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Microfilmage : préparation du matériel
Les documents à microfilmer nécessitent une préparation soigneuse pour arriver à produire un microfilm de bonne qualité de conservation, utilisable immédiatement et facile à consulter pour les chercheurs d’aujourd’hui et de demain. Pour être considérés comme « prêts à photographier », les documents doivent faire passer à travers les étapes du collationnement page à page, de l’acquisition des manquants et de l’insertion d’images techniques, contenant des renseignements sur l'état des documents et des renseignements bibliographiques. Le fait de disposer d’un document bien organisé, collationné et identifié avant le filmage réduit les coûts de prises de vue et, de même que les coûts encourus pour garantir l’assurance de la qualité.
La préparation de la conservation sur microfilm est un processus long et complexe. C’est pourquoi nos employés affectés à la préparation ont reçu une formation sur l’idiosyncrasie liée à l’impression et à la reliure, les principes d’arrangement des manuscrits, les notions de base sur la description bibliographique, les traitements appropriés des encarts dépliants et des illustrations, les problèmes associés à la robustesse des reliures et à la qualité du papier, de même que les capacités des plus récentes technologies de microfilmage. Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble du processus de préparation.
- Collationnement
Le collationnement bibliographique page à page est la première grande étape de préparation. Pendant le collationnement, chaque item est inspecté soigneusement afin de déceler toute anomalie et de vérifier son intégralité et sa description bibliographique. Ces renseignements sont documentés et des signets sont insérés entre les pages pour prévenir le technicien à la caméra de la présence d’un encart dépliant, d’une erreur de pagination ou d’un document manquant. Le nombre exact de pages est également documenté afin de faciliter le calcul exact du compte de poses à entrer lors de la programmation de la bobine.
- Acquisition des manquants
Pendant le collationnement, les titres pour lesquels des sections, pages, numéros et(ou) volumes manquent sont identifiés. Ces titres peuvent être mis en attente jusqu’à ce que les documents de remplacement aient été trouvés ou encore que le client indique à notre équipe que la meilleure copie possible soit tirée des titres en question.
- Catalogage de substitut
Nous pouvons collecter les renseignements bibliographique sur les titres non catalogués pendant le collationnement en créant un substitut contenant les sources principales d’information et d’autres renseignements descriptifs, dont les premier et dernier numéros fournis, de même que des renseignements provenant d’autres numéros et présentant des changements significatifs. Nous soumettons ce substitut au client aux fins de catalogage; une copie de la notice peut être ajoutée au microfilm du titre. OCLC propose aussi des services de catalogage des originaux.
- Programmation de la bobine
L’étape de préparation suivante consiste à programmer la bobine selon le système d’organisation privilégié du client (par exemple, la date, l’indicatif numérique, la série, le sujet, la longueur ou la langue). Une fois que les sauts de bobine logiques ont été définis, des numéros de matrice négative sont assignés à partir du plan et de la longueur fournis par le client.
- Insertion des images techniques
Nous insérons toutes les images techniques ou constantes liées au microfilmage. De plus, nous pouvons créer les images techniques bibliographiques ci-dessous : image d’identification de projet, image de titre lisible à l’œil nu, image de notice bibliographique, image de guide de contenu, image de contenu de bobine et image de volume. Toutes les images techniques sont générées à l’aide d’une imprimante laser de grande qualité, conformes aux lignes directives d’ALA Target Packet et du manuel du RLG, et lisibles à l’œil nu lorsque cela s’applique.
- Catalogage prospectif et mise à jour après filmage
OCLC propose des services de reproduction et de catalogage des originaux afin de cataloguer de manière prospective les items à microfilmer. Cette annonce en ligne de l’intention d’une institution de conserver un titre sur microfilm nécessite l’ajout d’une notice préliminaire dans le WorldCat Online Union Catalog d’OCLC Cette notice est mise à jour à partir de renseignements spécifiques sur le microfilm une fois que le filmage est achevé. Le catalogage prospectif est exécuté par le personnel TechPro ou RetroCon d’OCLC; le personnel des centres de services de conservation d’OCLC se charge de la mise à jour.
- Indexage
Nous pouvons créer des index ou des instruments de recherche pour les journaux, les collections de photographies, les collections, les manuscrits et les collections spéciales. Notre équipe de rédaction possède l’expérience requise pour organiser et décrire différentes entités bibliographiques, quel que soit leur format. Le produit indexé final peut être imprimé ou rendu accessible à l’intérieur d’une application système consultable.
- Étiquetage
Nous pouvons imprimer toutes les étiquettes de boîtes de film sur papier sans acide, en tenant compte d’exigences spéciales, telles qu’une forme et des dimensions particulières, ou un format unique.
- Échange des négatifs
L’OCLC et le RLIN échangent toutes les matrices négatives sur une base mensuelle de manière à ce que les notices des documents conservés et catalogués soient disponibles dans chacune de ces organisations.
- Autres services de préparation
En plus des services déjà décrits, les centres de services de conservation d’OCLC proposent toute une gamme de services de préparation sur mesure conçus en fonction des besoins spécifiques associés au projet de microfilmage d’un client.
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Boîte à outils
