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Traitement en lots : Entretien des fonds : Définition ou mise à jour des fonds

Définition ou mise à jour des fonds

De nombreuses raisons peuvent vous inciter à envoyer des fichiers de notices pour le traitement en lots. En voici des exemples :

  • les nouveaux membres d’OCLC peuvent envoyer des copies de leur base de données locale à OCLC pour définir les symboles de localisation à des fins de partage des ressources;
  • vous possédez peut-être une collection de vieilles notices bibliographiques que vous voulez mettre à jour;
  • vous préférez faire le catalogage à l’aide de votre système local et soumettre les fonds à OCLC pour respecter vos engagements liés à l’adhésion à OCLC.

Types de projets

Projets rétrospectifs

Vous pouvez soumettre au traitement en lots tous les fichiers de la base de données de votre système local ou certains sous-ensembles. Une fois le traitement initial terminé, vous pouvez faire l’entretien de vos fonds en ligne par l’entremise d’une connexion OCLC, ou choisir de poursuivre le traitement en lots sur une base continue. C’est le type de projet le plus utilisé chez les nouveaux membres d’OCLC qui désirent définir des fonds dans WorldCat à des fins de prêts entre bibliothèques, de création d’un répertoire collectif ou de référence.

Projets continus

Si vous ne voulez pas entretenir vos fonds en ligne par une connexion OCLC, vous pouvez soumettre des fichiers à OCLC pour le traitement en lots sur une base continue afin de respecter votre adhésion à OCLC. Lorsqu’il existe une notice correspondante dans WorldCat, OCLC définit ou annule le fonds en fonction du code de statut de la notice (Leader byte 5) indiqué sur chaque notice. Si vous ne pouvez pas identifier les transactions d’annulation de fonds dans chaque notice, vous pouvez alors soumettre les fichiers séparément pour le traitement de l’annulation de fonds.

Projets de groupe

Le traitement en lots pour les groupes est semblable au traitement individuel des institutions, à quelques différences près. Votre groupe peut soumettre des fichiers de notices consolidées, soit un fichier unique comprenant les notices de multiples institutions. Les notices bibliographiques doivent contenir des identificateurs de bibliothèque. Vous devez remplir une table de conversion dans laquelle sont indiqués les identificateurs de bibliothèque ainsi que le symbole de l’institution OCLC correspondant qui doit être défini (ou annulé) durant le traitement en lots.

Si, dans le cadre de votre projet de groupe, vous demandez la création de notices en format OCLC-MARC, alors une copie de la notice OCLC-MARC correspondante est créée pour chaque institution pour laquelle des fonds sont définis sur une notice. Par exemple, une notice contenant trois identificateurs de bibliothèque définira trois fonds, et trois copies de cette même notice OCLC seront incluses dans le fichier final.

Projet de restauration

Si, pour une raison ou une autre, les fonds de votre institution n’ont pas été entretenus dans WorldCat, il ne sera pas facile d’identifier les notices pour lesquelles vos fonds doivent être annulés ou définis. Dans un tel cas, un projet de restauration unique représente le moyen le plus facile et le plus rentable de synchroniser vos fonds présents dans WorldCat avec ceux de votre système local.

Dans un projet de restauration, OCLC enlève d’abord tous vos fonds de WorldCat (pour préserver, au besoin, les notices de données locales). Ensuite, il utilise les fichiers que vous avez générés à partir de votre système local pour définir vos fonds actuels dans WorldCat. Une fois que le projet de restauration est terminé, vous pouvez entretenir vos fonds en ligne ou par l’entremise d’un projet de traitement en lots continu.

Pour obtenir des détails sur un type de projet de traitement en lots, consultez la documentation ou communiquez avec votre fournisseur régional de services OCLC.