion prévue à l'automne

 

8.  Séance levée.

Actions requises avant la prochaine réunion Responsabilités
1.  Publier l'annonce pour la promotion des bibliothèques sur le listserv d'OCLC Canada. Daniel Boivin (en cours)
2.  Envoyer l'annonce pour la promotion des bibliothèques aux associations provinciales pour distribution. Daniel Boivin (en cours)
3.  Rencontrer le directeur exécutif de la CLA afin de trouver un moyen d'augmenter la visibilité du prix CLA/OCLC Canada Award. Daniel Boivin et Bernard Dumouchel
4.  Élaborer un plan pour avoir peut-être recours aux services de Bernard Dumouchel pour effectuer une étude de marché (archives, musées, numérisation). Bernard Dumouchel et Daniel Boivin discuteront et élaboreront le plan
5.  Échéancier pour le North American Storage Trust. Daniel Boivin (terminé)
6.  OCLC Canada peut-il jouer un rôle dans le développement, l'étude ou le support pour les statistiques sur les bibliothèques canadiennes? Daniel Boivin (terminé)