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Université McGill

Du temps pour le traitement des collections spéciales

Bibliothèque de l'Université McGill avant et après
Les milliers de documents non traités encombraient plusieurs espaces destinés aux étudiants.

« Grâce aux services de catalogage à forfait d’OCLC et à l’équipe des Services techniques LTS d’OCLC Canada, des centaines de milliers de documents en attente de catalogage ont été traités à un coût raisonnable. »

Joseph Hafner
Doyen associé des Services de collections, Université McGill

Les documents en attente de catalogage de la Bibliothèque de l'Université McGill remplissaient plusieurs salles dans la bibliothèque centrale, les succursales et une annexe. Les documents comprenaient des titres en langues étrangères, des collections de livres rares et fragiles, et des livres qui dataient d'avant 1969, année où la Bibliothèque a adopté le système de classification de la Library of Congress. « Nous avions du mal à maintenir la cadence pour le catalogage du nouveau matériel, alors imaginez pour le catalogage de ces collections », explique Joseph Hafner, doyen associé des services de collections.

Pour aider au catalogage de titres en langues étrangères, la Bibliothèque avait la chance de compter parmi son personnel un catalogueur qui parlait urdu et qui pourrait cataloguer une collection de plusieurs milliers de titres en urdu. Toutefois, à cause de ses autres responsabilités, ce catalogueur pouvait cataloguer environ deux titres par semaine. « À ce rythme, nous en avions pour 150 ans! », ajoute M. Hafner. De plus, à cause du ralentissement économique, les employés qui partaient à la retraite n'étaient pas remplacés. « Nous avons perdu environ le quart de nos employés », mentionne M. Hafner. « Nous ne pouvions plus continuer à faire les choses comme auparavant. »

M. Hafner estime que la Bibliothèque aurait dû engager et former 20 employés professionnels à temps plein pour traiter tous les documents en attente de catalogage à cause de la diversité des langues et des types de matériel. Il a donc fait appel aux services techniques LTS d'OCLC Canada, à Winnipeg, au Manitoba. « Nous avons constaté que ce travail pouvait être fait ailleurs à coût très raisonnable. »

La Bibliothèque a d'abord envoyé à OCLC LTS un ensemble de fiches catalographiques pour une collection de livres rares qui n'apparaissait pas encore dans le catalogue en ligne. « Après un résultat satisfaisant, nous avons commencé à envoyer des documents physiques pour d'autres collections qui n'étaient pas encore cataloguées », mentionne M. Hafner.

« Au début, certains employés avaient des réserves quant à l'impartition du catalogage à une source externe, mais l'équipe d'OCLC LTS a fait un travail formidable au cours des années. »

Grâce aux services d’OCLC LTS, au personnel de la Bibliothèque et à l'assistance d'étudiants, la Bibliothèque a réussi à cataloguer tous les documents et à libérer de l'espace physique. Ainsi, l'un des locaux auparavant remplis de documents non catalogués a été réaménagé en salon pour les étudiants. Un autre local sert maintenant de laboratoire pour la  numérisation des livres rares, maintenant catalogués,  qui seront notamment accessibles au public dans HathiTrust.

La Bibliothèque de l'Université McGill a également réévalué ses processus pour le catalogage de nouveau matériel. « Nos fournisseurs de matériel en langues étrangères — d'Europe, de Chine et du Moyen-Orient—envoient maintenant nos commandes directement chez LTS, à Winnipeg », explique M. Hafner. LTS fait parvenir les factures à la Bibliothèque et s'occupe du catalogage des documents. Ainsi, le temps de traitement des nouveaux documents est passé de six mois à moins d'un mois.

Le personnel de la Bibliothèque peut maintenant concentrer ses efforts sur le catalogage de ressources électroniques, d'une importante collection de reproductions d'œuvres d'art et des livres rares qui ne peuvent pas être expédiés à l'extérieur.

Depuis le début de sa collaboration avec OCLC LTS, la Bibliothèque a mis à disposition plus de 200 000 livres rares, a libéré des espaces physiques pour ses étudiants et pour des travaux de numérisation, et rend accessibles ses nouvelles acquisitions en un temps record. « Cette collaboration s’est avérée vraiment bénéfique pour nous », conclut M. Hafner.

Map showing location of McGill University

Informations sur la Bibliothèque

  • Sa collection comprend plus de deux millions de livres imprimés et autant de livres électroniques.
  • La Bibliothèque compte une bibliothèque centrale et 14 succursales.
  • Sa collection de livres rares et ses collections spéciales contiennent, entre autres, des tablettes babyloniennes, des souvenirs d'olympiques, des manuscrits d'Asie du Sud, des livres de recettes et des marionnettes.

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