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Charte du Conseil consultatif d'OCLC Canada

7 mai 2007

Mission

La mission du Conseil consultatif d'OCLC Canada (CCOC) est d'offrir conseils et informations à OCLC Canada sur des questions touchant les bibliothèques au niveau régional, national et international. La mission du CCOC est également de s'assurer qu'OCLC Canada évolue dans un esprit de collaboration avec les organismes canadiens tant pour identifier les opportunités que pour créer des services.

Les conseils et informations seront utilisés pour mieux répondre aux besoins des bibliothèques membres situées à l'intérieur du Canada, et le Conseil transmettra régulièrement les résultats de ces initiatives à la direction supérieure d'OCLC. Le CCOC aidera OCLC Canada à déterminer les directions futures incluant des possibilités de coopération avec d'autres organismes ou initiatives reliées aux activités d'OCLC Canada. Les tâches spécifiques du CCOC sont :

  • Conseiller OCLC Canada sur la planification et les politiques.
  • Solliciter des informations d'une grande variété de sources et partager les idées, les commentaires, les suggestions et les préoccupations avec OCLC Canada.
  • Être le lien entre les membres canadiens et le Conseil des membres d'OCLC.
  • Conseiller OCLC Canada sur les services et produits offerts.
  • Passer en revue les résultats des sondages sur la satisfaction des bibliothèques membres à intervalles réguliers.
  • Conseiller OCLC Canada sur les manières de collaborer efficacement avec d'autres initiatives de bibliothèques au Canada et mondialement.
  • Offrir son support à OCLC Canada pour ses projets régionaux (solliciter CARL, CULC et d'autres conseils d'associations de bibliothèques du pays).

Membres du Conseil consultatif

Les nouveaux membres du Conseil sont nommés par les membres existants avec l'aide du directeur d'OCLC Canada. Tant les membres que le directeur doivent veiller à ce que la représentation géographique et linguistique, ainsi que les types de bibliothèques, soit équilibrée. Il peut y avoir jusqu'à neuf (9) membres.

Les délégués au Conseil des membres d'OCLC qui représentent OCLC Canada seront membres du CCOC.

Les membres du CCOC choisiront le président du Conseil consultatif.

Le directeur d'OCLC Canada et jusqu'à deux employés supérieurs d'OCLC seront membres d'office du Conseil consultatif.

Responsabilités des délégués du Conseil consultatif d'OCLC Canada

  1. Les membres du Conseil, à l'exception des responsabilités et devoirs assignés par le Conseil même, doivent être égaux en pouvoirs et responsabilités.
  2. Les membres du Conseil doivent s'efforcer de bonne foi à mener les affaires du Conseil par consensus et travailler avec diligence pour remplir le mandat du Conseil.
  3. Les membres du Conseil qui ne peuvent plus assumer leurs responsabilités de façon consciencieuse au sein du Conseil doivent démissionner par écrit (par lettre signée et envoyée au président du Conseil et du directeur d'OCLC Canada).
  4. Les délégués au Conseil doivent faire connaître les activités d'OCLC et de la Coopérative OCLC auprès de clientèles locales et nationales du Canada.
  5. Les délégués au Conseil doivent recommander des nominations pour les comités consultatifs d'OCLC (REFAC, RSAC, CTSAC).

Durée du terme

Un membre du CCOC sera nommé pour un terme de trois ans. Tout membre peut se présenter pour un second terme, après approbation du Conseil, une seule fois, soit pour un total de six années consécutives.

Le terme du président du Conseil sera déterminé par le Conseil lors de sa sélection mais devrait idéalement être d'une durée de trois ans.

Au minimum, un nouveau membre devrait remplacer un membre existant pour un terme de trois ans chaque année.

Réunions

Normalement, le CCOC se réunira en personne annuellement (à l'automne). Le lieu de la rencontre sera choisi par les délégués au CCOC afin de correspondre aux profils des membres et changera chaque année afin de permettre au CCOC et au personnel d'OCLC Canada de rencontrer les membres et utilisateurs de la coopérative OCLC Canada à travers le Canada.

Le CCOC se réunira deux fois par année, ou plus si le président le juge nécessaire, via conférence téléphonique. Ces conférences téléphoniques auront lieu avant les réunions tenues en hiver et au printemps par le Conseil des membres.

Les procès-verbaux et les résultats des réunions seront rédigés par le directeur d'OCLC Canada et révisés par le président du CCOC. Les procès-verbaux seront publiquement accessibles.

La traduction simultanée en anglais ou en français sera fournie lorsque nécessaire. Tous les documents du Conseil consultatif d'OCLC Canada seront disponibles dans les deux langues officielles du Canada.

OCLC Canada fournira les services de secrétariat (préparation de l'ordre du jour, procès-verbaux, rapports, etc.) pour le CCOC. La correspondance additionnelle peut être effectuée par le biais du courrier électronique et les appels téléphoniques au besoin.

Révision annuelle

Le Conseil consultatif doit réviser annuellement sa Charte afin d'en assurer la pertinence.

Déplacements et conférences téléphoniques

OCLC Canada remboursera les frais de transport et d'hébergement liés aux réunions du Conseil consultatif incluant la nourriture et les fais de transport terrestre dans, et de la, localité du délégué. Les dispositions pour les voyages et les conférences téléphoniques seront transmises aux délégués par OCLC Canada.