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Butler University

Recree sus flujos de trabajo para brindar un servicio mejor a sus usuarios

Estudiantes de Butler University en la biblioteca
Foto proporcionada por Butler University

"Contar con un sistema heredado que se creó para aplicar en los procesos de 20 años atrás significaba que conservábamos los procesos en papel de hace 30 años, que se automatizaron hace 20 años. El traslado a un sistema diseñado en torno a flujos de trabajo de recursos electrónicos y el intercambio de información nos inspiró para modificar muchos otros aspectos dentro de nuestra biblioteca".

Josh Petrusa
Vicedecano de Colecciones y Servicios Digitales, Butler University

Hasta hace poco, Butler University Libraries dependía de flujos de trabajo "que tenían sentido en el entorno de hace 20 años", expresó Josh Petrusa, Vicedecano de Colecciones y Servicios Digitales. "Teníamos un montón de boletas, un montón de formularios, un montón de sellos, un montón de papel". Si bien dos tercios del presupuesto financian los recursos electrónicos, el personal bibliotecario los administró usando hojas de cálculo y no recopiló los datos de uso de manera eficaz.

"En los últimos años, cambiaron nuestras prioridades, pero no nuestros flujos de trabajo", explicó Josh. Sin embargo, Butler University es miembro de la Red de Bibliotecas Académicas Privadas de Indiana (PALNI), que en 2014 implementó los Servicios de administración WorldShare® (WMS) para sus 23 miembros. El cambio a un sistema nuevo impulsó a la biblioteca a volver a considerar los flujos de trabajo para alinear las habilidades del personal con los servicios, con el fin de centrarse más en las prioridades principales.

"Debido a estos cambios que pudimos hacer gracias al WMS y mediante la optimización de algunos procesos, los flujos de trabajo nos inspiran para reorganizarnos en torno a nuevas tareas y unidades más coherentes".

"Cambiamos radicalmente las tareas que hace el personal de tiempo completo", explicó Josh. "Nos pusimos al día. Acabamos de contratar al primer bibliotecario de recursos electrónicos de nuestra historia. Debido a que los WMS son fáciles de usar, los estudiantes que trabajan se han hecho cargo de muchas tareas, como responder a las solicitudes de préstamos interbibliotecarios de consorcios y extraer materiales para el proyecto de descarte de la biblioteca. Ahora el personal de adquisiciones se encarga de gran parte del trabajo de catalogación copiada. "Ya le habíamos confiado al personal de adquisiciones la tarea de encontrar el mejor registro que pudieran", explicó Josh. "Ahora que tenemos WMS, encontrar el mejor registro que puedan en WorldCat® significa simplemente realizar el pedido de ese registro". Y agregó: "Ahora, nuestro personal de catalogación de tiempo completo tiene tiempo para trabajar en proyectos de colecciones especiales".

Tanto el personal bibliotecario como los estudiantes pueden ver fácilmente si el material que buscan está disponible en otras instituciones de PALNI. Esto asiste al nuevo programa de adquisiciones impulsadas por la demanda de la biblioteca y ayuda al personal a determinar si deben adquirir o pedir en préstamo un recurso, de modo que puedan invertir su presupuesto para materiales prudentemente. Los estudiantes, que ahora pueden iniciar sesión en los servicios de la biblioteca con sus ID del campus, realizan solicitudes de préstamos interbibliotecarios sin mediación directamente en los Servicios de WorldCat Discovery.

"Como es mucho más fácil capacitar a todos, le he dado a cada uno la capacidad de hacer las cosas que les permite hacer WMS. Los ayuda a hacer mejor su trabajo", expresó Josh. Esto hace que el personal bibliotecario pueda prestar más atención a los servicios que más les importan a los usuarios de la biblioteca. "Tenemos nuevas prioridades", dijo Josh. "Este cambio en el sistema nos ayuda a concentrarnos verdaderamente en lo que podemos hacer para enfocarnos en nuestras nuevas prioridades".

Mapa de la ubicación de Butler University

La biblioteca en cifras

  • Brinda apoyo a aproximadamente 4600 estudiantes.
  • Incluye dos bibliotecas dentro del campus: Irwin Library y Ruth Lilly Science Library.
  • Es miembro del consorcio de la Red de Bibliotecas Académicas Privadas de Indiana (PALNI).
  • Ofrece acceso a aproximadamente 100 000 libros electrónicos, 200 bases de datos, 35 000 suscripciones a revistas electrónicas y 335 000 artículos impresos.

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