Die elektronische Lösung für ein bedarfsgesteuertes Beschaffungsprogramm vereinfachen

Die Bibliothek der Swinburne University of Technology bietet seit Juli 2006 eine bedarfsgesteuerte Beschaffung (demand-driven acquisition, DDA) an. „Wir gehörten zu den ersten Einrichtungen weltweit, die bedarfsgesteuerte Beschaffungsmodelle nutzte“, so Resource Management Librarian John Butera. An der Swinburne University wurde damit begonnen, MARC-Datensätze für alle 34.000 elektronischen EBL-Bücher in den Katalog zu laden, damit diese für unmittelbare Ausleihen zur Verfügung standen. Sie legten außerdem Parameter fest, dass ein E-Book nach der dritten Ausleihe erworben wurde. Das System kaufte am ersten Tag, an dem DDA verfügbar war, das ersten Buch automatisch. Heute sind mehr als 600.000 E-Books über das DDA-Programm von Swinburne verfügbar.

John erläutert dazu: „Der Grund, warum wir uns für den WorldShare^® Collection Manager interessiert haben, ist DDA.“ Dank Collection Manager kann Johns Team den Katalog ständig mit hochwertigen MARC-Datensätzen aktualisieren. Wenn die über das DDA-Programm von Swinburne angebotenen elektronischen Sammlungen aktualisiert oder geändert werden oder die Bibliothek entscheidet, sein Profil um Anbieter zu erweitern, damit das Titelangebot angepasst werden kann, „erhalte ich eine Benachrichtung per E-Mail, dass neue Dateien zum Download bereitstehen. Über den WorldShare Collection Manager wähle ich die Dateien ganz einfach aus, und sie werden auf meinen Computer heruntergeladen.“ Von dort aus lädt John sie in das integrierte Bibliotheksverwaltungssystem.

„Wenn der MARC-Datensatz nicht verfügbar ist, wenn wir die Sammlung erhalten, können wir einen Kurzeintrag dafür anlegen. Diese werden dann mit den vollständigen Datensätzen von OCLC überschrieben“, erklärt John „Wenn der Workflow erst einmal eingerichtet wurde, wird der manuelle Aufwand für diesen Prozess minimiert.“ Er fährt fort: „Wir verlassen uns darauf, dass sich der Anbieter und OCLC benachrichtigen, dass ein vollständiger MARC-Datensatz für einen kurzen Herausgebereintrag verfügbar ist. Wir laden die Datensätze nur und überschreiben Kurzeinträge mit dem vollständigen Datensatz. Das ist alles.“ 

Mithilfe der hochwertigen Datensätze können die Mitarbeiter der Bibliothek Trends in der Nutzung der Bibliothek erkennen. Vom Januar bis Juni 2013 bemerkten die Mitarbeiter, dass die Anzahl der von Bibliothekaren gekauften und über DDA erworbenen E-Books in der Bibliothek nahezu identisch war. Seitdem wurden 21 % der von Bibliothekaren ausgewählten E-Books ausgeliehen - dagegen jedoch 100 % der auf DDA basierenden E-Books. Die Mitarbeiter vegleichen zudem die Nutzung von Druckmedien und elektronischen Sammlungen. „Wenn die Daten nicht konsistent sind, wird das gesamte Verfahren gefährdet“, so John.

Obwohl sich die Verwaltung hochwertiger Datensätze für sich ändernde elektronische Sammlungen und DDA-Beschaffungen kompliziert gestalten kann, fällt es John dennoch leicht, seine Abläufe mithilfe von WorldShare Collection Manager an Kollegen weiterzugeben. „Die Übertragung der Informationen ist leicht“, merkt er an. „Andere Mitarbeiter können diese Abläufe übernehmen. Die Übertragung der Aufgaben funktioniert problemlos.“ Er fügt außerdem hinzu: „Wir verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung elektronischer Inhalte und können uns jetzt stärker unseren physischen Beständen zuwenden.“

Die Bibliothek auf einen Blick

• Richtlinien für die Erweiterung der Bestände sehen eine eindeutige Präferenz für elektronische Ressourcen gegenüber Printmedien vor.
• Spezielle Sammlungen betreffen Design und Kunst, die Geschichte von Swinburne sowie auch Kurshandbücher, die bis ins Jahr 1964 zurückreichen.
• Studenten erhalten online Zugriff auf frühere Prüfungen, die nach Semester und Kurs abrufbar sind.