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Sustainable Collection Services®

Sustainable Collection Services le permite:

Datos de GreenGlass

Obtener datos accionables mediante GreenGlass®

Un espacio de la biblioteca compartido

Compartir, archivar o eliminar monografías para transformar el valioso espacio de la biblioteca

Grupo de estudiantes colaborando juntos para obtener medios electrónicos de la biblioteca

Acelerar las tareas de copias impresas compartidas


Obtener datos accionables mediante GreenGlass

GreenGlass ofrece herramientas de visualización de colecciones con capas de datos opcionales que le brindan nuevas perspectivas. También proporciona:

  • Un desarrollador de consultas de varias facetas a fin de crear escenarios de preservación y retiro
  • Listas en línea de materiales que coincidan con los parámetros de cualquier consulta con los metadatos de descarte de SCS
  • Listas accionables de materiales que se pueden exportar en Microsoft Excel

La base de datos de GeenGlass contiene:

  • Los datos bibliográficos y en el nivel de los materiales de la biblioteca, con vínculos activos al OPAC
  • Los datos de uso de la biblioteca, incluida la circulación, el recuento de las reubicaciones en estantes, los préstamos en la sala de lectura
  • Los datos de las existencias de WorldCat, para bibliotecas colegas, su estado, su país, el mundo
  • Las existencias de la biblioteca digital HathiTrust, el material de dominio público y el protegido por derechos de autor
  • Marcadores para las reseñas y lo títulos académicos destacados de CHOICE
  • Reglas personalizadas para la protección de títulos

Vea nuestros tutoriales para obtener más información sobre GreenGlass

Computadora que muestra el logotipo de GreenGlass

Transformar el valioso espacio de la biblioteca para la colaboración

Compartir, archivar o eliminar monografías para transformar el valioso espacio de la biblioteca

La adaptación de las antiguas estanterías a nuevos espacios para el estudio o la colaboración puede aumentar realmente su alcance a los usuarios y rejuvenecer su comunidad. El descarte inteligente a través de Sustainable Collection Services (SCS) garantiza que el criterio que adopte para la eliminación de material o el proyecto de copias impresas compartidas de su biblioteca sea el apropiado.

Consulte la sección "Library space planning" (Planificación del espacio de la biblioteca) en nuestra bibliografía

Este es nuestro proceso para apoyar su proyecto de descarte

Paso 1: Mantener una sesión de planificación para establecer las metas del proyecto

Paso 2: Cargar los datos del catálogo a nuestro centro de datos. Nos envía un extracto del catálogo a través del FTP.

Paso 3: Limpiar y normalizar los datos del catálogo. En este paso, nosotros:

  • Identificamos y corregimos las anomalías
  • Buscamos los números de registro de OCLC según sea necesario
  • Asignamos los datos a los campos de la base de datos de SCS
  • Identificamos e informamos las oportunidades de corrección de datos

Paso 4: Buscar coincidencias entre los registros del catálogo y los conjuntos de datos externos. Los conjuntos de datos incluyen:

  • WorldCat de OCLC
  • Otros conjuntos de datos de bibliotecas (en proyectos grupales)
  • La biblioteca digital Hathi Trust
  • Listas autorizadas de títulos

Paso 5: Cargar los datos en la aplicación web de GreenGlass

Paso 6: Analizar la colección y crear escenarios. Usted y su personal utilizan GreenGlass para analizar su colección y crear escenarios de copias impresas. El personal de OCLC lleva a cabo el análisis personalizado según sea necesario.

Paso 7: Elaborar listas del material candidato al retiro y del material candidato a la preservación

Paso 8: Revisar las listas y editar los criterios. A medida que corrija los criterios —por ejemplo, en función del área temática o de la ubicación— usted se sentirá más cómodo con los criterios que elija.

Paso 9: Modificar y/o aprobar las listas de retiro y preservación

Paso 10: Transferir los libros y actualizar los registros de los catálogos. Algunas de las decisiones habituales:

  • Transferir los libros a la instalación de almacenamiento o al archivo
  • Reciclar, donar o descartar libros
  • Actualizar los registros del catálogo por lotes
  • Actualizar sus existencias de OCLC a través de la carga por lote

Acelerar las tareas de copias impresas compartidas

Las bibliotecas académicas y de investigación de todo el mundo están implementando programas para compartir la responsabilidad y los costos de mantener las colecciones impresas. Factores que impulsan este cambio:

  • El cambio creciente en la atención académica de los formatos impresos a los electrónicos significa que existe la percepción de que las colecciones impresas retrospectivas de poco uso ofrecen menos valor.
  • Las demandas competitivas por el espacio en las bibliotecas favorecen la enseñanza, el aprendizaje y la colaboración en contraposición a la idea de "un depósito de libros".
  • El universo de instituciones que tienen la obligación y la capacidad de apoyar la preservación de copias impresas a largo plazo se está reduciendo.
  • A medida que el retorno de la inversión de las colecciones impresas locales disminuye, las bibliotecas buscan externalizar operaciones de copias impresas a repositorios compartidos.

SCS admite iniciativas de copias impresas compartidas tanto grandes como pequeñas.

Componentes de un proyecto grupal

Los proyectos de copias impresas compartidas implican trabajar con datos de diversas bibliotecas. El tamaño de un proyecto grupal puede variar e incluir solo dos o tres o hasta varias docenas de bibliotecas. La complejidad de un proyecto variará en función de su tamaño, la trayectoria de colaboración que hayan tenido los participantes, la uniformidad de sus respectivas prácticas de administración de datos, el alcance del proyecto, y de otros factores. A continuación se ofrece una descripción general de los componentes de un proyecto grupal:

  1. Reuniones de planificación: Desde el inicio del proyecto, es fundamental reunir a las personas clave de cada biblioteca a fin de determinar el alcance del proyecto, la estrategia y los plazos. Esto se puede hacer personalmente o mediante llamadas en conferencia; en general, las personas que participan son los directores del proyecto, los bibliotecarios de sistemas, representantes de las colecciones y alguien que conozca bien los datos (generalmente, un catalogador).
  2. Entrega de datos a SCS: Cada biblioteca participante proporcionará a SCS los datos bibliográficos, de materiales y de circulación de todas las monografías que estén dentro del alcance del proyecto. Estos datos luego se filtran, se limpian y se normalizan.
  3. Conjunto de datos del grupo: SCS compila todos los datos normalizados de las bibliotecas participantes en una única base de datos, y calcula diversos recuentos de existencias y coincidencias en el nivel del grupo. En ese momento, se carga el conjunto de datos de todo el grupo a GreenGlass para Grupos (G3).
  4. Desarrollo del escenario: En G3, es posible crear y analizar una cantidad ilimitada de escenarios de retención que abarquen al grupo. Los escenarios de retención se crean a partir de una amplia variedad de parámetros, entre ellos: límites en el material a archivar (cantidad de copias a conservar), año de publicación, niveles de uso y recuentos de superposiciones. Muchas combinaciones son posibles, y desarrollar escenarios en los que se equilibre adecuadamente el riesgo y el rédito es quizá el cometido más importante en cualquier proyecto de copias impresas compartidas. Estos ejercicios de creación de modelos ayudarán a fundamentar los acuerdos de retención compartida, y cada biblioteca comprenderá mejor qué material se puede descartar de manera segura y qué material se debe conservar.
  5. Asignación de los compromisos de retención: Una vez establecidos los criterios y que el grupo haya llegado al consenso sobre el escenario de retención que se adoptará, SCS asigna compromisos de retención a cada una de las bibliotecas miembro. En proyectos grupales, los beneficios y responsabilidades del descarte se deben compartir de manera equitativa, o de algún modo en el que el grupo esté de acuerdo. La decisión de cuáles bibliotecas podrían retirar y cuáles deben conservar determinados títulos depende de numerosas variables, que incluyen cuántas copias desea conservar el grupo, los títulos que tiene en existencia cada biblioteca, el tamaño de la colección, las necesidades de espacio y otros factores.
  6. Los compromisos de retención se cargan a GreenSpace: Como preparación para que las bibliotecas miembro puedan pasar a la acción a nivel local, se actualiza la cuenta de GreenGlass de cada biblioteca de modo que refleje el acuerdo de retención del grupo. Las bibliotecas miembro pueden generar listas de los materiales que tienen la responsabilidad de conservar, y la lista de materiales que pueden descartar de manera segura.
  7. Administración continua de datos: Aunque se adquieran nuevos títulos cada año, la circulación continúe y otras bibliotecas modifiquen sus colecciones, la mayoría de los grupos llegan a la conclusión de que sus conjuntos de datos de SCS pueden servir hasta dos años sin modificación.

El rol de SCS en los proyectos grupales puede variar, pero nuestras prioridades clave incluyen:

  1. La administración de datos: SCS valida, normaliza, incrementa y compila los datos del grupo a fin de que sean lo más completos y confiables posible.
  2. Proporcionar herramientas que permitan que el grupo pueda interactuar con los datos: SCS ha creado GreenGlass para Grupos específicamente para los programas de copias impresas compartidas, a fin de facilitar la visualización, la creación de modelos, la comunicación y la predicción.
  3. Asegurar el éxito del proyecto: SCS convoca y facilita las reuniones, permite que se hagan presentaciones en persona y a través de seminarios web, ayuda en la comunicación con las partes interesadas, sirve de apoyo a los gerentes de proyectos, ejecuta consultas e informes personalizados y cualquier otra cosa que se necesite para alcanzar los objetivos del grupo.

Funcionalidad de grupo de GreenGlass

La funcionalidad de grupo de GreenGlass emplea visualizaciones y herramientas de organización que permiten a los grupos de bibliotecas lo siguiente:

  • conocer la colección compartida con respecto a la superposición, la dispersión de temas y el uso
  • probar los diversos escenarios de retención y estimar el impacto en cada biblioteca participante
  • comprometerse en acuerdos de retención específicos, con confianza en la comprensión del resultado

La funcionalidad de grupo de Greenglass emplea herramientas de consultas y listas de materiales que permiten a las bibliotecas individuales lo siguiente:

  • proteger los libros correctos y, de este modo, distribuir la responsabilidad de la colección compartida
  • Reducir el tamaño de las colecciones de monografías impresas, sabiendo que se ha garantizado el acceso al contenido en el largo plazo

Proyectos de copias impresas compartidas de SCS

Sustainable Collection Services proporciona herramientas y servicios que facilitan la administración, el intercambio, el archivo o la eliminación de monografías a fin de transformar el valioso espacio de la biblioteca. GreenGlass es una aplicación interactiva creada a medida que le permite explorar su colección impresa.

Disponibilidad del servicio

  • Sustainable Collection Services - Servicio de administración de colecciones compartidas

    Disponible en América, Australia, Nueva Zelanda y el Reino Unido

Más información

Eventos anteriores y grabados

02 noviembre 2017

Sustainable Collection Services: A panel discussion with librarians

26 octubre 2017

Sustainable Collection Services: A brief introduction

Vea todos los eventos relacionados con Sustainable Collection Services »