McGill University
Libérer du temps pour le traitement des collections spéciales
« Grâce au service OCLC Contract Cataloging, nous avons pu rattraper notre retard de catalogage portant sur des centaines de milliers de document pour un prix raisonnable. »
Joseph Hafner
Doyen adjoint pour les services des collections, McGill University
Les documents de McGill University Library en attente de catalogage occupaient plusieurs salles de la bibliothèque principale, des succursales et d'une annexe. Le retard de catalogage concernait également des documents dans des langues autres que l'anglais, des collections de livres rares et fragiles, et des documents acquis avant l'adoption par la bibliothèque du système de classification Library of Congress en 1969. En qualité de doyen adjoint pour les services des collections, Joseph Hafner a précisé « nous avions des difficultés pour effectuer le catalogage des nouveaux documents, sans parler de ces collections. »
Pour aider à la gestion des ouvrages dans une langue autre que l'anglais, la bibliothèque a eu la chance de compter parmi son personnel un responsable du catalogage locuteur de l'ourdou, qui a pu traiter sa collection de plusieurs milliers d'ouvrages en langue ourdoue. Toutefois, en raison de ses autres responsabilités, il ne pouvait pas cataloguer plus de deux titres en ourdou par semaine. « Au rythme où on allait », a souligné Joseph, « il nous aurait encore fallu au moins 150 ans! » Puis, en raison du ralentissement économique, le personnel partant à la retraite a cessé d'être remplacé. « Nous avons perdu environ un quart de notre personnel », a ajouté Joseph. « Nous ne pouvions plus continuer à faire les choses comme nous les faisions auparavant. »
Joseph a estimé que la bibliothèque aurait éventuellement dû embaucher et former 20 fonctionnaires à plein temps pour rattraper le retard en raison de la diversité des langues et des types de documents concernés. Au lieu de quoi, Joseph et son personnel ont fait appel au service OCLC Contract Cataloging. « Nous avons réalisé que pour un prix relativement raisonnable, il était possible de faire réaliser ce travail ailleurs. »
Ils ont commencé par envoyer un pile de fiches catalographiques pour une collection de livres rares qui n'avait pas encore été ajoutée au catalogue en ligne. « Ensuite, tout s'est bien passé », a déclaré Joseph, « nous avons commencé à envoyer les documents physiques appartenant à d'autres collections qui ne possédaient pas encore de notice. »
« Certains membres du personnel pensaient qu'un intervenant extérieur n'aurait pas le même degré d'exigence que celui que nous avons ici. Mais la collaboration avec les gens d'OCLC pendant toutes ces années s'est très bien passée et quand il y a eu des problèmes, ils les ont corrigés. »
Grâce au concours combiné d'OCLC et du personnel de la bibliothèque assisté d'étudiants, nous avons pu rattraper notre retard de catalogage dans tous les domaines et libérer les espaces concernés » a-t-il poursuivi. L'une des salles concernées a pu être convertie en un grand espace commun pour les étudiants. Une autre de ces salles a été transformée en atelier de numérisation pour la numérisation des livres rares récemment catalogués et le partage des titres en accès public avec Hathi Trust.
McGill a ensuite réévalué les processus de catalogage des nouveaux documents. Ils trouvaient les commandes de livres prêts pour les rayons auprès de plusieurs fournisseurs trop fastidieuses et chronophages pour le personnel. « Nous avons commencé par demander à nos fournisseurs pour les langues étrangères (en Europe, en Chine et au Moyen-Orient) de livrer directement nos commandes à OCLC », a expliqué Joseph. Désormais, OCLC envoie par courriel la facture du colis à McGill, qui la règle en même temps qu'OCLC démarre le catalogage. Cette méthode a permis de réduire le temps de traitement de six mois environ à moins d'un mois.
« Tout le monde a très bien réagi, en particulier, le personnel, », a poursuivi Joseph. « Maintenant, les succursales savent que quand elles commandent quelque chose, cela ne va pas disparaître ici. Notre objectif est que les documents soient en place sur les rayons des succursales en 48 heures. » La bibliothèque a également fourni aux catalogueurs une nouvelle formation pour qu'ils puissent travailler sur des ressources électroniques, une vaste collection de gravures d'art et les livres rares restants qui ne pouvaient pas être expédiés. « Le personnel a l'impression de faire un travail plus enrichissant maintenant qu'il est débarrassé d'une partie des tâches banales et répétitives qui étaient leur lot quotidien. »
Depuis qu'elle recourt au service OCLC Contract Cataloging, McGill Library a pu mettre à disposition 200 000 livres rares par le biais de son catalogue et dans ses succursales, étendre l'espace commun de la bibliothèque, ouvrir un atelier de numérisation, améliorer considérablement le délai de traitement des nouveaux documents et offrir au personnel chargé du catalogage un travail plus intéressant et plus enrichissant. Comme le dit Joseph, « cela a vraiment été une bonne affaire pour nous »
- La collection comprend plus de deux millions de livres imprimés et un nombre équivalent de livres électroniques
- Le réseau des bibliothèques McGill est constitué d'une bibliothèque principale et de 14 succursales
- La bibliothèque de la collection des livres rares et des documents spéciaux comprend des documents tels que des tablettes babyloniennes, des articles commémoratifs olympiques, des manuscrits de l'Asie du Sud, des livres de cuisines et des marionnettes
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