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Administre las colecciones electrónicas de manera eficaz

Fotografía de Hagerty Library en Drexel University

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"Con los Metadatos de WorldShare, logramos flujos de trabajo más eficaces para nuestros materiales y acceso más preciso a los libros electrónicos, tanto en nuestro catálogo como a través de los servicios de identificación externos".

Holly Tomren
Directora de servicios de metadatos de las bibliotecas de Drexel University

Hasta hace poco, los bibliotecarios de Drexel University debían recurrir a soluciones alternativas bastante engorrosas para administrar los registros de sus libros electrónicos. "Teníamos que marcar en nuestros calendarios las fechas en que debíamos controlar el sitio de un proveedor, para no olvidarnos", explicó Holly Tomren, directora de Servicios de metadatos. "Además, teníamos que recurrir a 20 fuentes diferentes para obtener 20 conjuntos de registros diferentes".

En parte, fueron frustraciones como esta las que condujeron a la creación de la base de conocimiento de WorldCat® y los Servicios de metadatos de WorldShare®. Los bibliotecarios describieron la cantidad de actividades similares, engorrosas e ineficaces que debían realizar para administrar los metadatos de materiales electrónicos, ya que muchos proveedores de contenido y editoriales tenían formas diferentes, a menudo incompatibles, de comunicar las adiciones y los cambios.

La calidad de los metadatos era otro motivo de preocupación para Holly. Como ella lo expresó, "No todos los proveedores ofrecen registros MARC, o la calidad de los registros de los proveedores varía. Además, no todos los proveedores proporcionan información sobre los registros modificados, y unos pocos ofrecen números de OCLC o datos de las existencias".

"En comparación con los registros que obtenemos de otras fuentes", continuó, "los metadatos de libros electrónicos de los Servicios de metadatos de WorldShare son sumamente precisos y oportunos".

"La posibilidad de recuperar registros para todos los proveedores en un solo lugar simplifica muchísimo las cosas. Ya no tengo que recurrir a 20 fuentes diferentes para obtener 20 conjuntos de registros diferentes; ahora puedo obtener todos los registros para todos mis proveedores en un mismo lugar".

A Holly también le agrada el hecho de que haya muchas opciones para personalizar los registros de libros electrónicos antes de que se trasladen a su catálogo. "Como consecuencia, dedico mucho menos tiempo a hacer revisiones internas", comentó.

Es importante que los metadatos de libros electrónicos sean precisos, no solo para los flujos de trabajo de los bibliotecarios, sino también para ofrecerles los materiales adecuados a los estudiantes y docentes. Holly señaló que desde que las existencias de libros electrónicos de sus bibliotecas están en WorldCat, también se pueden identificar a través de WorldCat.org™, WorldCat Local y los sitios de socios respaldados por la API de búsqueda de WorldCat. "La configuración automática de las existencias es verdaderamente un enorme beneficio para la identificación de libros electrónicos".

"El uso de la base de conocimiento de WorldCat y de la función de entrega de registros de los Servicios de metadatos de WorldShare constituye un mejor flujo de trabajo en general", explicó Holly. "No solo ha mejorado el acceso a los libros electrónicos, sino también su identificación mediante nuestras herramientas de identificación. Es una manera más simple de manejar todas nuestras colecciones de libros electrónicos”.

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La biblioteca en cifras

  • Las bibliotecas de Drexel University ofrecen servicios a casi 25 000 estudiantes, 4500 docentes y diversos miembros del personal y de la comunidad.
  • Las colecciones impresas y electrónicas de las bibliotecas contienen 638 717 materiales.
  • En 2012, se descargaron más de 1,5 millones de materiales de los recursos electrónicos de las bibliotecas, casi nueve veces la cantidad de materiales físicos prestados.

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