Conseil consultatif d'OCLC Canada : 22 et 23 septembre 2003

Présents :

Ingrid Parent, directeur général - Acquisitions et services, Bibliothèque nationale du Canada
John Teskey, Director, Univ. of New Brunswick
Bernard Dumouchel, directeur général, ICIST
Brian Campbell, directeur, Systèmes et services techniques, Vancouver Public Library
Claude Bonnelly, Directeur des bibliothèques, Université Laval
Ernie Ingles, vice-président associé, Systèmes d'apprentissage
Daniel Boivin, directeur d'OCLC Canada
Nancy London, directrice exécutive OCLC pour les Amériques
Phyllis Spies, vice-présidente OCLC pour les services mondiaux de bibliothèques

Absents :

Joyce Garnett, bibliothécaire de l'Université, University of Western Ontario

Sujets abordés :

1. Révision du procès-verbal de la réunion de mai (mises à jour, questions).
2. Mise à jour sur le délégué canadien élu aux comités consultatifs d'OCLC.
3. Charte du Conseil consultatif d'OCLC Canada - Révision de la version préliminaire.
4. Révision de l'ordre du jour du Conseil des membres – Quelles sont les suggestions du Conseil pour Ernie?
5. Mise à jour sur les discussions avec l'ICBN et les initiatives des services de numérisation et de conservation d'OCLC au Canada.
6. Rapport sur les initiatives d'OCLC au Canada pour l'année financière 2003 - Directions et discussion pour l'année financière 2004
7. Révision des initiatives mondiales d'OCLC pour l'année financière 2003 - Directions et discussion pour l'année financière 2004.
8. Autres (incorporation d'OCLC Canada, Cocktail avce les membres, prochaines réunions).

Le procès-verbal suivant résume les propos essentiels de la réunion. Les actions à entreprendre sont listées à la fin de ce document.

1. Révision du procès-verbal :

• Il est recommandé d'inscrire le jour, le mois et l'année dans le procès-verbal.
• Il est recommandé de mettre le procès-verbal à la disposition des membres et des usagers sur le site Web d'OCLC Canada.

2. Comités consultatifs d'OCLC :

• Les noms des nouveaux délégués aux trois comités consultatifs sont affichés au : http://www.oclc.org/membership/advisorycommittees/
• Les réunions n'auront plus lieu chez OCLC en Ohio mais plutôt via des appels conférences et Internet (PlaceWare ou autres outils).
• Il a été recommandé de demander au(x) délégué(s) canadien(s) de fournir au Conseil consultatif d'OCLC Canada une mise à jour annuelle sur les discussions du ou des comités.
• Il a également été suggéré de distribuer les procès-verbaux de ces comités au Conseil Consultatif d'OCLC Canada. Toutefois, aucun procès-verbal n'est disponible. En fait, les procès-verbaux de des réunions n'ont pas été publiés bien que de brefs rapports de ces réunions apparaissent dans des numéros de OCLC Newsletter et OCLC Annual Report.
• Les noms des nouveaux délégués aux Comités cosnultatifs sont disponibles au : http://www.oclc.org/membership/advisorycommittees/
• Le Conseil croit qu'OCLC Canada devrait avoir plus d'un listserv, c'est-à-dire un listserv par groupe de services (Catalogage et Métadonnées, Référence et Partage des ressources, et Numérisation et Préservation). OCLC Canada effectuera un sondage auprès de ses membres pour savoir si cette solution répondrait à leurs besoins.

3. Charte du Conseil consultatif d'OCLC Canada :

• Plusieurs modifications et suggestions ont été faites. La dernière version circule actuellement pour approbation. Elle sera publiée après approbation finale.

4. Révision de l'ordre du jour du Conseil des membres :

• Questionnement sur la position d'OCLC sur les dossiers de droit d'auteur d'OCLC. Une brève discussion a suivie mais la conclusion fût qu'il semble que peut de bibliothèques canadiennes voudront mettre en application certaines des suggestions d'OCLC.
• Dewey/Hotel Legal Proceedings : Le Conseil consultatif d'OCLC Canada devrait l'utiliser comme outil de marketing pour défendre les intérêts des bibliothèques.
• Open WorldCat : Le Conseil a recommandé de considérer l'utilisation du ALA et du CLA et de combiner cette initiative avec le concept « @ la bibliothèque ».
• Ernie Ingles a expliqué qu'il siégeait aux sous-comités suivants au Conseil des membres : Finance, Nominating Committee, vice-président de Preservation of Electronic Collections et président des groupes Research Libraries.

5. Discussions avec l'ICBN et les initiatives des services de numérisation et de conservation d'OCLC au Canada :

• La discussion a gravité principalement autour des initiatives d'OCLC Canada puis une discussion sur l'ICBN a suivie étant donné que l'ICBN révise le rapport des consultants pour clarifier les directions futures. Il a été mentionné que les bibliothèques sont en train de bâtir de la capacité. Les membres du Conseil voulaient savoir si OCLC Canada pouvait aider?
• OCLC Canada a indiqué qu'un service local serait disponible au début de 2004 au bureau OCLC Canada LTS à Winnipeg. Les membres du Conseil ont fait les suggestions suivantes :
  • Le message devrait être qu'OCLC Canada répond aux besoins de ses membres et aux recommandations du Conseil consultatif d'OCLC Canada en offrant des services locaux au Canada.
  • Il a été recommandé que notre message indique que ce service offrira un centre de traitement, de la formation, de la consultation, de l'assistance et d'autres avantages aux bibliothèques canadiennes.
  • Le Conseil a recommandé qu'un communiqué de presse soit signé et endossé par le président du Conseil consultatif d'OCLC Canada et que les dates d'implantation et les objectifs soient clairement définis pour l'implantation de ce service au Canada.
• OCLC Canada a besoin d'un tableau des bénéfices pour que les bibliothèques les avantages qu'ont les membres lorsqu'ils augmentent leur participation et leur contribution à la coopérative OCLC. Trop souvent OCLC Canada est perçu comme un autre fournisseur des États-Unis.

6. Rapport sur les initiatives d'OCLC au Canada pour l'année financière 2003 - Directions et discussion pour l'année financière 2004. La présentation est jointe.

• OpenWorldCat : Autre discussion sur des points spécifiques lors de la présentation.
• La liste des bibliothèques participantes qui sont automatiquement incluses dans le projet OpenWorldCat a été demandée (ci-jointe). Veuillez noter que certaines bibliothèques ont demandé à être retirées du projet alors que d'autres organismes, comme l'ICIST, a demandé à être ajouté étant donné que l'offre est maintenant faite à toutes les bibliothèques membres.
• Le Conseil voulait savoir si quelque chose d'uniquement canadien serait également considéré. Comment est Google.ca?.
• Peut-il trouver des termes et des vedettes-matière en français (RVM fait la traduction automatiquement)?

7. Révision des initiatives mondiales d'OCLC pour l'année financière 2003 - Directions et discussion pour l'année financière 2004

• Phyllis Spies a mentionné la discussion qu'OCLC a eu avec Elsevier concernant l'archivage des anciens numéros de leurs périodiques. Tout est vraiment préliminaire mais étant donné que Bernard était parti, il a été recommandé par le Conseil de discuter avec lui étant donné que l'ICIST a une forme d'initiative avec Elsevier. Le sentiment était qu'OCLC ne devait pas « intervenir » et travailler avec ICIST à ce projet éventuel.

8. Autres :

• Incorporation d'OCLC Canada : OCLC Canada a mentionné que d'incorporer l'organisme serait trop coûteux pour la division en considérant les revenus qui sont générés. Tous les frais inter-compagnie ne sont pas alloués à OCLC Canada actuellement. Si OCLC Canada devait s'incorporer, tous ces frais devraient être clairment et directement transférés. On croit que ce changement ne serait pas favorable pour l'adhésion et l'organisme. Toutefois, le Conseil consultatif d'OCLC Canada a indiqué que la « perception » est un point important et qu'OCLC Canada devrait travailler plus fort pour démonter qu'OCLC Canada est un organisme local à but non lucratif.
• Cocktail avec les bibliothèques membres : six personnes seulement, autres que les membres du Conseil, se sont présentées. Le Conseil est d'avis qu'une meilleur « marketing » est nécessaire pour augmenter la participation cette activité unique entre OCLC Canada, le Conseil et les usagers et les membres. Parmi les recommandations effectuées : faire parvenir (par la poste ou courrier électronique) l'invitation à plus de personnes dans les bibliothèques (et non uniquement les directeurs), prévoir une présentation de mise à jour avant le cocktail pour attirer plus de personnes, inviter les non-membres intéressés à en apprendre davantage sur OCLC Canada.
• Prochain congrès du CLA: le Conseil a suggérer d'essayer d'avoir des conférenciers de l'Office of Research (bureau de recherche) ou quelqu'un qui pourrait présenté les « tendances des bibliothèques » telles qu'observées avec notre sondage. Ceci a été perçu comme un moyen efficace d'intégrer OCLC Canada à la communauté.
• OCLC Environmental Scan et le rang ou la situation des bibliothèques au Canada : Parties qu'il serait intéressant pour OCLC Canada d'adapter pour le marché des bibliothèques canadien. Intérêt également dans le travail de l'Office of Research pour le catalogage de collections numérisées et comment effectuer les changements relatifs aux collections numérisées dans les bibliothèques. Le Conseil croit que le groupe pourrait essayer d'identifier les secteurs où la recherche peut être effectuée, voire établir un ordre du jour (impact sur les déversités démographiques : boomers, immigrants, etc.).
• Dates des prochaines réunions : : à déterminer bientôt.

9. Remerciements à Brian Campbell et ses collègues pour avoir acceuilli le Conseil lors de la réunion à l'automne.