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FAQ sur la gestion partagée des collections imprimées

What are the recommendations for libraries wanting to catalog journal holdings in the LHR?

Veuillez noter que ces directives ont été élaborées et testées pour des fonds de revues. Les structures de données devraient, en théorie, être exploitables pour les monographies mais certaines variations peuvent intervenir au niveau des fonctions relatives à l'utilisation des notices de fonds locales pour les monographies qui n'ont pas été testées.

Les bibliothèques qui participent à des contrats de partage de collections imprimées sont encouragées à communiquer leurs fonds de revues imprimées conservés dans WorldCat conformément à la présente méthode dès que possible.

L'approche recommandée comprend trois éléments clé :

  • Définition de symboles distincts d'OCLC permettant d'identifier les titres de collections imprimées archivées dans des établissements et dans des bibliothèques proposant des services complets
  • Saisie de données d'archives de collections imprimées au niveau des fonds dans les notices de fonds MARC (notices de fonds locales d'OCLC)
  • Utilisation de la Note de préservation 583 pour décrire les caractéristiques spécifiques des mesures d'archives de collections imprimées pour chaque série de fonds

L'utilisation de l'étiquette 561 Propriété et historique de la conservation dans la notice du fonds est également encouragée car elle permet aux institutions de retrouver la source de fonds de collections imprimées archivés provenant de plusieurs bibliothèques. De plus, l'utilisation de Group Access Capability et des catalogues de groupe est recommandée en soutien aux aperçus agrégés des fonds de collections imprimées partagées pour le partage de ressources, la gestion et l'analyse des collections.

Why do I need a separate OCLC institution symbol?

Les bibliothèques qui participent à des programmes d'archivage des collections imprimées devront définir de nouveaux symboles d'institution pour OCLC afin d'identifier les titres de collections imprimées archivées dans leurs emplacements de stockage, en services complets et dans les collections sur site. Les symboles d'institution distincts d'OCLC identifient aisément l'état d'un titre d'une collection imprimée partagée au niveau du titre. Les symboles sont nécessaires pour faciliter l'interopérabilité des systèmes de partage des ressources et d'analyse des collections et de soutien du regroupement des ressources de collections imprimées partagées dans les catalogues de groupe.

Le symbole indique qu'un titre est soumis à une forme quelconque d'engagement de rétention dans une institution donnée, mais n'indique pas le ou les programmes spécifiques d'archivage des collections imprimées auxquels les documents sont destinés. Une sous-zone réitérable donnée dans l'étiquette 583 sert à indiquer le programme d'archivage des collections imprimées (‡f). La combinaison du symbole des collections imprimées partagées et de 583 ‡f permet aux institutions de fournir des documents à plusieurs programmes d'archivage de collections imprimées avec un entretien minimal des notices.

Le symbole distinct de l'institution permet à la bibliothèque ou au programme de partage de collections imprimées de définir plusieurs comportements de prêts pour ces éléments, contrairement à la collection générale ou à l'emplacement de stockage. Ces différents comportements peuvent inclure, par exemple, ne pas faire circuler, faire circuler à certaines institutions d'emprunt, prêteur de dernier recours (ou inversement, prêteur en priorité) et prêts réservés à un usage interne. Les sections « Conclusions » et « Étapes d'implantation » de ce rapport décrivent comment les symboles sont créés et leurs coûts connexes.

How are Holdings Records being used?

Les notices de fonds locales servent à identifier les informations sur les fonds relatifs à des exemplaires spécifiques dans OCLC pour les ressources de collections imprimées sujettes à un engagement de rétention. Les institutions d'archivage créent des notices de fonds locales pour leurs ressources de collections imprimées partagées, indiquant les fonds pour lesquels l'engagement de rétention s'applique. Ceci inclut l'utilisation des notices de fonds locales en tant que support pour rapporter les fonds au niveau des documents dans WorldCat.

What if I already provide LHRs to OCLC?

Les bibliothèques des institutions qui fournissent déjà des notices de fonds locales à OCLC doivent retirer leurs fonds archivés de la notice de fonds locale originale ou des données du fonds, afin qu'ils n'apparaissent plus sous le symbole original de l'institution. Ceci est important afin de préserver l'intégrité des données des fonds et de réduire la réitération des fonds connexes au niveau des différents symboles institutionnels, ce qui a des conséquences sur la découverte, la fourniture et l'analyse des collections.

What is the 561 used for?

La zone 561 de la notice de fonds locale sert à enregistrer le symbole original de l'institution (ou les symboles, en cas de fonds consolidés provenant de plusieurs institutions), ce qui permet d'indiquer la propriété originale ou précédente de certains ou de tous les fonds sujets à un engagement de rétention.

Why is the 583 field being used?

La zone 583 sert à enregistrer des informations relatives aux actions de préservation. Pour les besoins d'initiatives actuelles et futures de collections imprimées partagées, l'utilisation de la zone 583 est recommandée pour l'enregistrement des engagements de rétention de collections imprimées et autres actions connexes. De tels engagements sont réalisés par une institution dans le cadre de sa participation à un programme collectif d'archivage de collections imprimées. La zone 583 comprend des informations à propos de éléments suivants :

  • Action et type de révision physique entreprise pour vérifier l'exhaustivité ou l'état, le cas échéant (retenu, état révisé, exhaustivité révisée)
  • Engagement de rétention (date d'expiration de l'engagement de rétention)
  • Institution (s'engageant à la rétention)
  • Autorisation (programme(s) d'archivage de collections imprimées auxquelles des contributions sont faites)
  • Niveau de validation (aucun ou niveau du volume, de l'édition ou de la page)
  • Résultats de la validation (comprend les termes standard qui sont, ou seront, inclus dans les actions de préservation et de numérisation : Terminologie pour la zone 583 du MARC 21 (PDA), par ex. énumération explicite des volumes et numéros manquants, présence de réimpressions, reliures serrées, détérioration
  • Documents spécifiés (si différent de la notice de fonds locale 85x/86x)
  • Identificateur uniforme de ressources (lien vers la documentation du programme pour le programme d'archivage des collections imprimées)

Détails spécifiques à propos de la zone 583, ses sous-zones, index et vocabulaire contrôlé sont disponibles ici, ainsi que dans le rapport de projet.

How many 583 Action Notes must I have?

La notice de fonds locale peut contenir une, deux ou trois Notes 583 sur les mesures prises d'archivage de collections imprimées, selon les besoins de documentation des actions d'archivage des collections imprimées. Des Notes 583 sur les mesures prises supplémentaires peuvent être nécessaires pour documenter d'autres types d'actions de préservation. La notice de fonds locale doit contenir au moins une Note 583 sur les mesures prises pour identifier l'engagement de rétention (« s'est engagée à retenir »), ainsi que la période de rétention. Si l'exhaustivité des ressources imprimées est révisée, une deuxième Note 583 sur les mesures prises est incluse (« exhaustivité révisée ») et les conclusions de cette révision sont consignées (par exemple, unités manquantes, défauts de reliure, réimpressions). Si l'état des ressources de collections imprimées est également révisé, une troisième Note 583 sur les mesures prises est aussi incluse (« état révisé ») et les conclusions consignées. Des Notes 583 sur les mesures prises supplémentaires peuvent être nécessaires pour décrire d'autres actions de préservation, dont la numérisation, la désacidification de masse, etc.

Remarque : Si un titre/ fonds donné est archivé dans plusieurs programmes d'archive de collections imprimées dont les modalités sont différentes (par ex. des périodes de rétention ou des niveaux de validation différents), les bibliothèques doivent saisir des séries distinctes de zones 583 afin de décrire les différentes modalités qui s'y appliquent.

Pour les fonds validés uniquement, la ou les mentions bibliographiques de fonds sont mises à jour une fois la validation terminée (soit pour les mentions de fonds formatés 85x/86x ou les fonds 866 résumés). Les détails relatifs à la notice de fonds locale sont fournis dans le rapport de projet.

How do I establish Group Access Capability?

L'approche recommandée est de mettre en place un profil de Group Access Capability (GAC) pour chaque programme d'archivage de collections imprimées (par ex. WEST, Orbis–Cascade Alliance Distributed Print Repository, UC Shared Print) afin de faciliter le partage des ressources. De plus, des profils GAC plus généraux peuvent également être nécessaires pour unifier l'ensemble des programmes d'archivage des collections imprimées.

Le GAC facilite les emprunts et les prêts au sein d'une même institution ou entre institutions affiliées ou non aux programmes d'archivage. Le personnel des bibliothèques affiliées ou non affiliées peut aisément identifier le regroupement de fonds de collections imprimées sujettes à un engagement de rétention au sein d'un ou de plusieurs programmes sans avoir à inspecter les titres individuels ni les mentions de fonds.

Le GAC facilite également les décisions de gestion des collections locales et collectives. Le personnel des bibliothèques affiliées et non affiliées peut aisément identifier les fonds de collections imprimées regroupées sujettes à un engagement de rétention, dans un programme d'archivage, sans le « tracas » d'autres fonds de bibliothèques.

What is being done about Group Catalogs?

L'approche recommandée est la mise en place d'un catalogue de groupe pour chaque programme d'archivage de collections imprimées (par ex. WEST, Orbis–Cascade Alliance Distributed Print Repository, UC Shared Print, Committee on Institutional Cooperation Shared Print Repository) afin de faciliter les décisions de gestion des collections locales et collectives. De plus, un catalogue de groupe plus global peut également être nécessaire pour rassembler l'ensemble des programmes d'archivage de collections imprimées.

Un catalogue de groupe permet au personnel et utilisateurs affiliés (ou non) possédant un programme d'archivage de collections imprimées de visualiser les fonds regroupés et de rechercher des fonds regroupés ou des titres individuels. Le catalogue de groupe est utile pour soutenir la visibilité inter-institutionnelle des ressources sujettes à un engagement partagé de collections imprimées (et leur état archivé) et aux décisions de gestion de la collection d'une bibliothèque individuelle.

Where do I create an LHR?

Deux approches de la création et la contribution de notices ont été testées :

  • La création manuelle de notices de fonds locales à l'aide du navigateur OCLC Connexion (le client Connexion ne prend actuellement pas en charge cette option)
  • Chargement par lot de notices de fonds locales à l'aide des procédures standard d'OCLC de chargement par lots

What types of statements should I provide using the OCLC Connexion Browser?

Figure 1

Figure 1 : Fonds local d'un titre d'archive de collection imprimée non validée (WEST « bronze ») détenu par l'University of California, San Diego, États-Unis. Ce titre fait partie des archives de collections imprimées de WEST et de la collection de documents partagés des bibliothèques de l'UC.

Figure 2

Figure 2 : Notice de fonds locale d'un titre détenu par l'University of Oregon qui a contribué aux archives de collections imprimées distribuées Orbis–Cascade et WEST. Cette notice indique que 14 volumes (vol. 1 à 7 et vol. 9 à 16) sont sujets à un engagement de rétention jusqu'en décembre 2035.

Figure 3. Cliquer pour agrandir

Figure 3 (Cliquer sur l'image pour l'agrandir) : Fonds local pour une notice d'un titre d'archive de collection imprimée (WEST « gold ») validé détenu par Stanford University. Tel qu'indiqué, les détails relatifs à l'état et l'exhaustivité de volumes individuels sont communiqués.

De plus, OCLC Connexion est accessible directement depuis l'interface WCRS pour la mise à jour des notices de fonds locales. Un lien vers le navigateur Connexion est disponible depuis le Partage de ressources WorldCat pour la mise à jour des notices de fonds locales

Should I use the Constant Data feature?

Oui, la fonctionnalité des « données constantes » dans Connexion peut servir à créer des modèles personnalisés pour les notices de fonds locales d'archives de collections imprimées, par ex. le pré-remplissage de sous-zones sélectionnées dans 583, afin d'améliorer l'efficacité de la création manuelle de notices.

What about the batchload of LHRs?

Chaque notice de fonds, peu importe le format, doit contenir le numéro de contrôle OCLC de la notice bibliographique qui lui correspond [Chargement de lots OCLC].

Il faut fournir l'ensemble des notices de fonds associées à une notice bibliographique pour un symbole d'institution donné, même si une seule notice de fonds a été modifiée. Chaque notice de fonds soumise pour une notice bibliographique spécifique doit représenter les données du fonds pour un seul exemplaire. Un « exemplaire » peut correspondre à plusieurs ouvrages matériels, comme par ex. dans le cas des revues reliées.

Les informations de vos fonds doivent respecter le format MARC 21 pour les données sur les fonds (MFHD). Certaines zones sont obligatoires, alors que d'autres dépendent des contenus. Consultez les spécifications ou la documentation pour obtenir les définitions des zones.

Les mentions de fonds doivent répondre aux normes d'identification, d'enregistrement et d'affichage des données sur les fonds, conformément à la norme Holdings Statements for Bibliographic Items (ANSI/NISO Z39.71).

Les mentions de fonds doivent utiliser les abréviations en caractères latins, tels qu'indiquées à l'annexe B des Anglo–American Cataloguing Rules, deuxième édition, révision 2002 et des directives CONSER for Input of Caption/Pattern and Holdings Data. Les notices doivent répondre aux normes de représentation et d'échange des données de fonds, conformément au format MARC21 pour les données sur les fonds (MFHD).

Les notices fournies dans le programme pilote d'archives de collections imprimées doivent comporter une zone 583, qui devra également être ajoutée au système local des bibliothèques afin de prendre en charge les mises à jour ultérieures de notices.

OCLC devrait pouvoir convertir les informations non-MARC relatives à vos fonds en notices MFHD pouvant être traitées dans LHRUS si les données sont en format électronique et comportent des modèles constants et lisibles.

Is my data exposed in other places besides WorldCat?

Les données de notices de fonds locales ne s'affichent pas sur WorldCat.org, mais peuvent être activées sur les sites locaux de WorldCat.

How does this affect ILL?

La stratégie de divulgation des engagements de rétention du projet d'archivage des collections imprimées n'a eu aucun impact sur les flux d'emprunts des partages de ressources.

Du côté du prêteur, les tests ont démontré un impact généralement minime sur la stratégie de divulgation du projet sur les flux de partage des ressources.

Implications financières

Il existe également de nombreux secteurs dans lesquels des coûts OCLC supplémentaires ou nouveaux seraient imputés en conséquence de l'adoption de l'approche recommandée de divulgation des archives de collections imprimées :

  • le nouveau profilage de notices de fonds locales, le profilage du chargement par lots et la définition de l'annulation des fonds pour le nouveau symbole (il peut s'agir de frais uniques, ou indépendants, de plusieurs centaines de dollars chacun, en fonction du moment et des caractéristiques) ;
  • les coûts de prêt dans le cadre du nouveau symbole de l'institution (en cours, selon le volume des transactions) ; et
  • les coûts ILLiad de mise en place d'une nouvelle « bibliothèque satellite » pour le prêt à partir d'un symbole OCLC supplémentaire.

What are the Metadata Guidelines?

Le service de mise à jour des notices de fonds locales (LHRUS) d'OCLC traite les notices de fonds indépendantes qui répondent au format MARC21 pour les données sur les fonds (MFHD) afin de mettre à jour les notices de fonds locales dans WorldCat. Une institution peut détenir une ou plusieurs notices de fonds locales pour toute notice bibliographique dans WorldCat.

Les notices de fonds locales sont au format MFHD, mais plusieurs aspects clé de l'implantation par OCLC de la norme sont à noter :

  • Les notices de fonds locales WorldCat sont des notices de fonds indépendantes propres à chaque exemplaire.
  • OCLC n'accepte pas les données de fonds incorporées dans les notices bibliographiques.

Les notices de fonds envoyées par les bibliothèques peuvent comprendre des éléments auformat MARC21 pour les données sur les fonds. Cependant seuls les éléments de données définis pour une utilisation au format des notices de fonds locales d'OCLC seront utilisés. Des informations complètes sur les éléments de données des notices de fonds locales sont disponibles à : OCLC - Format et normes MARC pour les fonds locaux.

583 Il faut créer une notice de fonds locale pour chaque titre afin de déterminer sa localisation (symbole de l'institution), le programme d'archivage des collections imprimées, la ou les actions d'archivage, la période de rétention et les fonds archivés. Cette notice de fonds locale sera associée au symbole de l'institution de nouvelle archive de collection imprimée. La notice de fonds locale inclura une, deux ou trois Notes 583 sur les mesures prises, tel que requis :
  • au minimum une mesure ‡ a 583 unique = « s'est engagée à retenir »
  • Si l'exhaustivité du titre a été validée, inclure une autre 583 pour résumer la mesure et rapporter toute lacune détectée. Inclure une mesure ‡ a = « s'est engagée à retenir » disposant des modalités d'état ‡l pour rapporter l'évidence d'unités manquantes, d'anomalies au niveau des reliures ou de réimpressions ; utiliser la note publique ‡ z pour préciser les lacunes et les documents manquants.

  • Si l'état du titre a été validé, inclure une autre note 583 pour résumer la mesure et enregistrer l'état constaté. Inclure une mesure ‡ a = « s'est engagée à retenir » avec un note d'état ‡l et une note publique ‡ z pour chaque état constaté, afin de rapporter l'état et d'indiquer les volumes auxquels cela s'applique.
Pour les fonds valides uniquement, mettre la ou les mentions bibliographiques de fonds à jour lorsque la validation est terminée (par ex. les fonds au format 85x/86x ou les fonds 866 résumés).
Zones obligatoires pour le traitement du pilote LHRUS de l'archivage de collections imprimées

Zones qui doivent figurer et être remplies dans une notice de fonds pour un traitement LHRUS réussi par OCLC :

Une zone contenant le numéro de contrôle d'OCLC de la notice bibliographique WorldCat correspondante. Il peut s'agir d'une zone 004, 014 ou 035, qui doit systématiquement être située à la même localisation dans l'ensemble des notices.

Guide et Répertoire

001 – Numéro de contrôle du système local
007 – Zone fixe de description physique
008 – Éléments de données à longueur fixe
583 – Note(s) sur les mesures prises
852 – Localisation
–‡a – Localisation
–‡b – Sous-localisation ou collection

La présence d'autres zones dépendra du contenu. OCLC peut souvent fournir des valeurs par défaut pour certains éléments si celles-ci sont manquantes.

583 Note sur les mesures prises

Premier indicateur - Privacy (confidentialité) : À des fins d'archivage des collections imprimées, la valeur par défaut du premier indicateur doit être « 1 », soit non confidentielle.

‡3 Documents spécifiés : Les fonds détaillés sur lesquels la mesure s'applique doivent être du même ordre que les fonds détaillés dans les notices de fonds locales 85x/86x ou 866. Préciser les lacunes si celles-ci sont connues.

‡5 Institution : Institution d'archivage, modalités contrôlées à l'aide du code d'organisation MARC
Mesure ‡a : « s'est engagée à retenir » ou « exhaustivité révisée » ou « état révisé » sont les modalités de la mesure ‡a attendues pour les archives de collections imprimées.

‡c Heure/ Date de la mesure : Date de la mesure prise, AAAAMMJJ

‡d Intervalle de la mesure : Lorsque ‡a = « s'est engagée à retenir », préciser la date d'expiration de l'engagement à retenir. Si la modalité de l'engagement est inconnue, indiquer « période de rétention non précisée ».
‡f Autorisation : Programme d'archivage, par ex. WEST, ASERL, CIC–SPA, UC Shared Print, UKRR, etc.

‡i Méthode d'action : Niveau de validation (niveau du volume, niveau du numéro, niveau de la page), sert lorsque ‡a = « état révisé » ou « exhaustivité révisée »

‡j Site de l'action : Code de localisation du fonds (HLC)

‡l État : Lorsque ‡a = « état révisé » ou « exhaustivité révisée », utiliser les modalités d'archivage des collections imprimées préférées, telles que définies ci-après dans les Tableau 1 et Tableau 2.

Ces modalités seront intégrées dans les Actions de préservation et de numérisation : Terminologie pour la zone 583 de MARC 21 (PDA) au cours du projet pilote des archives de collections imprimées.

‡u Identificateur uniforme des ressources (lien vers la documentation des programmes pour le programme d'archivage des collections imprimées identifié dans ‡f)

‡z Note publique : Lorsque ‡a = « état révisé » ou « exhaustivité révisée », utiliser la Note publique ‡z pour préciser les unités physiques pour lesquelles les problèmes d'état ou d'exhaustivité ont été identifiés. Préciser le problème d'état ou d'exhaustivité, puis les unités concernées par le problème. Par exemple, ‡z bloc de texte noirci dans le volume 2 (1982), p. 38, ou ‡z volume 13 manquant (1937).
852

‡a Localisation (Utiliser le symbole de l'institution des archives de collections imprimées)
‡ Sous-localisation (Utiliser le code de localisation des fonds)

85x/86x Fonds codés
866–8 ‡ Fonds textuels (Fonds abrégés) en cas d'absence de paires de fonds formatés 85x/86x
Zones souhaitées pour le traitement du pilote d'archivage des collections imprimées LHRUS

Les zones suivantes sont souhaitables, le cas échéant et lorsque disponibles, pour prendre en charge le pilote d'archivage des collections imprimées LHRUS :
022 – International Standard Serial Number (ISSN)
561 – Propriété et historique de la conservation
Le cas échéant, et lorsque cela est possible, utilisez la zone 561 pourenregistrer le propriétaire original du fonds des documents archivés qui ont été consolidés sous un nouveau symbole d'archive de collections imprimées. Ceci peut être le cas pour des fonds existants dont l'état a été transformé en archive de collections imprimées, pour les installations de stockage partagées appliquant une politique d'exemplaire unique ou pour les archives sur site lorsque des lacunes sont comblées grâce à des contributions d'autres bibliothèques.

Lors d'une utilisation pour des archives partagées, fournir une 561 distincte pour chaque propriétaire original, par ex. :
561 1 ‡a CUI ‡5 CU – l
561 1 ‡a CLU ‡5 CL – U

022 International Standard Serial Number (ISSN)

‡a ISSN; pour la notice de titre correspondant au numéro OCLC fourni dans les zones 004, 014 ou 035. En cas de plusieurs ISSN, utiliser le premier 022 ‡a.

L'inclusion de l'ISSN fournit un point de concordance standard permettant de prendre en charge le rapport d'informations des notices de fonds locales avec d'autres sources de données.

561 Propriété et historique de la conservation

À des fins d'archivage des collections imprimées, la valeur par défaut du premier indicateur doit être « 1 », soit non confidentielle.

‡3 Documents spécifiés : en option. Si utilisée, cette zone comprend les fonds qui appartenaient initialement à l'institution mentionnée dans ‡a Historique

‡5 Institution : Institution initialement propriétaire, modalités contrôlées à l'aide du code d'organisation MARC

‡a Historique : Symbole de l'institution d'une bibliothèque ou institution ayant fourni des documents à l'archive de collections imprimées identifiées en 852 ‡a Localisation. La zone 561 fournit un moyen d'identifier le propriétaire initial d'un document ayant été introduit dans l'archive de collections imprimées (et identifié en 852 ‡a Localisation).

Dans les cas où une série archivée comprendrait des documents communiqués par plusieurs bibliothèques, une zone 561 indépendante par bibliothèque participante est recommandée afin de noter les fonds spécifiques (via le ‡3) de chaque bibliothèque.

Fonds ajoutés à plusieurs programmes d'archivage

Si du contenu archivé ajouté à plusieurs regroupements de collections imprimées partagées est sujet à différentes politiques de rétention et/ ou d'accès, des mentions 583 distinctes doivent être fournies à chaque programme. Si le contenu est ajouté à plusieurs programmes aux politiques de préservation et d'accès communes, une seule 583 peut être utilisée. Dans de tels cas, plusieurs ‡f doivent être fournis pour identifier chacun des programmes pertinents.

Exemples

Les exemples fictifs suivants sont fournis à des fins d'illustration uniquement.

Exemple 1 : L'utilisation de la 583 pour enregistrer la rétention de fonds de revues non validées ; formulaire minimum de 583 pour l'archivage de collections imprimées.

Rétention 583 :
583 1#‡a s'est engagée à retenir ‡c 20115103 ‡d 31 décembre 2035‡f WEST ‡f WEST Bronze ‡u http://www.cdlib.org/services/west/docs/WESTProgramStatement.pdf

Exemple 2 : Utilisation de la 583 pour enregistrer les engagements de rétention et les résultats de la validation de fonds de revues, lorsque les fonds ne sont révisés que par rapport à leur exhaustivité. Deux Notes 583 de mesures prises sont créées.

Rétention 583 :
583 1# ‡3 v.1–v.45 (1960–2002) ‡a s'est engagée à retenir ‡c 20110101 ‡d 31 décembre 2035 ‡f OCA DPR ‡f WEST ‡f WEST Silver ‡j ORUS‡2 pda ‡5 OrU

Exhaustivité 583 :
583 1# ‡3 v.1–v.3 (1960–1962), v.5–v.37(1964–1997), v.39–v.45 (1999–2002) ‡a exhaustivité révisée ‡c 20110101 ‡f OCA DPR ‡f WEST ‡f WEST Argent ‡i validation au niveau du volume ‡l volumes manquants ‡z manquent les v. 4, v.38 ‡2 pda ‡5 OrU

Exemple 3 : Utilisation de la 583 pour enregistrer les engagements de rétention et les résultats de la validation de fonds de revues, lorsque les fonds sont révisés par rapport à leur exhaustivité et leur état. Trois Notes 583 de mesures prises sont créées pour enregistrer l'engagement de rétention, la révision de l'exhaustivité et l'évaluation de l'état.

Rétention 583 :
583 1# ‡3 v.1–v.50 (1951–2005) ‡a s'est engagée à retenir ‡c 20110101 ‡d 31 décembre 2035 ‡f WEST ‡f WEST Or ‡j AZFSP ‡2 pda ‡5 AzTeS

Exhaustivité 583 :
583 1# ‡3 v.1–v.50 (1951–2005) ‡a exhaustivité révisée ‡c 20110101 ‡f WEST ‡f WEST Or ‡j AZFSP ‡i validation au niveau du numéro ‡l volumes manquants ‡l réimpressions ‡z manquent v.6–v.7 (1959–1960), v.17 (1970) ‡z réimpressions v.3–v.5 (1951–1958) ‡2 pda ‡5 AzTeS

État 583 :
583 1# ‡3 v.1–v.50 (1951–2005) ‡a état révisé ‡c 20110101 ‡f WEST ‡f WEST Ord ‡i validation au niveau du numéro ‡j AZFSP‡l reliures serrées ‡z reliures serrées v.30–v.35 (1973–1978) ‡2 pda ‡5 AzTeS

What are the Preferred ‡l Status terms when ‡a = "condition reviewed"?

Tableau 1

Modalité Directives d'utilisation
Papier acide Le procédé utilisé pour identifier le papier acide devrait être documenté dans une note publique ‡z, par ex. le test du stylo pH, etc.
Papier alcalin Le procédé utilisé pour identifier le papier alcalin devrait être documenté dans une note publique ‡z, par ex. une note éditeur sur la page de titre, par ex. le test du stylo pH, etc.
Papier cassant Le procédé d'évaluation et le résultat devraient être documentés dans une note publique ‡z, par ex. le test du double pli - déchirure au niveau du deuxième pli.
Décoloré Pour du texte décoloré, une couverture décolorée, etc. Utilisez une note publique ‡z pour préciser quelles pages, numéros, volumes sont décolorés.
Rousseurs Pour du texte ou une couverture marqué de rousseurs, utilisez une note publique ‡z pour préciser quels pages, numéros, volumes sont marqués de rousseurs.
Surligné/ Souligné Utilisez une note publique ‡z pour préciser l'emplacement du texte surligné ou souligné.
Détérioration due à des insectes Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels pages, numéros ou volumes ont été détériorés par des insectes./td>
Lâche Utilisez une note publique ‡z pour préciser quel numéro ou volume contient des reliures, couvertures, pages lâches, etc.
Annotations Utilisez une note publique ‡z pour préciser dans quel numéro ou volume se trouvent les annotations.
Détérioration par la moisissure Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes sont détériorés.
Bloc de texte noirci Utilisez une note publique ‡z pour préciser l'emplacement du texte noirci.
Plein vélin Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes sont en plein vélin.
Recouvert Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes ont été mal recouverts, afin de les inclure dans les mesures de préservation à venir.
Mal réparé Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes ont été mal réparés, afin de les inclure dans les mesures de préservation à venir.
Correctement réparé Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes ont déjà été réparés.
Taché Précisez quelles couvertures, pages de quels numéros ou volumes sont tachées à l'aide d'une note publique ‡z.
Reliure serrée Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes ont une reliure trop serrée.
Déchiré Précisez quelles couvertures ou pages de quels numéros ou volumes sont déchirées à l'aide d'une note publique ‡z.
Déformé/ gaufré Précisez quelles couvertures ou pages de quels numéros ou volumes sont déformées ou gaufrées à l'aide d'une note publique ‡z.
Pages jaunies/ brunies Utilisez une note publique ‡z pour préciser l'emplacement des pages jaunies ou brunies.

What are the Preferred ‡| Status terms when ‡a = "completeness reviewed"?

Tableau 2

Modalité Directives d'utilisation
Les modèles de reliure diffèrent Le procédé utilisé pour identifier le papier acide devrait être documenté dans une note publique ‡z, par ex. le test du stylo pH, etc.
Manquant Précisez quels documents matériels sont manquants, par ex. feuillets, pages, numéros et volumes manquants, etc. Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes sont manquants ou quelles couvertures/ pages sont manquantes.
Réimpressions Utilisez une note publique ‡z pour préciser quels numéros ou volumes sont des réimpressions.

What are the implementation steps?

Voici un résumé pour chaque institution des étapes d'implantation à suivre.

Domaines de coordination par un chef de projet des archives de collections imprimées

  • Collaborer avec, et proposer les nouveaux symboles d'institution aux membres de l'initiative de l'archivage des collections imprimées, tout en respectant au mieux la nomenclature recommandée. Collaborer avec OCLC pour déterminer la disponibilité des symboles proposés. (Les demandes de mise en place de symboles et autres activités doivent être envoyées à orders@oclc.org ou profiling@oclc.org.) Fournir une orientation aux bibliothèques membres relative aux paramètres des symboles (fournisseur/ non fournisseur) adaptées à l'initiative de partage des collections imprimées.
  • Pour obtenir un symbole, envoyez un message à OCLC Profiling en demandant que de nouveaux codes de fonds de bibliothèque soient associés au symbole OCLC donné. Demandez une configuration XXXSP. Énumérez la liste de codes de fonds bibliothèque à 4 chiffres que vous souhaitez associer à ce symbole d'institution, et fournissez une brève description pour chacun, comme suit :
    • EAST – Succursale Est
    • MAIN – Succursale principale (par défaut)
    • MUSC – École de musique
    • NORT – Succursale Nord
    • REFA – Référence générale
    • REFB – Référence de réserve
    • SOUT – Succursale Sud
    • STOR – Lieu de stockage
    • WEST – Succursale Ouest
  • Faciliter les contacts entre les bibliothèques membres et les unités de service à la clientèle d'OCLC pour mettre en place de nouveaux symboles d'institution.
  • Mettre en place un vocabulaire commun spécifique à l'initiative d'archivage des collections imprimées à utiliser dans la 583. Ce vocabulaire peut être relatif, par exemple, à la période de rétention, au nom du programme d'archivage, aux modalités de préservation sélectionnées tirées du vocabulaire PDA, à l'URL de la documentation de l'initiative d'archivage des collections imprimées.
  • Mettre en place une URL pour la documentation de l'initiative d'archivage des collections imprimées et y publier les politiques, directives et normes de validation, et/ ou les définitions des révisions d'état et d'exhaustivité.
  • Faciliter la mise en place de la Capacité à l'accès groupé et aux catalogues de groupes pour l'initiative d'archivage des collections imprimées, et négocier des tarifs de groupes, le cas échéant.

Domaines de coordination par un responsable du partage des ressources, répartis selon le système de PEB

Pour l'ensemble des bibliothèques, si la bibliothèque fera des prêts à l'aide du nouveau symbole OCLC d'archivage des collections imprimées

  • Assurez-vous que le nouveau symbole OCLC est activé pour le PEB.
  • Obtenez les informations relatives à l'autorisation et au mot de passe auprès des services de commande OCLC.
  • Allez au Répertoire des politiques OCLC pour paramétrer les coordonnées de contact, les politiques de prêt et toute règle de déviation souhaitée, ainsi que pour modifier le symbole de « Non fournisseur » en « Fournisseur ».

Pour les bibliothèques du Partage de ressources WorldCat

  • Procédez au paramétrage de base pour le nouveau symbole OCLC (données constantes, etc.).
  • Au besoin, ajoutez de nouveaux symboles OCLC d'archivage de collections imprimées partagées pour personnaliser les groupes et listes de fonds, afin de modifier les endroits où ces symboles apparaissent dans les chaînes de prêteurs créés automatiquement.
  • Transmettez vos questions au service à la clientèle d'OCLC.

Pour les bibliothèques ILLiad

  • Si la bibliothèque ne prend en charge que le nouveau symbole OCLC de collections imprimées partagées avec cette instance d'ILLiad, procédez au paramétrage de base. Transmettez vos questions au service à la clientèle d'OCLC.
  • Si la bibliothèque prend en charge plus d'un symbole OCLC pour une même instance d'ILLiad, elle doit acheter une licence de bibliothèque « satellite » au prix approximatif annuel de 1 200 $ US. Transmettez vos questions relatives à la mise en place d'une bibliothèque satellite au service à la clientèle d'Atlas Systems. (Une alternative possible à la mise en place d'une bibliothèque satellite serait de gérer les demandes de PEB envoyées au nouveau symbole de collections imprimées partagées à l'aide du Partage de ressources WorldCat. Ceci serait moins coûteux, et étant donné la faible utilisation des documents pris en compte, ne serait pas complexe à mettre en place. Mais cela retirerait cet aspect du PEB du flux de travail habituel de l'institution.)
  • Un calibrage supplémentaire est nécessaire si une bibliothèque a l'intention d'utiliser les capacités ISO du PEB d'ILLiad pour communiquer avec d'autres partenaires de PEB conformes à la norme ISO en mode serveur-à-serveur au lieu de passer par l'intermédiaire d'un système centralisé de prêt entre institutions. Transmettez vos questions au service à la clientèle d'OCLC.

Pour les bibliothèques VDX

  • Pour toute demande d'échange au sein du groupe VDX, l'ensemble des nouveaux symboles OCLC devra être ajouté aux tableaux du système par l'agence du groupe.
  • Pour toute demande d'échange en dehors du groupe VDX avec des partenaires utilisant le Partage de ressources WorldCat ou ILLiad, soumettez une demande via le compte TopDesk pour que la prise en charge VDX soit activée sur le PEB ISO pour l'ensemble des nouveaux symboles d'archivage des collections imprimées. Assurez-vous que l'ensemble des symboles OCLC des partenaires souhaités sont configurés dans les tableaux du système.

What OCLC-costs might be incurred?

  • Une bibliothèque doit disposer d'un abonnement complet au catalogage d'OCLC pour pouvoir enregistrer sa collection de documents imprimés partagés. Un nouvel abonnement n'est pas nécessaire s'il y en a déjà un.
  • Un forfait unique LHRUS est appliqué lors du paramétrage du chargement par lot des notices de fonds locales.
  • OCLC créera un nom d'utilisateur et un mot de passe Partage de ressources WorldShare pour chaque nouveau symbole associé à un projet de partage de collections imprimées.
  • Si la bibliothèque compte utiliser l'interface Partage de ressources WorldCat, un abonnement annuel de prêt uniquement au Partage des ressources WorldCat sera associé à ce symbole.
  • Si une bibliothèque souhaite utiliser l'ILLiad pour des activités de prêt, le coût de prêteur Partage de ressources WorldCat est supprimé, mais le coût d'une licence satellite annuelle ILLiad s'applique (il s'agit d'un processus de tarification standard appliqué à l'ensemble de la communauté ILLiad).
  • Pour obtenir des détails sur les coûts qui s'appliquent à votre groupe de bibliothèques, veuillez contacter votre représentant OCLC ou l'agent de liaison de la communauté de collections imprimées partagées d'OCLC Bill Carney.

Pour toute question supplémentaire relative au projet de gestion des collections imprimées partagées, veuillez nous contacter