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Mettre à jour les notices de données locales Lignes directrices générales relatives aux projets de traitement en lots des notices de données locales

Spécifications sur les données pour les projets de traitement en lots des notices de données locales
Traitement en lots : Entretien des fonds : Mettre à jour les notices de données locales : Spécifications sur les données pour les projets de traitement en lots des notices de données locales

Spécifications pour le traitement en lots des notices de données locales

Grâce au traitement en lots, vous pouvez mettre à jour vos mentions de fonds en série dans WorldCat. Vous devez d’abord réviser les lignes directrices. Ensuite, suivez les exigences détaillées ci-dessous pour soumettre les notices. Si vous avez des commentaires ou des questions, veuillez communiquer avec votre fournisseur régional de services OCLC .

Vous pouvez formater les informations sur les fonds en série de l’une des façons suivantes :

  • Conforme au format MARC 21 pour les données sur les fonds (MFHD), et votre fournisseur de système ou vous devez être en mesure de générer un fichier des données sur les fonds conforme à ce format.
  • Données “structurées” sur les fonds, en format autre que MARC, dont les descriptions de zone et leur contenu sont associés de façon simple, constante, lisible et prévisible dans l’ensemble du fichier.
Aller à : Éléments de MARC 21 | Exigences relatives aux données structurées

Éléments de MARC 21 utilisés dans le traitement des données sur les fonds en série

  1. Commentaires généraux.
    1. Les notices sur les fonds envoyées par les bibliothèques peuvent contenir des éléments ou des zones en « format MARC 21 pour les données sur les fonds ». Cependant, les éléments ou les zones ne sont pas tous utilisés. Voici donc une liste des éléments dont OCLC a besoin et qu’il utilisera pour le traitement en lots des notices sur les fonds envoyées par les bibliothèques. Ces éléments seront utilisés lors de la conversion des notices sur les fonds en format MARC 21 en notices de données locales d’OCLC.
    2. Certaines zones de la notice sont obligatoires alors que d’autres, selon le contenu, sont facultatives. Les zones obligatoires sont Guide, Répertoire, 001, 008 et 852. Les zones facultatives en fonction du contenu de la notice sont 004, 007, 014, 035, 583, 853, 856, 863 et 866. Il est possible d’envoyer les éléments non énumérés dans cette spécification, par exemple, le désignateur du contenu qui comprend des données de niveau 4; cependant, ils ne seront pas utilisés dans le traitement.
    3. Les bibliothèques doivent fournir toutes les notices sur les fonds associées à une notice bibliographique spécifique, même si seulement une notice a été modifiée. OCLC n’associera pas les notices à copie individuelle. Le traitement en lots supprime toutes les notices de données locales associées à une notice bibliographique particulière et les remplace par la notice envoyée. OCLC ne traitera pas les données sur les fonds intégrées dans des notices bibliographiques ou les fonds multiples sur une notice.
    4. Chaque notice sur les fonds envoyée dans l’ensemble de notices d’une notice bibliographique précise doit représenter les données sur les fonds pour une seule copie. (Les éléments 17 à 19 de la zone 008 doivent avoir la valeur '001' et une seule étiquette 852 peut apparaître sur chaque notice.)
    5. Chaque notice sur les fonds doit comprendre un numéro de contrôle bibliographique d’OCLC (N° OCLC). Le N° OCLC peut être inscrit dans les zones 004, 014 ou 035. La zone 014 ou 035 est préférable. Utilisez la même zone dans chaque notice figurant dans le fichier.
  2. Détails sur les éléments utilisés dans le traitement d’OCLC. Pour obtenir une définition de chaque élément et connaître sa répétabilité, consultez « Format MARC 21 pour les données sur les fonds ». Les valeurs spécifiques nécessaires sont indiquées ci-dessous, s’il y a lieu.
    1. Guide. Vous devez fournir un guide de 24 caractères.
      • 00-04 Longueur de la notice
      • 05 Statut de la notice
      • 06 Type de notice = y (fonds de documents en série)
      • 07-08 Positions des caractères non définies = 2 blancs
      • 09 Code de caractère = 1 blanc (MARC-8)
      • 10 Compte des indicateurs = 2
      • 11 Compte des codes de sous-zone = 2
      • 12-16 Adresse de base de données
      • 17 Niveau d’enregistrement
      • 18 Information sur l’élément dans la notice (non traité)
      • 19 Positions des caractères non définies = 1 blanc
      • 20 Longueur du segment longueur de zone = 4
      • 21 Longueur du segment position de caractère de départ = 5
      • 22 Longueur de la partie dépendante de l'application = 0
      • 23 Position du caractère de carte d’entrée non définie = 0
    2. Répertoire. Un répertoire complet et exact est obligatoire pour chaque notice MARC.
    3. 001—Numéro de contrôle. Obligatoire pour le traitement. Également utilisé pour énumérer les erreurs sur les rapports après le traitement.
    4. 004—Numéro de contrôle pour notice bibliographique connexe (Le numéro de contrôle bibliographique OCLC peut être inscrit dans les zones 004, 014 ou 035. La zone 014 ou 035 est préférable.)
    5. 007 —Zone fixe de description matérielle (OCLC traitera tous les codes valides à ajouter dans le formulaire Phys dans la notice de données locales. Si la zone n’est pas envoyée ou qu’un seul octet est envoyé, le formulaire Phys sera défini par 'zu' [non spécifié]).
      • 00 Indication générale du genre de document
      • 01 Indication spécifique du genre de document
    6. 008—Éléments de données de longueur fixe. Vous devez fournir une zone 008 de 32 caractères. Les éléments suivants sont utilisés dans le traitement :
      • 06 Statut de réception / acquisition
      • 12 Politique générale de conservation
      • 16 Intégralité
      • 17-19 Nombre d’exemplaires = 001
      • 25 Rapport d'exemplaire séparé ou composé = 0 (Exemplaire unique)
      • 26-31 Date du rapport
    7. 014—Numéro de liaison (Le numéro de contrôle bibliographique d’OCLC peut être inscrit dans les zones 004, 014 ou 035. La zone 014 ou 035 est préférable.)
      • Premier indicateur = 1
      • Second indicateur = blanc (Non défini dans MARC 21)
      • ‡a Numéro de contrôle bibliographique d’OCLC (Ne comprend pas les préfixes ocl7, ocm ou OCoLC)
      • ‡b OCoLC (Exemple : 1605897‡bOCoLC)
    8. 035—Numéro de contrôle du système (Le numéro de contrôle bibliographique d’OCLC peut être inscrit dans les zones 004, 014 ou 035. La zone 014 ou 035 est préférable.)
      • Premier et second indicateurs = blanc (Non défini dans MARC 21)
      • ‡a Numéro de contrôle bibliographique d’OCLC, immédiatement précédé du symbole MARC 21 d’OCLC (anciennement NUC) entre parenthèses. Exemple : (OCoLC)1605897
    9. 583—Note sur les mesures prises
      • Mesures de conservation; toutes les sous-zones définies dans MARC 21.
    10. 852—Emplacement (Il ne peut y avoir qu’une seule étiquette 852 dans chaque notice pour une mise à jour de lot des notices de données locales d’OCLC.)
      • ‡a Emplacement = Symbole d’institution d’OCLC ou identificateur connexe (code d’organisation MARC 21, symbole d’institution locale, etc.)
      • ‡b Succursale ou emplacement = Code de bibliothèque OCLC ou identificateur local
      • ‡h Indice de classification
      • ‡i Numéro du document
      • ‡k Préfixe de la cote
      • ‡m Suffixe de la cote
      • ‡t Numéro d’exemplaire
      • ‡z Note destinée au public
    11. 853—Légendes et modèle - Unité bibliographique de base
      • ‡a 1er niveau d'énumération
      • ‡g Numération alternative, 1er niveau d'énumération
      • ‡i 1er niveau chronologique
      • ‡m Numération alternative, chronologie
      • ‡8 Numéro de liaison et de séquence da la zone :
    12. 856—Emplacement et accès électroniques (Non utilisé dans ce traitement. OCLC le conserve pour le futur.)
      • Premier et second indicateur, toutes les valeurs définies dans MARC 21.
      • Toutes les sous-zones définies dans MARC 21.
    13. 863—Énumération et chronologie – Unité bibliographique de base
      • ‡a 1er niveau d'énumération
      • ‡g Numération alternative, 1er niveau d'énumération
      • ‡i 1er niveau chronologique
      • ‡m Numération alternative, chronologie
      • ‡z Note destinée au public
      • ‡8 Numéro de liaison et de séquence de la zone
    14. 866—Fonds textuels - Unité bibliographique de base (L’information sur les fonds textuels peut exiger un traitement sur mesure. Si cela est possible, les données peuvent être placées en énumération et chronologie. Sinon, elles peuvent être ajoutées comme note ou supprimées.)
      • ‡a Chaîne textuelle
      • ‡z Note destinée au public
      • ‡8 Numéro de liaison et de séquence de la zone

Données structurées sur les fonds en format autre que MARC

OCLC peut créer des notices sur les fonds en format MARC utilisables à partir de « données structurées » en format autre que MARC. Pour réussir le traitement en lots de ces données, les descriptions de zone et leur contenu doivent être associés de façon simple, constante, lisible et prévisible dans l’ensemble du fichier. Les données en format autre que MARC sont utilisables si la relation description/contenu varie ou si elles doivent être dérivées individuellement.

Les données structurées que vous envoyez en format autre que MARC doivent respecter les lignes directrices suivantes :

  • Données étiquetées—Des descriptions de zones précèdent immédiatement leur contenu (par exemple, LOCATION : Main) ou les colonnes de données étiquetées dans une feuille de calcul
  • Données délimitées—Des zones et des notices séparées par un caractère identifiable unique ou une série de caractères (par exemple, des fichiers délimités par des tabulations)
  • Données de position—Des descriptions de zone et leur contenu sont reliés par la position de la notice (par exemple, des notices formatées de longueur fixe)

Aucun de ces formats de données n’est mutuellement exclusif. Les notices peuvent être un composé de ces trois types de données de base. Les formats de données autre que MARC fréquemment utilisés sont les feuilles de calcul Excel®, les bases de données Access® et les documents Word®.