Favoriser de nouveaux rôles tout en réduisant les charges de travail

Lorsque Tulsa Community College a découvert que son système intégré de bibliothèque allait progressivement être retiré du marché, il était déjà prêt pour un système de prochaine génération, en nuage. « Nous voulions un système qui fonctionnerait avec le système de recherche que nous utilisions déjà », explique Paula Settoon, doyenne des bibliothèques et bibliothécaire en chef. « Nous voulions vraiment éviter de devoir entretenir des applications sur chaque ordinateur. » Bob Holzmann, bibliothécaire aux systèmes et technologies, ajoute : «  Avec quatre campus à travers le pays, lorsque nous devions faire des mises à jour de systèmes, je devais voyager durant quelques jours pour faire le travail. »

La bibliothèque a choisi les Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) en partie parce qu'elle était déjà satisfaite de WorldCat^® Discovery et de ses autres services OCLC. « C'était le seul système pour lequel nous n'avions pas à demander d'argent supplémentaire étant donné que nous utilisions déjà plusieurs services d'OCLC. WorldShare était la solution pour notre budget », explique M. Holzmann.

M. Holzmann dit que la migration a été assez facile, en grande partie grâce aux outils de formation en ligne d'OCLC. « Les formations sont souvent mises à jour. Il n'est pas nécessaire de payer des frais supplémentaires comme c'est le cas avec d'autres entreprises. » Après plusieurs années à travailler avec les membres du personnel régional et technique d'OCLC, M. Holzmann dit que l'équipe d'implantation de WorldShare a été à la hauteur de ses attentes. « Le personnel d'OCLC a été d'une grande aide, amical et très rapide. »

« Avec l'ancien système, Bob passait beaucoup de temps à la production de rapports statistiques et à la création de critères pour ces rapports. Maintenant, nous pouvons faire cela nous-mêmes, quand nous voulons. Ce changement été bénéfique pour le personnel qui est maintenant plus autonome », raconte Mme Settoon.  « Le personnel est plus indépendant avec les technologies », ajoute M. Holzmann.

Le personnel des services techniques avait été réduit par attrition, mais il a pu éliminer ou réduire les tâches grâce au nouveau système. M. Holzmann n'est plus obligé de voyager. Le bibliothécaire au catalogage a maintenant du temps pour aider au comptoir de référence et travailler à des projets de catalogage spéciaux. « Nous n'avons plus de documents en attente de catalogage comme c'était le cas l'an dernier », mentionne M. Holzmann. Le personnel a maintenant plus de temps à consacrer à des projets spéciaux comme la Tulsa Community College Archive.

M. Holzmann aime également l'accès accru à WorldCat qu'il décrit comme « la meilleure et la plus grande base de données bibliographiques au monde parce qu'on y retrouve à peu près tout, ce qui n'est pas le cas pour les autres fournisseurs. » Il ajoute : « Nous ne sommes plus obligés de charger les notices MARC dans un système d'automatisation parce que tout est dans WorldCat. De plus, le personnel aux prêts adore WorldShare. Le personnel au catalogage dit que le travail se fait plus rapidement, et les utilisateurs aiment l'interface simple et claire de Discovery. »

Informations sur la bibliothèque

• Dessert le plus grand collège communautaire multi-campus d'Oklahoma qui compte près de 10 000 étudiants à temps plein.
• Possède une bibliothèque avec services complets sur chacun des quatre campus.
• La collection contient environ 70 000 titres répartis sur les campus.