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Mejoramiento de registros CIP (catalogación en publicación)

Los registros CIP son datos bibliográficos creados pre-publicación por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos y por organismos nacionales de catalogación de otros países. Esos registros se entregan a las editoriales para imprimirlos en el libro y también se cargan a WorldCat. Debido a que la descripción física y otros elementos requeridos en un registro completo de catalogación no están disponibles antes de la publicación y por el hecho de que el título u otros elementos pueden ser diferentes cuando se publica el libro, se hace necesario mejorar la exactitud e integridad de todos los registros CIP.

Reducción drástica del número de registros CIP

OCLC estableció un programa de mejoramiento de los registros CIP en 1995 en respuesta a solicitudes de usuarios de PromptCat. Siempre que sea posible, las bibliotecas desean registros de nivel completo por medio de este servicio de catalogación fuera de línea con el objeto de minimizar el trabajo del personal. Cuando comenzó el servicio PromptCat, casi la mitad de los registros entregados eran CIP. Desde que se estableció el programa, menos del 10 por ciento de los registros que llegan son CIP.

OCLC estableció el programa de mejoramiento CIP para ahorrar tiempo a las bibliotecas y para mejorar la eficiencia en la catalogación. Antes de este programa, prácticamente no existía mejoramiento de registros CIP dentro de WorldCat, con la excepción de lo que se hacía en la Biblioteca del Congreso. Cada biblioteca tenía que actualizar el registro cada vez que recibía un libro CIP.

¿Quién puede realizar el mejoramiento?

Actualmente cualquier usuario de los productos de catalogación de OCLC con autorización completa o superior puede agregar datos al campo 300 como enriquecimiento de la base de datos. Los participantes regulares del programa Enhance también pueden editar el registro completo, salvo en el nivel de codificación (Encoding), que sólo los participantes de Enhance a nivel nacional pueden cambiar. Las bibliotecas miembro de OCLC con autorización de nivel nacional Enhance pueden mejorar el registro maestro para convertirlo en un registro de nivel completo.

OCLC continúa cargando las actualizaciones de la Biblioteca del Congreso apenas están disponibles. Una vez que el registro se ha actualizado, las bibliotecas que finalmente reciben el libro no necesitan realizan la actualización.

Componentes adicionales del programa

Para complementar la actualización realizada por los miembros, el programa de actualización CIP de OCLC consta de dos componentes distintivos. En noviembre de 1995, OCLC inició el primer componente comenzando una unidad de actualización CIP en el Academic Book Center en Portland, Oregon. Cuando el Book Center recibe nuevos libro de editoriales, su sistema de computador identifica una copia para ser enviada a la unidad de OCLC. Dentro de dos días hábiles, el personal OCLC busca esos títulos en WorldCat y actualiza en forma permanente cualquier registro que se haya codificado como nivel 8. Tanto los registros CIP LC como UK MARC se actualizan con los libros en la mano. El Academic Book Center actualmente es una compañía Blackwell.

El segundo componente tiene que ver con distribuciones de otros proveedores de material bibliotecario. YBP Library Services y Ingram Library Services ahora entregan lotes de sus actualizaciones CIP LC a OCLC. OCLC carga estas actualizaciones dentro de un día hábil a partir del día en que recibió los archivos.

Las cifras

Entre la unidad de actualización CIP de OCLC y las contribuciones de los proveedores de material bibliotecario se han actualizado más de 242,000 registros entre noviembre de 1995 y agosto del 2003. Aproximadamente 34,000 registros por año se están actualizando actualmente. Con una producción anual de 50,000 a 60,000 registros CIP de la Biblioteca del Congreso, el programa de actualización de OCLC ahora provee actualizaciones para más de la mitad de los registros de la Biblioteca del Congreso.