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Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada

7 mai 2007 (mise à jour le 2 novembre 2009)

Mission

La mission du Comité consultatif d'OCLC Canada (CCOC) est d'offrir conseils et informations à OCLC Canada sur des questions touchant les bibliothèques au niveau régional, national et international. La mission du CCOC est également de s'assurer qu'OCLC Canada évolue dans un esprit de collaboration avec les organismes canadiens tant pour identifier les opportunités que pour créer des services.

Les conseils et informations seront utilisés pour mieux répondre aux besoins des bibliothèques membres situées à l'intérieur du Canada, et le Comité transmettra régulièrement les résultats de ces initiatives à la direction supérieure d'OCLC. Le CCOC aidera OCLC Canada à déterminer les directions futures incluant des possibilités de coopération avec d'autres organismes ou initiatives reliées aux activités d'OCLC Canada. Les tâches spécifiques du CCOC sont :

  • Conseiller OCLC Canada sur la planification et les politiques.
  • Solliciter des informations d'une grande variété de sources et partager idées, commentaires, suggestions et préoccupations avec OCLC Canada.
  • Être le lien entre les membres canadiens et le Conseil mondial d'OCLC et le Conseil régional des Amériques.
  • Conseiller OCLC Canada sur les services et produits offerts.
  • Passer en revue les résultats des sondages sur la satisfaction des bibliothèques membres à intervalles réguliers.
  • Conseiller OCLC Canada sur les manières de collaborer efficacement avec d'autres initiatives de bibliothèques au Canada et mondialement.
  • Offrir son support à OCLC Canada pour ses projets régionaux (solliciter CARL, CULC et d'autres conseils d'associations de bibliothèques du pays).

Membres du Comité consultatif

Les nouveaux membres du Comité sont nommés par les membres existants avec l’aide du directeur d’OCLC Canada. Tant les membres que le directeur doivent veiller à ce que la représentation géographique, linguistique, et des types de bibliothèques, soit équilibrée. Il peut y avoir jusqu'à neuf (9) membres votants. Il y aura trois (3) membres votants d’office au Comité : l’un représentant Bibliothèque et Archives Canada (BAC); l’un représentant l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST); et l’un représentant Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Les délégués au Conseil mondial d'OCLC qui représentent OCLC Canada seront membres du CCOC. Ces délégués seront automatiquement nommés membres votants au Comité consultatif d’OCLC Canada pour la durée de leur terme respectif.

Les membres du CCOC choisiront le président du Comité consultatif.

Le directeur d'OCLC Canada et jusqu'à deux employés supérieurs d'OCLC seront membres d'office du Comité consultatif.

Responsabilités des délégués du Comité consultatif d'OCLC Canada

  1. Les membres du Comité, à l'exception des responsabilités et devoirs assignés par le Comité même, doivent être égaux en pouvoirs et responsabilités.
  2. Les membres du Comité doivent s'efforcer de mener, de bonne foi, les affaires du Comité par consensus et travailler avec diligence pour remplir le mandat du Comité.
  3. Les membres du Comité qui ne peuvent plus assumer leurs responsabilités de façon consciencieuse au sein du Comité doivent démissionner par écrit (par lettre signée et envoyée au président du Comité et au directeur d'OCLC Canada).
  4. Les délégués au Comité doivent faire connaître les activités d'OCLC et de la Coopérative OCLC auprès de clientèles locales et nationales du Canada.
  5. Les délégués au Comité doivent recommander des nominations pour les comités consultatifs d'OCLC (REFAC, RSAC, CTSAC).

Durée du terme

Un membre du CCOC sera nommé pour un terme de trois ans. Tout membre peut se présenter pour un second terme, après approbation du Comité, une seule fois, soit pour un total de six années consécutives.

Le terme du président du Comité sera déterminé par le Comité lors de sa sélection, mais devrait idéalement être d'une durée de trois ans.

Au minimum, un nouveau membre devrait remplacer un membre existant pour un terme de trois ans chaque année.

Réunions

Normalement, le CCOC se réunira en personne annuellement (à l'automne). Le lieu de la rencontre sera choisi par les délégués au CCOC afin de correspondre aux profils des membres et changera chaque année afin de permettre au CCOC et au personnel d'OCLC Canada de rencontrer les membres et utilisateurs de la coopérative OCLC Canada à travers le Canada.

Le CCOC se réunira deux fois par année, ou plus si le président le juge nécessaire, via conférence téléphonique. Ces conférences téléphoniques pourraient avoir lieu avant les réunions du Conseil mondial d'OCLC et du Conseil régional d'OCLC des Amériques.

Les procès-verbaux et les conclusions des réunions seront rédigés par le directeur d'OCLC Canada et révisés par le président du CCOC. Les procès-verbaux seront accessibles au public.

La traduction simultanée en anglais ou en français sera fournie lorsque nécessaire. Tous les documents du Comité consultatif d'OCLC Canada seront disponibles dans les deux langues officielles du Canada.

OCLC Canada fournira les services de secrétariat (préparation de l'ordre du jour, procès-verbaux, rapports, etc.) pour le CCOC. La correspondance additionnelle peut être effectuée par le biais du courrier électronique et les appels téléphoniques au besoin.

Révision annuelle

Le Comité consultatif doit réviser annuellement sa Charte afin d'en assurer la pertinence.

Déplacements et conférences téléphoniques

OCLC Canada remboursera les frais de transport et d'hébergement liés aux réunions du Comité consultatif incluant la nourriture et les fais de transport terrestre dans, et de la, localité du délégué. Les dispositions pour les voyages et les conférences téléphoniques seront transmises aux délégués par OCLC Canada.

OCLC Canada Advisory Council Charter

May 7th, 2007 (Updated, Nov. 2nd, 2009)

Purpose

The purpose of the OCLC Canada Advisory Council (OCAC) is to provide advice and information to OCLC Canada on regional, national and international library issues. It is also to assure that OCLC Canada functions in a collaborative manner with Canadian organizations both in identifying opportunities and creating services.

This advice and information will be used to better meet the needs of member libraries located within Canada and the council will forward the results of these initiatives on a regular basis to OCLC senior management. OCAC will help OCLC Canada determine future directions including potential cooperation with other related organizations and initiatives. The Advisory Council shall specifically be involved in:

  • Advising OCLC Canada on planning and policy matters.
  • Soliciting information from a wide variety of sources and sharing ideas, comments, suggestions and concerns with OCLC Canada.
  • Being the key link between the Canadian membership and the OCLC Global Council Americas Regional Council.
  • Advising OCLC Canada on services and products offered.
  • Reviewing the results of member library satisfaction surveys at regular intervals.
  • Advising OCLC Canada on how it can collaborate effectively with other library initiatives in Canada and globally.
  • Providing support to OCLC Canada for its annual comprehensive regional planning efforts (solicit CARL, CULC and other key library association boards in the country).

Advisory Council Members

New Council members are appointed by the existing members with the help of the director of OCLC Canada.  Both will assure a diverse representation with the goal of balancing the Council geographically, linguistically as well as by library type.  There may be up to nine (9) voting member. There will be three ex officio voting members of the Council, one each representing the Library and Archives of Canada (LAC), the Canada Institute for Scientific and Technical Information (CISTI) and Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

The OCLC Global Council delegates representing OCLC Canada will be members of the OCAC.   These delegates will automatically be assigned as voting members to the Advisory Council during their respective terms.

OCAC delegates will select the Chair of the Advisory Council.

The Director of OCLC Canada Canada and up to two senior employees of OCLC are ex-officio members of the Advisory Council.

Duties of the OCAC Members

  1. Council members, except for authority and duties assigned by the Council itself, shall be equal in powers and responsibilities.
  2. Council members shall honestly endeavor to conduct the business of the Council by consensus and will work diligently to carry out the purpose of the Council.
  3. Council members who are unable to continue on the Council performing these duties conscientiously shall resign in writing (by a letter signed and sent to the Chair and director of OCLC Canada).
  4. Communicate with local and national constituencies in Canada about the activities of the Council and the OCLC Cooperative.
  5. Recommend nominations for OCLC Advisory Committees (REFAC, RSAC, CTSAC).

Term of Service

A member to the OCAC will be named for a three-year term. Any member is eligible to run for a second term after Council approval only once for a total of six consecutive years.

The term of the Chair of the Council will be established by the Council upon its selection but should ideally be for three years.

At a minimum, one new member should be replacing an existing member of the council for a three-year term every year.

Meetings

The OCAC will normally meet in person annually (fall). The location will be selected by the OCAC members to represent the profile of the members. The objective in changing location yearly is to allow OCAC and OCLC Canada staff to meet with OCLC Canada members and users of the cooperative throughout Canada.

The OCAC will meet twice per year, or more at the discretion of the chair, by conference call. These conference calls could precede the Global and/or Americas Regional Council meetings.

Minutes and outcomes of meetings will be prepared by the director of OCLC Canada and revised by the Chair. Minutes will be made publicly available.

Simultaneous interpretation into English and French will be made available when its provision is necessary. All Advisory Council documents will be available in both official languages.

OCLC Canada will provide secretariat functions (preparation of agenda, minutes, reports, etc.) for the Advisory Council. Additional correspondence can be maintained through electronic mail and phone meetings as needed.

Annual Review

The Advisory Council is responsible for reviewing its Charter annually to ensure continued relevance.

Travel and Conference Call Arrangements

OCLC Canada will reimburse transportation, food, and hotel expenses associated with the advisory council meetings, including ground transportation in and from the committee member's hometown. Travel and conference call arrangements will be communicated to the members by OCLC Canada.