Canada

Gestion des collections imprimées partagées

Les efforts régionaux se multiplient pour consolider et préserver les collections de documents imprimés au sein de nombreuses bibliothèques, en réponse à la disponibilité croissante des ressources numériques et de la pression relative au manque d'espace dans les bâtiments des bibliothèques universitaires. OCLC soutient de manière active les programmes de partage de collections imprimées et les directives sur les métadonnées des archives de collections imprimées afin de venir en aide aux membres et aux groupes qui relèvent ces défis. Les bibliothèques et groupes qui souhaitent enregistrer leurs collections de documents imprimés partagés sur WorldCat et fournir l'accès aux collections via le Partage de ressources WorldShare peuvent contacter l'agent de liaison de la communauté des collections imprimées partagées d'OCLC Bill Carney. Pour de plus amples renseignements sur ce processus, veuillez consulter la FAQ.

Les bibliothèques universitaires et de recherche prévoient et mettent en œuvre de plus en plus de programmes leur permettant de partager les responsabilités et les coûts de la préservation des collections de documents imprimés. De nombreux facteurs suscitent ce changement :

  • L'accent désormais mis au niveau universitaire sur les formats électroniques au détriment des formats papier signifie que les collections de documents imprimés seront considérés fournir de moins en moins de valeur.
  • Les exigences d'espace pour l'enseignement, l'apprentissage et la collaboration versus les « entrepôts de livres ».
  • L'univers des institutions ayant à la fois la mission et la capacité d'assurer à long terme la préservation des collections de documents imprimés se réduit constamment.
  • Le retour sur investissement pour les collections locales de documents imprimés diminuant, les bibliothèques cherchent à externaliser leurs opérations relatives aux documents imprimés vers des dépôts partagés.

Plusieurs programmes à grande échelle de partage de documents imprimés sont en cours dans le monde, dont le UK Research Reserve (UKRR), le Western Regional Storage Trust (WEST), le Committee on Institutional Cooperation Shared Print Repository (CIC-SPR), l'Association of Southeastern Research Libraries (ASERL) Journal Retention Program et de nombreux autres, parrainés par les consortiums de bibliothèques aux niveaux régional et local.

Dans ce nouvel environnement, la diffusion élargie de données au niveau des éléments/ exemplaires relatives aux documents archivés/ partagés est nécessaire pour prendre en charge :

  • l'évaluation des risques relatifs à la préservation : Combien d'exemplaires existent dans le système ? Dans quel état sont-ils ? Font-ils l'objet d'accords relatifs à leur archivage/ préservation ?
  • la gestion des collections : Quels exemplaires de la collection locale devraient être retenus ? Comment l'espace peut-il être optimisé ? Comment les inventaires peuvent-ils être optimisés ?
  • le partage des ressources : Quels exemplaires retenus peuvent être accessibles, et par quels moyens, selon quelles modalités et par qui ?

À la fin 2010, plusieurs personnes actives dans la communauté de partage des collections imprimées (archivage des collections imprimées) ont commencé à rechercher des manières pour OCLC de soutenir les besoins immédiats et futurs des bibliothèques en termes de gestion des collections imprimées partagées. WorldCat d'OCLC a été perçu comme constituant la base logique pour l'infrastructure bibliographique nécessaire, du fait de sa portée mondiale et de son intégration dans les flux de travail de la majorité des bibliothèques qui participent à des programmes de partage des collections imprimées. WorldCat d'OCLC, ainsi que d'autres services, représentent une part essentielle de l'infrastructure bibliographique qui prendra en charge et connectera les initiatives régionales de partage des collections imprimées.

Directives sur les métadonnées des collections imprimées partagées

Entre 2010 et le début de 2012, un comité communautaire a mené un projet pilote dans le but de rédiger et de tester des recommandations selon lesquelles les bibliothèques pourraient utiliser WorldCat pour enregistrer leur contenu qui participe aux archives de partage des collections imprimées.

L'approche recommandée comprend trois éléments clé :

  • Définition de symboles d'institution OCLC distincts pour identifier les titres de collections imprimées archivées dans les emplacements et bibliothèques à service complet
  • Saisie des données d'archives de collections imprimées au niveau des fonds dans les notices de fonds MARC (notices de fonds locales OCLC)
  • Utilisation de la Note de préservation 583 pour décrire les caractéristiques spécifiques des mesures d'archives de collections imprimées pour chaque série de fonds

Pour en savoir plus, veuillez consulter :

Veuillez noter que ces directives ont été élaborées et testées pour des fonds de revues. Les structures de données devraient, en théorie, être exploitables pour les monographies mais certaines variations peuvent intervenir au niveau des fonctions relatives à l'utilisation des notices de fonds locales pour les monographies qui n'ont pas été testées.

Les bibliothèques qui participent à des contrats de partage de collections imprimées sont encouragées à communiquer leurs fonds de revues imprimées conservés dans WorldCat conformément à la présente méthode dès que possible.

Prise en charge OCLC pour les programmes de collections imprimées partagées

OCLC a nommé Bill Carney en tant qu'agent de liaison pour la communauté de partage des collections imprimées et point de contact pour les bibliothèques et consortiums au cours de la mise en place des procédés nécessaires à la transmission des fonds de collections imprimées partagées dans WorldCat. Bill Carney sera votre premier contact et vous aidera dans la mise en œuvre des premières étapes nécessaires à la définition des nouveaux symboles et des notices de fonds locales.

OCLC collaborera avec la communauté des bibliothèques pour collecter et évaluer toute exigence supplémentaire nécessaire à une gestion coopérative des collections de documents imprimés, dont les services de veille commerciale.

Nous poursuivrons également la mise en œuvre d'un programme établi de recherche en collections de documents imprimés partagés. Cette recherche continuera à explorer l'évolution des opérations des bibliothèques associées au changement en cours passant de l'inventaire des collections imprimées locales à la gestion collective des collections imprimées et numériques.

Pour toute question relative au projet de gestion des collections imprimées partagées, veuillez nous contacter par courriel à l'adresse sharedprint@oclc.org.