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Fonctionnement

La Passerelle WorldCat pour collections numérisées offre aux administrateurs de collections et de dépôts un outil en libre-service leur permettant de télécharger les métadonnées de leurs contenus numérisés dans WorldCat. La Passerelle est gratuitement mise à la disposition de toutes les bibliothèques, les archives, les musées et les autres établissements du patrimoine.

Grâce à cette Passerelle, vous pouvez créer un profil pour chacune de vos collections numérisées, en vous basant sur ses trois composants principaux :

  • WorldCat Record Processing (traitement des notices WorldCat)
  • Metadata Map (plan d'organisation des métadonnées)
  • Sync Scheduler (outil de planification de la synchronisation)

WorldCat Record Processing : possibilité de choisir " replace all " (tout remplacer) ou " add new only " (ajouter uniquement les nouvelles notices)

Avec le traitement des notices WorldCat Record Processing de la Passerelle, vous pouvez choisir de remplacer toutes vos métadonnées en sélectionnant " replace all " (tout remplacer) ou d'ajouter seulement les nouvelles métadonnées, grâce à l'option " add new only " (ajouter uniquement les nouvelles notices).

Si vous sélectionnez " replace all " (tout remplacer), à chaque téléchargement de métadonnées dans WorldCat, l'ensemble des modifications et des compléments apportés à vos métadonnées locales seront mis à jour et ajoutés à WorldCat. Si vous choisissez " add new only " (ajouter uniquement les nouvelles notices), seuls les éléments récemment ajoutés à vos métadonnées locales seront téléchargés sur WorldCat. Grâce à ces options, vous pouvez adapter la Passerelle à différentes chaînes de travail de métadonnées.

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Metadata Map : un aperçu de vos métadonnées dans un affichage WorldCat

Le plan d'organisation des métadonnées Metadata Map proposé par la Passerelle vous permet d'afficher vos collections sous leur meilleur jour dans WorldCat, afin de les rendre plus visibles et accessibles. Metadata Map est une interface utilisateur graphique qui vous donne la possibilité d'ajuster la présentation de vos métadonnées sources dans un affichage WorldCat.org. Elle vous permet également de modifier votre plan d’organisation de métadonnées en tout temps et ces modifications seront reflétées lors de votre prochaine récolte de métadonnées.

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Vous pouvez ensuite ajuster l'emplacement de chaque élément de vos métadonnées sources dans l'affichage WorldCat.org. Metadata Map vous permet d'afficher un aperçu des métadonnées de chaque élément ou seulement un échantillon de la totalité de la collection. Les modifications apportées au plan s'appliquent à toute la collection; vous pouvez ainsi rapidement créer un plan et l'enregistrer pour cette collection à l'aide du profil.

Si les options initialement affichées pour le plan de vos métadonnées ne vous conviennent pas, vous pouvez étendre l'affichage grâce à un modèle spécial de superposition permettant d'afficher davantage de zones. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner l'option " Show more mappable fields " (Afficher plus de zones). Cette fonction vous offre un plus grand choix d'emplacements pour vos métadonnées dans l'affichage WorldCat.org.

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Metadata Map comprend également deux autres modes d'affichage de vos métadonnées : l'affichage de recherche et l'affichage MARC, pour affiner encore davantage votre plan. L'affichage de recherche WorldCat vous permet de visualiser la manière dont vos métadonnées apparaîtront dans un résultat de recherche WorldCat, alors que l'affichage MARC présente la notice MARC en arrière-plan dans le système de recherche.

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Sync Scheduler : s'adapte à votre chaîne de travail locale

La fonction Sync Scheduler de la Passerelle vous permet d'ajouter des mises à jour à WorldCat selon votre chaîne de travail locale, à des fins de développement et de gestion de l'ensemble de vos collections numérisées. Une fois le plan d'organisation des métadonnées d'une collection approuvé, Sync Scheduler lance immédiatement la première synchronisation de votre collection avec WorldCat.

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Sync Scheduler lance également une synchronisation automatique de votre collection chaque trimestre. Il vous permet par ailleurs de modifier les paramètres initiaux de fréquence de synchronisation et d'opter pour une synchronisation mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

En outre, si votre collection comporte de nouvelles notices que vous souhaitez voir apparaître immédiatement, Sync Scheduler dispose d'une option de synchronisation instantanée avec WorldCat, " Sync with WorldCat Now " (Synchroniser avec WorldCat maintenant). Cette option vous permet de télécharger les dernières mises à jour dans WorldCat en dehors des périodes de synchronisation que vous avez définies. Il s'agit d'un excellent moyen d'obtenir ces informations spécifiques dans WorldCat dans le cadre d'une présentation à votre directeur ou votre conseil d'administration.

Une chaîne de travail étendue, en option, ajoute ces notices MARC récemment créées à votre catalogue local ou à votre catalogue public en ligne (OPAC). Plus précisément, à chaque fois que vous téléchargez des métadonnées dans WorldCat, vous recevez un rapport détaillé comprenant la liste des notices créées et leurs numéros OCLC. Grâce à ce rapport et au client OCLC Connexion, vous pouvez ensuite télécharger les notices MARC dans le catalogue local ou le catalogue public en ligne de votre bibliothèque. De plus, les utilisateurs de CONTENTdm peuvent utiliser la fonctionnalité WorldCat Sync dans le module d’administration de CONTENTdm pour consulter ce rapport et incorporer automatiquement les numéros OCLC aux métadonnées de leur contenu numérisé.