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Und so funktioniert's

Das World Cat Digital Collection Gateway bietet ein Self-Service Tool für den Upload der Metadaten Ihrer digitalen Bestände nach WorldCat. Das Gateway ist kostenlos verfügbar für Bibliotheken, Archive, Museen und andere Kulturerbeorganisationen.

Um für jede Ihrer digitalen Sammlungen ein eigenes Profil zu erstellen, verfügt das Gateway über drei Hauptkomponenten:

  • WorldCat Record Processing
  • The Metadata Map
  • The Sync Schedule

WorldCat Record Processing: Die Optionen "Replace All" (Alle ersetzen) und "Add new only" (Nur neue hinzufügen)

In der Gateway-Komponente WorldCat Record Processing haben Sie die Wahl, entweder all Ihre Metadaten zu ersetzen oder Ihrem Metadatensatz nur die neuen Metadaten hinzuzufügen.

Wenn Sie die Option "Replace All" (Alle ersetzen) auswählen, werden bei jedem von Ihnen ausgeführten Metadaten-Upload sämtliche Änderungen und Ergänzungen Ihrer lokalen Metadaten in WorldCat hochgeladen und aktualisiert. Bei Auswahl der Option "Add new only" (Nur neue hinzufügen) werden ausschließlich die Ihrem lokalen Datensatz hinzugefügten Metadaten in WorldCat hochgeladen. Mit diesen Optionen kann das Gateway problemlos in verschiedene Metadatenworkflows integriert werden.

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Die Metadata Map: Ihre Metadaten in der WorldCat-Vorschau

Mit der Gateway-Komponente Metadata Map rücken Sie Ihre Sammlung in WorldCat selbst ins rechte Licht, um damit eine bessere Sichtbarkeit und Auffindbarkeit zu erlangen. Die Metadata Map ist eine grafische Benutzeroberfläche, mit deren Hilfe Sie nach Belieben einstellen können, wie Ihre Quellmetadaten auf einer WorldCat.org-Seite angezeigt werden. Sie können die Metadata Map jederzeit ändern. Die Änderungen werden danach mit der nächsten Metadata Harvest aufbereitet.

Anschließend können Sie für jedes einzelne Metadatenobjekt aus Ihren Quellmetadaten die Positionierung auf der WorldCat.org-Seite anpassen. Die Metadata Map gewährt entweder eine Vorschau auf die Metadaten aller Objekte oder nur auf einzelne Ausschnitte aus der Sammlung. Jegliche Änderungen an Ihren Einstellungen werden auf die gesamte Sammlung angewendet, sodass Sie Ihre Metadaten möglichst schnell anordnen und sie zusammen mit dem Sammlungsprofil speichern können.

Falls Ihnen die eingangs angezeigten Zuordnungsoptionen für die Metadaten nicht zusagen, können Sie die Ansicht mithilfe der Option "Show more mappable fields" (Weitere Felder für die Zuordnung anzeigen) erweitern. Auf diese Weise können Sie sich weitere Optionen zum Positionieren Ihrer Metadaten in der WorldCat.org-Vorschau anzeigen lassen.

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In der Metadata Map finden Sie mit der "Search View" (Suchansicht) und der "MARC View" (MARC-Ansicht) noch zwei weitere Ansichtsoptionen, mit denen Sie die Zuordnung Ihrer Metadaten weiter verfeinern können. Während Sie in der WorldCat-Suchansicht einen Eindruck davon bekommen, wie Ihre Metadaten als Suchergebnis in WorldCat angezeigt werden, gibt die MARC-Ansicht den Blick auf den "unverhüllten" MARC-Eintrag im Recherchesystem frei.

Sync Scheduler: Passend zum Workflow Ihrer Bibliothek

Die Gateway-Komponente Sync Scheduler ermöglicht das Einspielen von Aktualisierungen in WorldCat und berücksichtigt dabei den jeweils bibliothekseigenen Workflow zur Erstellung und Pflege der einzelnen digitalen Sammlungen. Sobald Sie die Metadata Map für eine bestimmte Sammlung abgesegnet haben, beginnt Sync Scheduler umgehend mit der ersten Synchronisierung Ihrer Sammlung mit WorldCat.

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Einmal pro Quartal sorgt der Sync Scheduler zudem für die regelmäßige Synchronisierung Ihrer Sammlung. Wahlweise finden solche Synchronisierungen auch monatlich, halbjährlich oder einmal pro Jahr statt, je nachdem, welche Option Sie in den Einstellungen von Sync Scheduler ausgewählt haben.

Für neue Datensätze in Ihrer Sammlung, die Sie gern sofort sichtbar machen möchten, verfügt der Sync Scheduler außerdem über die Funktion "Sync with WorldCat Now" (Sofort mit WorldCat synchronisieren), mit der Sie zuletzt vorgenommene Änderungen auch außerhalb der festgelegten Synchronisierungszeiten in WorldCat hochladen können. Somit können Sie z. B. wichtige Informationen rechtzeitig zu geplanten Präsentationen in WorldCat einstellen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, neu erstellte MARC-Datensätze Ihrem lokalen Katalog bzw. OPAC hinzuzufügen. Dazu erhalten Sie mit jedem Hochladen von Metadaten in WorldCat einen ausführlichen Bericht über die erstellten Datensätze und deren OCLC-Nummern. Anschließend können diese MARC-Datensätze unter Zuhilfenahme des Berichts und des OCLC Connexion-Clients in den lokalen Bibliothekskatalog bzw. OPAC heruntergeladen werden. Zusätzlich können Nutzer von CONTENTdm Gebrauch vom WorldCat Sync Feature machen. Damit kann der Bericht gelesen und OCLC-Nummern automatisch in die Metadaten eingebettet werden.