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Funciones del Sistema de intercambio de recursos de WorldCat

Sin importar si administra volúmenes grandes o reducidos, pedidos ocasionales o períodos de gran actividad por temporada, los componentes del Intercambio de recursos que cumplen con ISO ILL contribuyen a una cobertura integral de recursos y a un procesamiento más rápido.

Búsqueda en WorldCat: Útil para los nuevos miembros, poderosa para todos

Su personal encuentra los recursos con las poderosas búsquedas en WorldCat. Las pantallas de búsqueda de nivel básico, avanzado y experto combinan el nivel de destreza con la complejidad de la búsqueda. La exploración de los encabezamientos temáticos y las sugerencias permiten a los novatos encontrar lo que buscaban. Los usuarios más familiarizados con la aplicación pueden refinar sus búsquedas con una gran variedad de índices y limitadores; métodos especiales de búsqueda como combinaciones de Booleanos y cadenas lógicas; además de clasificar, ordenar y desglosar los resultados según el formato.

El personal puede buscar material, ver las existencias, seleccionar a las entidades prestadoras y generar un pedido. Los datos se transfieren automáticamente del registro bibliográfico o A&I al formulario de pedido. Cuando el texto completo está disponible en línea, ya sea a través de FirstSearch o de un enlace a una fuente externa, no es necesario realizar un pedido.

Registro del usuario: El centro de control del cliente

La creación de cuentas basadas en FirstSearch permite a los usuarios (incluido su personal) crear inicios de sesión exclusivos, a través de los cuales pueden almacenar sus preferencias, guardar las búsquedas, renovar material solicitado en préstamo y revisar el estado de despacho de los pedidos pendientes, o cancelarlos. Cuando un artículo está listo, se muestra la ubicación de recogida.

Administrador de solicitudes: Su centro de control

El Administrador de solicitudes, que es el panel de control donde el personal visualiza todas las actividades de intercambio, sintetiza claramente las tareas actuales de solicitudes y préstamos que requieren acción. El Administrador de solicitudes le permite buscar todos los formularios de tareas según criterios clave, como:

  • Autor/título
  • Biblioteca prestataria
  • Signatura topográfica
  • Biblioteca prestadora
  • Departamento del usuario
  • ID del usuario
  • Nombre del usuario
  • Identificador de solicitudes (anteriormente Número ILL)
  • Número de revisión
  • Título

La impresión de solicitudes por lote según la categoría puede efectuarse desde el Administrador de solicitudes, en series de 100 registros.

Directorio de políticas: Establezca sus reglas para las solicitudes

Con un solo clic tiene acceso al Directorio de políticas de OCLC, desde donde puede revisar las políticas de préstamos y copiado de otras bibliotecas que participan en el Intercambio de recursos de WorldCat, además de su facturación, sistemas e información de contacto. Publique sus propias políticas en el Directorio basado en el Web para reducir la recepción de las solicitudes únicamente a las que puede satisfacer.

Los usuarios del Directorio de políticas pueden establecer que las solicitudes que entren en sus sistemas eludan a su administrador de solicitudes según el tipo de servicio, la afiliación del grupo o el tipo de formato. Esto reduce el tiempo de procesamiento porque los miembros del personal de la biblioteca no ven las solicitudes que no pueden completar. En el futuro, se agregará derivación basada en costo, geografía, antigüedad de los materiales, tipo de biblioteca y parámetros de e-serial específicos.

Pedido directo: Despacho automático controlado por usted

El Pedido directo permite al usuario realizar una solicitud directamente desde una cita en línea. Este pedido luego puede eludir la revisión del personal y entrar en forma directa al sistema de Intercambio de recursos de WorldCat. El perfil de su Pedido directo establece los criterios que determinan si las solicitudes se procesan manualmente o se envían automáticamente a una entidad prestadora idónea, y si está disponible el intercambio para el material que ya posee. El tiempo de respuesta se acelera, la catalogación atrasada se reduce y su personal puede centrarse en otras prioridades.

Derivación automática de solicitudes: Ahorra tiempo al personal y aumenta la satisfacción del usuario.

El Sistema de Intercambio de Recursos de WorldCat automáticamente deriva las solicitudes de intercambio de recursos basadas en políticas definidas en el Directorio de políticas. Los usuarios del Directorio de políticas pueden establecer los criterios de derivación para las solicitudes de préstamo que eludan al administrador de solicitudes. La derivación está basada en el tipo de servicio de solicitud, la afiliación del grupo y el tipo de formato.

Cuando la derivación está activada, el Administrador de solicitudes, “omite” a las instituciones prestadoras basándose en las políticas de derivación y mueve las solicitudes automáticamente a la siguiente institución prestadora, reduciendo el tiempo en que una solicitud no satisfecha permanece en el estado "Pendiente". Esto reduce el tiempo de procesamiento porque los miembros del personal de la biblioteca no ven las solicitudes que no pueden completar, logrando así una entrega más rápida de materiales de la biblioteca a los usuarios.

Más: Reutilización de datos, facilidad de facturación, elaboración de informes

Guarde y vuelva a aplicar los datos utilizados con frecuencia, como las plantillas de formularios (datos constantes), las entidades prestadoras frecuentes (existencias personalizadas) y el texto repetitivo (notas condicionales). Ahorre costos administrativos debido a facturas y cheques con el Administrador de cargos. Y visualice el panorama general con informes y datos sin procesar, que muestra las tasas de despacho, la relación entre solicitudes y préstamos, así como otras estadísticas que pueden utilizarse para justificar gastos y mejorar aun más el servicio.

Entre las funciones adicionales se incluyen:

  • Opciones de existencias múltiples
    ¿Quién tiene determinado artículo? El despliegue de existencias en varias pantallas de la interfaz le permite seleccionar existencias disponibles en las bibliotecas de su grupo/consorcio, región, estado o en entidades prestadoras preferidas dentro de sus grupos de Existencias personalizadas.
  • Calendarios emergentes
    Al seleccionar la fecha de vencimiento, la fecha en que necesita el artículo y otras rápidamente; las fechas aparecen automáticamente y con el formato correcto en los campos de entrada del formulario.
  • Enlaces de los pedidos a su catálogo local
    Se enlazan en forma directa a su sistema local basado en el Web o compatible con Z39.50 para obtener información sobre la disponibilidad y signatura topográfica del material solicitado, lo que reduce el tiempo dedicado a identificar el material disponible para préstamos. El enlace está basado en el número ISSN, ISBN o de OCLC, y está disponible en una solicitud como entidad prestataria y prestadora.
  • Historial de solicitudes sobre razones del no
    Se anexa al final de cada pedido que tiene un estado No satisfecho o Vencido.
  • Enlace al Centro de autorización de copyright
    Acceso a información sobre los derechos de autor y las regalías a través de un enlace rápido y anónimo de precios.
  • Funcionalidad para grandes volúmenes/producción y búsquedas derivadas
    Realice una actualización por lote según la respuesta, imprima una o dos solicitudes por página e imprima las etiquetas de direcciones postales. Las búsquedas bibliográficas derivadas permiten una experiencia equivalente para el personal entre la catalogación vía Conexión de OCLC y el intercambio de recursos.
  • Inclusión automática de la cadena de la entidad prestadora basada en datos LDR
    Las solicitudes se envían sólo a las bibliotecas que disponen del año que usted busca, en función de las existencias locales de WorldCat.