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Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada

7 mai 2007 (dernière mise à jour : 27 mars 2014)

Mission

La mission du Comité consultatif d'OCLC Canada (CCOC) est d'offrir conseils et informations à OCLC Canada sur des questions touchant les bibliothèques au niveau régional, national et international. La mission du CCOC est également de s'assurer qu'OCLC Canada évolue dans un esprit de collaboration avec les organismes canadiens tant pour identifier les opportunités que pour créer des services.

Les conseils et informations seront utilisés pour mieux répondre aux besoins des bibliothèques membres situées à l'intérieur du Canada, et le Comité transmettra régulièrement les résultats de ces initiatives à la direction supérieure d'OCLC. Le CCOC aidera OCLC Canada à déterminer les directions futures incluant des possibilités de coopération avec d'autres organismes ou initiatives reliées aux activités d'OCLC Canada. Les tâches spécifiques du CCOC sont :

  • Conseiller OCLC Canada sur la planification et les politiques.
  • Solliciter des informations d'une grande variété de sources et partager idées, commentaires, suggestions et préoccupations avec OCLC Canada.
  • Être le lien entre les membres canadiens, le Conseil mondial d’OCLC et le Conseil régional des Amériques d’OCLC.
  • Conseiller OCLC Canada sur les services et produits offerts.
  • Passer en revue les résultats des sondages sur la satisfaction des bibliothèques membres à intervalles réguliers.
  • Conseiller OCLC Canada sur les manières de collaborer efficacement avec d'autres initiatives de bibliothèques au Canada et mondialement.
  • Offrir son support à OCLC Canada pour ses projets régionaux (solliciter CARL, CULC et d'autres conseils d'associations de bibliothèques du pays).

Membres du Comité consultatif

Les délégués au Conseil mondial d’OCLC et le délégué au Comité exécutif du Conseil régional des Amériques d’OCLC qui représentent le Canada seront des membres du CCOC. Ces délégués seront automatiquement assignés comme membres votants au CCOC durant leur terme respectif. Il y aura trois (3) membres votants d’office au CCOC : l’un représentant Bibliothèque et Archives Canada (BAC); l’un représentant le groupe Gestion du savoir de la Bibliothèque scientifique nationale du Conseil national de recherches Canada; et l’un représentant Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Les nouveaux membres supplémentaires du CCOC sont nommés par les membres existants avec l’aide du directeur d’OCLC Canada. Tant les membres que le directeur doivent veiller à ce que la représentation géographique, linguistique et des types de bibliothèques soit équilibrée. Le nombre désiré de délégués est neuf (9) membres votants mais, de temps à autre, et selon le nombre de représentants étant délégués au Conseil mondial d’OCLC et délégué au Comité exécutif du Conseil régional des Amériques d’OCLC mais non déjà délégué au CCOC, et selon la durée des mandats des délégués existants, ce nombre peut être dépassé au besoin.

Les membres du CCOC choisiront le président du CCOC.

Le directeur d'OCLC Canada et jusqu'à deux employés supérieurs d'OCLC seront membres d'office du CCOC.

Responsabilités des délégués du Comité consultatif d'OCLC Canada

  1. Les membres du Comité, à l'exception des responsabilités et devoirs assignés par le Comité même, doivent être égaux en pouvoirs et responsabilités.
  2. Les membres du Comité doivent s'efforcer de mener, de bonne foi, les affaires du Comité par consensus et travailler avec diligence pour remplir le mandat du Comité.
  3. Les membres du Comité qui ne peuvent plus assumer leurs responsabilités de façon consciencieuse au sein du Comité doivent démissionner par écrit (par lettre signée et envoyée au président du Comité et au directeur d'OCLC Canada).
  4. Les délégués au Comité doivent faire connaître les activités d'OCLC et de la Coopérative OCLC auprès de clientèles locales et nationales du Canada.
  5. Les délégués doivent faire la promotion des valeurs communes de la coopérative OCLC telles que décrites sur le site Web d'OCLC Canada http://www.oclc.org/fr-CA/membership/shared-values.html.

Durée du terme

Un membre du CCOC sera nommé pour un terme de trois ans. Tout membre peut se présenter pour un second terme, après approbation du Comité, normalement une fois, pour un total de six années consécutives.

Le terme du président du Comité sera déterminé par le Comité lors de sa sélection, mais devrait idéalement être d'une durée de trois ans.

Au minimum, un nouveau membre devrait remplacer un membre existant pour un terme de trois ans chaque année.

Réunions

Normalement, le CCOC se réunira en personne annuellement (à l'automne). Le lieu de la rencontre sera choisi par les délégués au CCOC afin de correspondre aux profils des membres et changera chaque année afin de permettre au CCOC et au personnel d'OCLC Canada de rencontrer les membres et utilisateurs de la coopérative OCLC Canada à travers le Canada.

Le CCOC se réunira deux fois par année, ou plus si le président le juge nécessaire, via conférence téléphonique. Ces conférences téléphoniques pourraient avoir lieu avant les réunions du Conseil mondial d'OCLC et/ou du Conseil régional des Amériques d'OCLC.

Les procès-verbaux et les conclusions des réunions seront rédigés par le directeur d'OCLC Canada et révisés par le président du CCOC. Les procès-verbaux seront accessibles au public.

La traduction simultanée en anglais ou en français sera fournie lorsque nécessaire. Tous les documents du Comité consultatif d'OCLC Canada seront disponibles dans les deux langues officielles du Canada.

OCLC Canada fournira les services de secrétariat (préparation de l'ordre du jour, procès-verbaux, rapports, etc.) pour le CCOC. La correspondance additionnelle peut être effectuée par le biais du courrier électronique et les appels téléphoniques au besoin.

Révision annuelle

Le Comité consultatif doit réviser annuellement sa Charte afin d'en assurer la pertinence.

Déplacements et conférences téléphoniques

OCLC Canada remboursera les frais de transport et d'hébergement liés aux réunions du Comité consultatif incluant la nourriture et les fais de transport terrestre dans, et de la, localité du délégué. Les dispositions pour les voyages et les conférences téléphoniques seront transmises aux délégués par OCLC Canada.