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Mise à jour des notices de catalogage avant publication (CIP)

Les notices CIP sont des données bibliographiques créées avant la publication d’un ouvrage par la Library of Congress aux États-Unis, et par les agences nationales de catalogage dans les autres pays. Ces notices sont fournies aux maisons d’édition afin d’être imprimées dans les livres, et elles sont également chargées dans WorldCat. Étant donné que certains éléments requis dans une notice complète, tels que la description physique, ne sont disponibles qu’après la publication, et que le titre ou d’autres éléments peuvent être modifiés lors de la publication finale, toutes les notices CIP doivent être mises à jour afin d’assurer leur exactitude.

Réduction substantielle du nombre de notices CIP

OCLC a mis sur pied un programme de mise à jour CIP en 1995 afin de répondre aux demandes des utilisateurs de PromptCat. Quand cela est possible, les bibliothèques souhaitent obtenir des notices complètes par le biais de ce service de catalogage hors ligne, afin de réduire les efforts de manipulation de leur personnel. Quand le service PromptCat a été lancé, près de la moitié des notices fournies étaient de type CIP. Aujourd’hui, les notices CIP représentent moins de 10 % des notices fournies.

Le programme de mise à jour CIP d’OCLC permet aux bibliothèques d’augmenter l’efficacité du catalogage et de gagner du temps. Avant ce programme, seule la Library of Congress effectuait des mises à jour régulières des notices CIP dans WorldCat. Lorsqu’une bibliothèque recevait un livre CIP, elle devait mettre à jour sa notice.

Qui peut effectuer les mises à jour?

À présent, tous les utilisateurs des produits de catalogage d’OCLC, possédant un niveau d’autorisation « Full » ou supérieur, peuvent enrichir la base de données de 300 zones. Les participants au programme d’amélioration standard peuvent également modifier la notice complète, à l’exception du niveau d’encodage qui ne peut être modifié que par les participants au niveau national. Les bibliothèques qui sont membres d’OCLC, avec un niveau d’autorisation national, peuvent mettre à jour la notice maître afin qu’elle soit considérée comme complète.

OCLC charge toujours les mises à jour de la Library of Congress dès qu’elles sont disponibles. Une fois la notice mise à jour, les bibliothèques n’auront aucun changement à faire quand elles recevront le livre.

Composants additionnels du programme

En plus de la mise à jour par les membres, le programme de mise à jour CIP d’OCLC possède deux composants distincts. En novembre 1995, OCLC mis en place le CIP Upgrade Unit au Academic Book Center de Portland en Oregon. Quand l’Academic Book Center reçoit des nouveaux livres en provenance de maisons d’édition, leur ordinateur marque un des livres afin de l’envoyer à l’unité d’OCLC. En deux jours ouvrables, le personnel d’OCLC recherche ces titres dans WorldCat et met à jour de façon permanente toutes les notices qui portent le code Niveau 8. Les notices MARC CIP LC et UK sont mises à jour. Academic Book Center appartient maintenant à Blackwell.

Le second composant comprend les contributions d’autres fournisseurs. YBP Library Services et Ingram Library Services communiquent leurs mises à jour LC CIP par lots à OCLC. En un jour ouvrable, OCLC charge ces mises à jour. De plus, BWI (Book Wholesalers Inc.) et Blackwell's Book Services UK travaillent en ligne pour mettre à jour les notices CIP.

Les chiffres

Entre le CIP Upgrade Unit d’OCLC et les contributions faites des fournisseurs, plus de 155 000 notices ont été mises à jour entre novembre 1995 et août 2003. Environ 34 000 notices sont actuellement mises à jour chaque année. La Library of Congress produisant entre 50 000 et 60 000 notices CIP chaque année, le programme de mise à jour d’OCLC effectue actuellement les mises à jour de plus de la moitié des notices de la Library of Congress.