Konzentrieren Sie sich auf die Stärken Ihrer Bibliothek

Die College of Saint Benedict and Saint John's University Libraries strebten an, mehr Mittel in Bibliotheksmaterialien einfließen zu lassen und mehr Zeit für die Unterstützung von Lehrkräften und Studenten aufzuwenden. Das bestehende ILS (integrated library system) der Bibliothek „brauchte in jedem Jahr einen großen Anteil unseres Haushalts auf, wodurch uns weniger Mittel für den Ankauf von Materialien zur Verfügung standen“, erklärte Technology Services Manager Miranda Novak. es war zudem „sehr kompliziert und erforderte eine hohen Mitarbeiteraufwand für die Verwaltung. Wir wollten in der Lage sein, Mitarbeiter stärker studentenorientiert einzusetzen, musste allerdings eine Möglichkeit finden, die Zeit dafür bereitzustellen.“

Nachdem die Vorteile von WorldCat^® Discovery über mehrere Jahre genutzt wurden, migrierte die Bibliothek zu WorldShare^® Management Services (WMS), wodurch ihre Back-office- und Front-end-Dienste optimiert werden sollten. „Wir konnten sehr viele Verbesserungen in unseren Abläufen in vielen verschiedenen Bereichen feststellen“, lobt Miranda. Vor der Migration entfernten die Mitarbeiter bibliografische Datensätze für elektronische Inhalte aus dem Katalog. Die Bibliothek nutzt nun die integrierte WorldCat Knowledge Base für die Verwaltung ihrer elektronischen Bestände. „Wir wollten die Einträge stattdessen in der Knowledge Base aktivieren und die damit verbundene Arbeit an ein System übertragen, das besser für den Umgang mit den sich schnell ändernden elektronischen Ressourcen ausgelegt ist“ erklärt sie.

Durch die Übertragung der Verwaltung elektronischer Sammlungen an die WorldCat Knowledge Base konnten die Mitarbeiter der Bibliothek viel Zeit sparen. Jetzt, so Miranda, „können sich die für die Katalogisierung zuständigen Mitarbeiter damit beschäftigen, was sie richtig gut können: physische Gegenstände katalogisieren. Die für die Knowledge Base zuständige Person, d. h. ich, übernimmt die damit verbundenen Aufgaben.“ Sie fügt hinzu: „Es hat sich herausgestellt, dass die allgemeine Katalogisierung deutlich einfacher ist.“ Es werden keine Papierbögen mehr für neue Titel ausgedruckt, und die Ausleiheabteilung kann Barcode-Änderungen ohne technische Hilfe erledigen. „Dies hat uns auch eine kleinere Kosten- und Zeiteinsparung gebracht“, so Miranda.

Vor WMS brachten die Bibliotheksmitarbeiter viel Zeit für die Verwaltung von Buchlieferungen zwischen zwei Campusen mit getrennten Ausleihen und Fernleihemodulen auf. Da mit WMS die Ausleihe, Suche und WorldShare Interlibrary Loankombiniert werden, sparen die Mitarbeiter viel Zeit. „Wir ermöglichen unseren Benutzern über eine Schaltfläche in Discovery die Anfrage eines Werkes, das in unserem Besitz ist oder nicht. Das System leitet die Anfrage dann an die entsprechende Abteilung weiter, und wir nutzen die Weiterleitungsfunktion, um die Posten zur Abholung an den richtigen Campus zu leiten.“ Dies stellt einen optimierten Prozess für unsere Mitarbeiter und eine einfachere Oberfläche für unsere Benutzer dar. Durch die Arbeit mit dem System können wir den gesamten Prozess effizienter und weniger fehleranfällig gestalten.

Wichtiger ist jedoch, dass sich die Mitarbeiter der Bibliothek jetzt intensiver um Studenten und Lehrkräfte kümmern können. „Wir wollen besser reagieren können“, erklärt Miranda. „Das größte Wachstum verzeichnen wir in unserer Arbeit zur Förderung von Technologie im Unterricht.“ Sie fährt fort: „Hier sehen wir die Stärke der Bibliothek, und zwar nicht nur in Verbindung mit den Materialien, die wie verfügbar machen, sondern auch in Bezug auf das Fachwissen, das wir in den Unterricht bringen.“ Dank WMS haben Bibliotheksmitarbeiter mehr Zeit und mehr Freiheiten, um „die Zusammenarbeit mit unserem Lehrkörper zu vertiefen.“

Die Bibliothek auf einen Blick

• gemeinsam geführte Bibliotheken, die zwei Colleges für freie Künste mit jeweils ca. 2.000 Studenten unterstützen
• gemeinsamer Bestand umfasst ca. eine Millionen Posten
• spezielle Sammlungen beinhalten ein beträchtliches Archiv für Kirchenmusik, religiöse Artefakte und Manuskripte