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Mise à jour des notices de catalogage avant publication (CIP)

Téléchargement des spécifications du projet OCLC de mise à jour des notices CIP (Microsoft Word, 28 Ko)

Les notices CIP sont des données bibliographiques créées avant la publication d’un ouvrage par la Library of Congress aux États-Unis, et par les agences nationales de catalogage dans les autres pays. Ces notices sont fournies aux maisons d'édition afin d’être imprimées dans les livres, et sont également chargées dans WorldCat. Étant donné que certains éléments requis dans une notice complète, tels que la description physique, ne sont disponibles qu'après la publication, et que le titre ou d'autres éléments peuvent être modifiés lors de la publication finale, toutes les notices CIP doivent être mises à jour afin d'assurer leur exactitude.

Réduction substantielle du nombre de notices CIP

OCLC a mis sur pied un programme de mise à jour CIP en 1995 afin de répondre aux demandes des utilisateurs de PromptCat. Quand cela est possible, les bibliothèques souhaitent obtenir des notices complètes par le biais de ce service de catalogage hors ligne, afin de réduire les efforts de manipulation de leur personnel. Quand le service PromptCat a été lancé, près de la moitié des notices fournies étaient de type CIP. Aujourd'hui, les notices CIP représentent moins de 10 % des notices fournies.

Le programme de mise à jour CIP d'OCLC permet aux bibliothèques d'augmenter l'efficacité du catalogage et de gagner du temps. Avant ce programme, seule la Library of Congress effectuait des mises à jour régulières des notices CIP dans WorldCat. Lorsqu'une bibliothèque recevait un livre CIP, elle devait mettre à jour sa notice.

Qui peut effectuer les mises à jour?

À présent, tous les utilisateurs des produits de catalogage d'OCLC, possédant un niveau d'autorisation « Full » ou supérieur, peuvent ajouter des données de zone 300 dans la base de données. En outre, dans le cadre de la communauté d'experts, les mêmes utilisateurs peuvent modifier et/ou mettre à jour tous les autres éléments d'une notice CIP (sauf si elle est codée PCC), excepté son niveau d'encodage. Celui-ci ne peut être modifié que par les participants au programme d'amélioration au niveau national. Les bibliothèques qui sont membres d'OCLC, avec un niveau d'autorisation national, peuvent mettre à jour la notice originale afin qu’elle soit considérée comme complète.

OCLC continue de charger les mises à jour de la Library of Congress dès qu'elles sont disponibles. Une fois la notice mise à jour, les bibliothèques n'auront aucun changement à faire quand elles recevront le livre.

Composants additionnels du programme

En plus de la mise à jour par les membres, le programme de mise à jour CIP d’OCLC possède deux composants distincts. En novembre 1995, OCLC a mis en place le premier composant en démarrant une CIP Upgrade Unit au Academic Book Center de Portland en Oregon. Academic Book Center est devenu une société Blackwell en 1999, et les opérations d’Academic Book Center ont fusionné avec les Book Services de Blackwell à la fin de 2003. En janvier 2004, le CIP Upgrade Unit d’OCLC a relocalisé ses bureaux dans l’entrepôt Book Services de Blackwell à Blackwood, New Jersey. Cette unité a été fermée en décembre 2010 lorsque les opérations de Blackwell ont été intégrées à celles de YBP Library Services. Les mises à jour CIP sont actuellement effectuées par le bureau LTS d’OCLC à Winnipeg (Canada), la Bibliothèque du Congrès aux États-Unis, et Bibliothèques et Archives Canada. Les notices MARC CIP UK sont mises à jour manuellement.

Le second composant comprend les contributions d’autres fournisseurs. YBP Library Services, Ingram Library Services et Quality Books envoient des lots de leurs mises à jour LC CIP à OCLC. En un jour ouvrable, OCLC charge ces mises à jour. En outre, les employés de BWI (Book Wholesalers Inc.) travaillent en ligne pour mettre à jour les notices CIP.

Les chiffres

Grâce à l’ensemble de ces partenaires, environ 34 000 notices par an sont actuellement mises à jour. La Bibliothèque du Congrès aux États-Unis produisant entre 50 000 et 60 000 notices CIP chaque année, le programme de mise à jour d’OCLC effectue les mises à jour de plus de la moitié des notices de la Bibliothèque du Congrès.

Pour des informations supplémentaires, voir Spécifications du projet de mise à jour des notices CIP d’OCLC.